採購的基本要求
採購工作的20大基本要求:
1、採購作業要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經濟損失,採購是要負擔全部責任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字。
2、與供應商的任何業務往來一定要在事情發生前溝通清楚,並將相關信息及時同業務溝通,嚴禁單方面進行操作。
3、採購在接待供貨商時,説話要有禮貌,要有好的形象,同對方交談時,頭腦要靈活,不知道盡量告訴對方,等清楚後再回復,公司其它的事情儘量少談,找主題重點談,會客時間儘量在十分至十五分鐘之內,談話時間長,會延誤自己的工作,白天的時間是很忙碌的,要懂得善用時間。
4、採購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級做處理),這樣對你對公司都不好,到時會害了自己。
5、同供貨商相處,要平等對待,不要認為自己是客户就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關係的。
6、採購不能以公司名私自開採購單購買自己所需的材料,或幫其它人採購材料,這樣做是違法的,任何採購單一定要經上級批准方發放採購。
7、所有新供貨商應需經品管,工程或生產相關部門 共同評審,經上級批合格後方可採購原料。並建立合格供應商檔案符《供貨商調查表》及《供貨商評定表》
8、倉庫每月應對倉存進行一次盤點,採購將通知供應商停止送貨,緊急物料需和採購溝通後方可送貨並按倉庫要求更改送單貨日期。
9、在收到品管部IQC《來料檢驗檢驗不合格報告》時,採購瞭解情況後,(如有挑選所 所耗工時及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔一切費用)。傳真給供貨商並追蹤回覆結果,並出具扣款資料給財務扣除貨款。
10、採購在作業時遇到困難,要立即告訴上級處理,不要等到沒辦法處理了再告訴上級,這樣會影響貨期,給公司造成損失。
11、供貨商提供的樣品,採購員要先記錄在《樣品登記明細表》上,然後再給相關工程師確認,結果回覆供貨商,讓供應商提供相關材料零部件確認書,需一式四份,工程,採購,品管,供應商各一份存檔。
12、供貨商傳來的報價單,採購要了解市場原料的最低價,才知道怎樣降價,採購員要多同其它公司採購員和公司業務員多交流。才瞭解材料最低價。應要求供應商提供相關報價材料成本分析表。
13、採購沒有權力備原材料,需要備原料或安排庫存,一定要需PMC書面通知及上級批准方可備料。
14、供貨商在報價時,有三種方式:
(1)報可以轉廠價;
(2)開增值税票(註明是含多少點);
(3)不用轉廠也不用開税票(普通收據)。以上情況一定要在報價單上説明清楚,以防事後發生不愉快的爭議。
15、採購過程是一個很緊張的過程,有時會一邊執行一邊做文件,因為這是對外工作,切記要將文件做得清楚,否則損失公司的利益。
16、若因時間緊迫關係,要求將物料直接從供應商寄客户時,採購員一定要經倉庫,品管及業務同意並獲得上司的'批准,且在事後不遲於第二天須將送貨數量知會相關業務員開具銷售單,採購員應該儘量減少此類事情的操作方式。
17、對於業務員詢問相關原材料單價,採購員一定要經上司同意方可報給業務,,以保持公司的利潤空間。因為單價是保密文件。
18、外出供應商回廠後應提交相關報告經上司,以讓上司讓瞭解工作狀況,提高外出效果。
19、每月應做一份成本節約統計,讓上司瞭解工作狀況。
20、所有供應商報價單應要求所有公司統一格式,並要求註明物料編號,品名規格,數量及訂單號,並按公司要求包裝。
總結:採購主要需做到“適質、適量、適時”。
適質:指的是恰當的質量,盲目的追求高品質只會提高成本。
適量:指的是恰當的數量。在不影響生產的前提下,儘可能的減少庫存。
適時:指的是最恰當的到貨時期,以提高物料的週轉率。
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