辦公用紙管理規定範文
辦公用紙管理規定範文1
一、目的
為了節約辦公費用,杜絕紙張浪費現象,特制定本規定。
二、規定內容
1、推行無紙化辦公
(1)公司下發文件儘量運用網絡傳遞,比如電子郵件、單位內部網絡(要求各部門設立專門接收通知的內網郵箱)等,減少紙張用量。
(2)內部流通的文件材料通過電子版傳閲,減少紙質文件的印製數量。
(3)文件未形成正式送審稿之前的完善修改過程,提倡以電子版形式流轉。
(4)需要下發或傳閲的紙質文件,可將紙質文件掃描成電子文檔,以郵件形式進行傳遞,減少打印、傳真紙張的消耗,並減少紙張浪費。
2、提高辦公用紙的利用率
(1)辦公室設立文印登記簿,各部門打印文件材料一律實行先登記、後打印或複印的方法,不登記的一律不予打印。
(2)辦公用紙儘量正反使用,以提高紙張的利用率。
(3)複印非正式文件材料,採取反正兩面複印。
(4)打印非正式文件材料,提倡雙面用紙或打印小冊子形式,注意紙張的再利用。
(5)加強對文字的校對和審核把關,避免因校對失誤造成的紙張浪費。
(6)對於各單位經常使用的表格、文件,按時提報印刷品計劃,杜絕常用固定表格、文件的經常複印。
(7)嚴禁打印、複印私人資料,不允許為外來單位(如施工單位)提供打印、複印業務。
(8)不按規定使用紙張或超規定使用紙張,造成浪費者,對其進行相應的經濟考核。
3、廢紙的.再利用及處置
(1)在辦公室中設置廢紙回收箱,將未完全利用的廢棄紙張進行回收再利用。
(2)未完全利用的廢棄紙張,不含有單位保密或重要信息的應重複使用。
(3)含有單位保密或重要信息的廢紙要粉碎後處置。
4、辦公用紙的領用
(1)各部門指定專人負責辦公用紙的領用和使用管理。
(2)各部門的辦公用紙量實行月配額發放,部門月配額量由部門負責人與行管部門共同確認。
(3)對於超配額使用部分,需部門負責人確認説明後方可領用。
(4)辦公室責成專人負責紙張統計、使用和管理工作,每月將各部門使用紙張統計一次並公示。
5、其他
(1)行管部門對複印機設置密碼,禁止私自複印,以免造成不必要的浪費。
三、本制度由行管部門負責監督執行。
辦公用紙管理規定範文2
1.0目的
為了規範辦公用紙的使用,減少紙張浪費,降低辦公成本、保護環境,特制定本制度。
2.0 適用範圍
本制度適用於本公司範圍內辦公用紙的採購、管理、發放、使用及廢棄的管理。
3.0 職責
3.1行政管理部
3.1.1負責公司辦公用紙的購置、發放及廢紙的處置。
3.1.2負責監督各部門對節約用紙計劃的實施情況。
3.2各部門
3.2.1需依據相關規定進行辦公用紙的領用。
3.2.2根據本部門的辦公用紙計劃節約用紙。
3.2.3紙品廢棄時應參見《廢棄物資處理規定》執行。
4.0管理制度
4.1、公司辦公用紙統一由公司行政管理部辦公用品庫統一採購。
4.2、各部門領用必須先在ERP上做領料申請單,並由本部門經理核准後方可領用,領取辦公用紙3包及其以上的,須註明詳細用途。並由管理部人員詳細記錄。辦公大廳用紙的領用,由管理部行政文員負責。
4.3、節紙模式
4.3.1各類材料、資料儘量通過網絡進行傳看。
4.3.2在用電腦打印文件時,儘量使頁邊距縮小到(1.5~2.0cm),使用單倍行距;除單位的重要文件、資料、材料或發放給外部相關單位的宣傳材料、協議、合同等(有專門規定要求的文件除外),其他文件使用字號小於或等於5號字體,標題無特殊要求時,一般不大於3號字體。各部門在打印文件、資料前要做打印預覽,認真核對內容、格式、落款等,以減少錯誤,避免浪費紙張。
4.3.3、打(復)印文件時,辦公用紙儘量正反使用,以提高紙張的利用率。
4.3.4、各部門需領導審閲的草稿性文檔,要儘量使用經確認過期或作廢的已用紙反面打印。對於背面可用的紙,或將其收集後,放到行政管理部回收箱內,對於未完全利用量。
文件未形成正式文書前,修改過程提倡以電子版形式流轉。
2、提高辦公用紙的利用率
辦公用紙儘量正反雙面使用,以提高紙張的利用率。 凡是不成型的東西,未定版的,一律用廢紙打印。 複印非正式文件材料,採取正反兩面複印。 打印非正式文件材料,提倡雙面用紙,注意紙張的再利用。 加強對文字的校對和審核把關,避免因校對失誤造成的紙張浪費。
未完全利用的.廢棄紙張,不含有單位保密或重要信息的應重複使用,或者裝訂成冊,當便籤使用。
含有單位保密或部門重要信息的紙張,需要存檔的文件,按規定統一存檔。不需要存檔的,內部充分利用後自行粉碎。
每件辦公室設置空紙箱,用以放置雙面使用過的廢紙。每季度的最後一天,統一交由綜合管理部辦公室,集中進行粉碎處理。
3、辦公用紙的領用
各部門指定專人負責辦公用紙的領用和使用管理。 紙張領用日為每月最後一個週六。除特殊情況外,不得在其他時間私自領用。 紙張領用時須在《辦公紙張領用登記表》上及時簽字登記。 各部門打印複印,要使用本部門發放紙張,超過本月配額的部分,除特殊情況外,不允許再次申領。 生產車間/機修/配電室及其它外來用紙,一律由辦公室統一安排,並做好登記。
4、 辦公用紙的保管
辦公用紙由辦公室負責採購和發放,庫管員進行專門庫存管理。
庫管員須建立辦公用紙台賬,定期盤點,查對台賬與實物,保證賬實相符。 庫管員須防止辦公用紙受潮、蟲蛀、損壞或丟失,保證辦公用紙的功用性。 庫管員須在每月月末做好庫存清點,填寫當月庫存清單,並報給綜合管理部。由辦公室根據紙張的消耗和領用情況,及時調整採購和發放計劃。
辦公室須在每季度的最後一週,將紙張的採購和領用情況表上報給總經理。
本制度自規定之日起實施.
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