辦公室規範化管理工作目標實施細則
一、行政管理
(一)認真執行糧庫《行政管理制度》,全面落實各項具體管理辦法,保證政令暢通,務實高效。
(二)文祕管理必須履行審籤程序,收發文登記準確,傳閲及時,信息反饋迅速,歸檔完整。
(三)凡上報或下發的文件,必須由主任簽發,由擬稿人校對,辦公室主任審核後方可報送。
(四)辦公用品、低值易
耗品購置,各科報送計劃,科長簽字,分管主任簽字,主任籤批後,辦公室統一購置、分配,辦公用品、低值易耗品、招待用品購置,辦公室實行統一採購,保證優質低價。
(五)低值易耗品的更換維修,經管理人員鑑定,報分管主任批准,統一調整或維修,各科不準擅自動用或串換。
(六)報刊訂閲和通訊設施配置、費用核銷,通迅費用計劃、結算、獎懲按庫裏規定執行。辦理不及時或出現問題,由辦公室管理人員負責。
二、後勤管理
(一)以服務為中心,做好企業經營管理的.後勤保障工作,做到及時有力,實現規範化。
(二)樹立良好企業形象,各部位標牌製作由辦公室統一負責,擺放位置按《行政管理制度執行》,上班時間必須着裝和佩戴胸卡,儀表規範,不符標準發現一例按事假一天處理。
(三)車輛管理以保證企業中心工作為主,除主任、各副主任業務用車和財務科去銀行或特殊情況外,一般情況一律不予派車。
(四)食堂管理必須嚴格執行《食品衞生法》,飯菜質量高,價格合理,做到優質服務,保持食堂衞生達標。嚴禁不新鮮食品、有菌有毒食品進廚,餐具按標準消毒,辦公室管理人員要定期抽查。食堂接待嚴格履行《來客招待申請核銷單》的審批手續,無特殊情況不準無《申請核銷單》接待,不準超標準接待,超支部分食堂自付。各分管主任籤批《申請核銷單》要簽寫每人金額標準,坐陪人員一般不超過二人。
(五)各部門科室衞生和庫區環境衞生必須保持經常性,每日上班前把自覺搞衞生作為首項工作,辦公室管理人員要做到每日必查,消滅死角,發現問題及時整改,實現庫容庫貌管理規範化。辦公室每月抽查次,記好抽查記錄和受罰單位簽字。
(六)各辦公室內用品擺和位置合理,室內不準有灰塵、垃圾等,做到窗明几淨、物見本色,辦公桌上除崗位牌、電話機、枱曆和水杯外,不準擺放其它用品,抽屜、卷櫃內用品擺放整齊,衞生工具、用具不準放在辦公室內,創造良好的辦公環境。
(七)各崗位人員工作時間內不準和室內其他人員聊天、説笑,禁止室內大聲喧譁、看雜誌,或到其它科室亂竄。
三、接待工作
(一)對外來客人凡屬業務來往由各職能部門負責,凡屬會議、參觀、考察等由辦公室統一接待。
(二)凡庫裏接待一律由分管辦公室副主任負總責,辦公室具體實施,做到即節儉又服務熱情周到。與會人員和座陪人員由辦公室統一通知。
(三)接待工作必須規範,樹立企業形象,接待人員要分工明確,各司其職,互相溝通,及時協調,不準出現漏洞。
(四)接待人員時刻注意個人形象,做到儀表大方、談吐文雅、禮貌待人,不準擅離職守,確保各項接待工作圓滿完成。
本細則與《行政管理制度》、辦公室工作職能和各崗位職責及各單項工作管理辦法互為補充、互為完善。
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