公司印章管理制度
導語:公司按法定程序經工商行政管理部門註冊登記後,在所在地公安部門備案,對外具有法定效力的公司正式印章。下面是小編給大家整理的公司印章管理制度內容,希望能給你帶來幫助!
一、 為保證印章(公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章)使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕不法行為的發生,加強公司印章的管理,特制定本辦法。
二、印章的使用:
公司印章的使用必須按業務分類不同,經歸口管理部門主管(或指定人員)、分管經理或副總以上人員審批辦理。
(1)公文用印:經辦人擬稿—部門負責人、分管副總審核—總經理(董事長)簽發—交印章管理員用印。
(2)以公司名義簽訂、簽署的給類經濟、法律文書(包括合同、協議書、意向書、委託書、有關往來函等)及在經濟上、公司經營管理上有重大影響的業務往來公函。以公司名義上報、下發的正式、非正式文件、函件(包括文件、請示、報告、總結、通知、申請、公函等),經辦人填寫《用印申請表》由主管部門負責人、分管副總審核—總經理批准—交印章管理員用印。
(3)各部門日常辦公事務用印:各部門負責人或分管副總提出申請用印,批准人對用印產生的一切後果負責。
(4)各部門印章在其合理的範圍內使用,不能超範圍使用,各部門負責人對印章的使用負責。財務章須經財務部主管審核後用印;所有與銷售業務有關的合同、協議須經市場部經理或分管副總以上領導審批後加蓋合同章,特殊情況下需要公章代替的`,須經分管副總以上領導批准。
(5)公司公章原則上一律不得在公司以外使用,確因工作需要將印章帶出使用的,應事先填寫《用印審批表》,經分管副總以上領導批准後方可使用。
(6)公司資質文件用印、對外簽署的合同或協議、各類業務報表(財務報表、統計報表)及其他需用公司印章的文本等,須在合縫處加蓋印章。為避免複印的文件被再次篡改,在文件上加註“複印無效”字樣。
(7)公司一般不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其他特殊情況確需開局時,必須經主管副總經理簽字同意後方可辦理,持空白介紹信外出工作,歸來必須向公司彙報其用途,未使用者必須交回。
三、印章的管理
(1)公司公章由辦公室負責保管;公司合同專用章由市場部負責保管;財務印章及法人名章由公司財務科負責保管;各部門章由部門主管負責保管,並做好印章使用登記工作。
(2)各部門制定一名印章管理員,每天下班前應檢查印章是否齊全,並將印章鎖好,妥善保管。
(3)印章管理員因事、病、休假等原因不在崗位時,應嚴格辦理交接手續,登記交、管印起止日期、管理印章類別及數量,交接人員簽字確認。
(4)公司因機構變動需刻制新印章時,辦公室負責到公安局辦理章刻事宜。新印章啟用應事先鬚髮啟用通知,註明啟用日期。
(5)印章管理員不得擅自用印,一經發現無論結果如何,嚴肅處理。
四、公司所有需要蓋印章的介紹信、説明以及對外開出的任何公文,應統一編號登記,以備查詢、存檔。
五、公司所用印的文件、資料、附件資料及用印審批表等,年終由辦公室整理後存檔備案。
六、印章管理員必須妥善保管印章,如有遺失,必須及時向公司領導報告,並依法公告作廢。
七、任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章,未經本辦法規定的程序,不得擅自使用,蓋章後出現的意外情況由批准人負責。
八、本制度由公司綜合辦制定並解釋。
九、本制度自發布之日起施行。
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