保險公司的單證管理
保險公司的重要單證是指各項保險業務所使用的,印有順序編號的,一經簽單即承擔經濟責任、產生法律效力或以此作為收款書面依據的有關憑證;包括定額保單,空白保單、批單,已用保單、批單,保險證,各類保險專用發票等。小編為你整理了保險公司的單證管理,希望對你有所參考幫助。
保險公司的單證管理如同銀行等金融企業的票據管理一樣,是公司控制經營風險的重要環節。針對目前保險公司單證管理中存在的問題,筆者認為應從以下方面着手:
(一)財產保險公司重要單證管理的總體思路
從以上的分析可以看出,財產保險公司單證管理是一項系統工程。財產保險公司重要單證具有種類多、數量大的特點,同時單證管理的風險環節特別多,使單證管理的工作量特別巨大,且容易產生單證管理風險。筆者認為,要想做好單證管理,就必須建立事前、事中、事後的管理模式,保證單證從印刷、使用、回銷的過程都有人管理和監控,以有效減少財產保險公司的單證風險。
(二)財產保險公司重要單證的具體措施
根據重要單證管理的總體思路,筆者認為在單證管理的各個結算必須完成如下工作,才能有效地防範單證管理風險,提高公司的風險管控能力。
1、事前管理。
事前管理是為有效管理單證準備條件,防止由於事前準備不足帶來的單證管理風險。筆者認為,事前管理應包括如下方面:單證管理制度的制定、單證系統的開發和完善、代理協議的完善等。
(1)建立嚴格的單證管理制度,明確單證管理責任。
財產保險公司應建立統一、規範的單證管理辦法,對財務、業務單證進行管理。單證管理辦法中應明確各經手單證的部門單證管理的職責,明確各部門單證管理的具體負責人,單證的交接手續等,以保證單證在任何階段都有人負責;同時,應對違反單證管理規定,非法使用單證的或遺失單證的行為,制定較為嚴格的處罰措施,以經濟措施減少單證管理問題的出現。
(2)建立完善的信息系統,提高單證管理的效率。
由於保險公司屬於服務行業,保險產品多(一般來説,保險公司的保險產品均超過100種),單證數量特別巨大,客觀需要保險公司藉助電子計算機技術,開發出功能強大的單證管理系統,提高單證管理得效率,滿足單證管理的需要。同時,保險公司可以通過單證系統地龐大功能,全面瞭解單證的使用情況,合理選擇單證的再印刷點,減少單證的儲存成本和管理成本,降低公司管理成本。
(3)代理協議中規定代理機構單證的領用、使用、回收時間,並嚴格執行,從法律上減少單證在中介機構的滯留時間。
從目前保險代理機構經營的實際來看,保險公司與保險代理機構發生業務往來時,大多將保險單證交給保險代理機構,並由代理機構直接出單,保險公司核保,這客觀地為代理機構滯留保險單證、延長保費的結算時間提供了方便;但已生效保險單證結算時間的延後,增加了保險公司的經營風險,影響了被保險人的利益。因此,保險人與代理機構簽訂保險代理合同時,應嚴格規定單證使用、銷號、回收時間,以保證保險資金能及時收取,減少應收保費,降低保險公司的經營風險。
2、事中管理。
事中管理是單證具體使用過程的管理,包括單證的印刷管理、使用過程的管理和監控、單證的回銷管理等。
(1)建立單證實物和信息分開管理的模式,減少單證管理過程中的錯誤和舞弊行為。
針對目前存在的`故意遺失單證等問題,保險公司應建立相互約束的單證管理制度,以減少單證管理過程中的舞弊行為。由於保險作為商品的特殊性,是保險公司的單證處於非常重要的位置,因此單證管理過程中,也應尊須會計內部牽制制度的要求,將實物管理和信息管理分開,以減少舞弊行為;同時通過單證信息和實物的定期核對,減少單證管理中的錯誤。
(2)加強單證使用過程的管理,降低單證的過程風險。 單證的使用過程是將空白單證轉變為有價單證的過程。加強單證的過程管理,有利於提高保險公司對客户信息的掌握程度,也有利於保險公司掌握單證的使用情況,進而瞭解公司的業務發展情況,因此,單證的過程管理不只是單證管理過程,更是瞭解公司業務發展情況、保險產品倍市場接受情況的過程。
鑑於單證使用過程管理的重要性,筆者認為,在單證的使用過程中,要建立嚴格的管理流程和監控制度,以準確反映單證的真實情況。首先,應建立詳細的單證發放、使用台賬,完善交接手續,明確管理責任;其次,各單證管理部門和使用部門應填制相關的單證報表,保證單證的使用部門、管理部門能及時瞭解本機構或部門的單證入庫、出庫、使用、作廢、銷燬的具體情況,同時可以瞭解各種產品的銷售情況;最後,應將單證信息與庫存的實物單證進行核對,以保證單證的賬存數量與實際庫存數量一致,對不一致的情況及時查找原因。
3、單證的事後管理。
單證的事後管理是對單證使用情況的事後監督和檢查,發現問題,並反饋給單證管理部門,促進單證管理部門改善管理改進管理制度和流程。
(1)通過理賠資料的提供,事後監督單證使用的合法性。
(2)加強單證管理的內部稽核,減少和預防單證管理問題的發生。
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