高效會議8大原則,你做到了嗎?
對於一個職場人士來説,開會是一件司空見慣的事情。據相關調查顯示,有18.1%的白領每天參會1-3小時,4.9%表示在3-5小時之間,5.2%表示自己一天的工作時間幾乎都在開會。似乎級別越高每天參加會議的時間越長,真的是這樣的嗎?
現代管理學之父在《卓有成效的管理者》裏説,凡是會議過多,一定是管理出了問題,會議運營管理能體現一家公司的管理水平。
頻繁、低效、無聊的會議不僅會浪費員工的精力和時間,嚴重影響員工的積極性,還會嚴重侵蝕高管們的領導力。如何才能讓每次會議都高效呢?畢老師就來和大家分享高效會議的8個原則,看看你是否做到了呢?
為什麼要開會?
在説原則之前,首先問大家一個問題:我們為什麼要開會?
無非有以下幾種:
1.溝通信息。如,上傳下達信息、工作進展彙報等;
2.領導佈置工作,明確或承諾任務要求;
3.方案的擬寫敲定,意見採集;
4.進行方案分析、評審和決策;
5.號召動員大家完成某一項目。
因此不同目的的會議有不同的開法,主會人要提前安排好工作,做好準備。
如何高效開會?
凡是會議,必有準備
會議最大的成本是時間成本,沒有準備的會議就等於一場集體謀殺。
因此,為高效會議打下基礎,需要提前做好充分準備。比如,明確會議目的,確定會議人員,準備相應材料。提前告知參會人員做準備,思考會議想法。同時,開會組織在要提前到達會場測試所有開會設施等。
凡是會議,必有主題
開會必須要有明確的會議目的,沒有主題和流程的會議,或者議題過多,都是導致會議低效的根本原因。
因此,組織者要明確好主題,通知有必要的人員,集中討論高效解決。在專題會議中,主題只要一個;綜合性會議中,議題不要超過三個,議題越多,參加人數越多,導致效率就越低。
凡是會議,必有紀律
俗話説,無規矩不成方圓,會議主持人在會前通知時説明會議紀律,提醒遲到要處罰,不能在會議中私下討論,開小差,遵守會議流程和規則,這樣對我們會議開展很有幫助!
凡是會議,必有議程
很多主會人在組織開會時,都是簡單粗暴地告訴參會人員要開會,請準時參加。比如,“週五我們開個會,討論一下年會的事情!”
參會人員雖然知道主題,但具體要討論什麼不清楚。正確做法應該是這樣:
週五我們開個會,討論一下年會的事情。議程如下:
1、參會員分別用3分鐘時間彙報各個部門領導對年會的需求;
2、大家一起討論並彙總一下今年年會必須關注的5個點,時間是30分鐘;請大家提前準備相關內容,準時參會。”
這樣明確清楚的會議議程,可以讓參會人員瞭解會議的目的、時間、內容,讓他們有充分的時間準備相關的資料和安排好工作。對每個議程定了大概的時間表,讓人看得更加嚴謹,會嚴格遵守。
凡是會議,必有結果
要知道,開會的目的是解決問題,如果會議最後結果是“待定”,將那就是在浪費大家時間,這樣是非常低效的。會議結束,必須有結果。或者説,需要跟進的事項,必須要確定下一步的行動計劃。
這需要主會人把控好會議進度和方向,出現偏離會議主題或者??氯叱じ椒⒀裕??笆碧岢鎏嶁選?/p>
凡是開會,必須守時
有一些人工作非常拖沓,開會也是經常遲到,這樣會影響大家的進度。守時,也是對別人的一種尊重。
有人列舉過一條公式:
時間成本=參加會議的人數×(與會者的準備時間+與會者的旅途時間+正式會議時間+會議休息及耽擱時間)。
因此,開會一定要準時,每項議程也要有大概的時間限制,不能討論過久影響其他議題。
凡是開會,必有記錄
一個完整的'會議,必須要安排專人做好會議記錄。因為大部分參會人員都只會記錄或者記住自己關注的內容,其他內容不怎麼關心。專人的會議記錄,需要記錄會議的議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發言情況、決策情況、待追蹤事項、需要完成時間及要求、會議附件等。
當然,這需要我們記錄人員要做到反應快、寫字快、知識面廣,記憶力、組織能力、傾聽能力以及總結能力都很強的人來做。
凡是會議,必須追蹤
散會不追蹤,開會一場空,會後的追蹤非常重要。會後,我們要對會議中的每項決策進行跟蹤及檢查,發現又意外及時調整,確保會議上討論的事情能夠落實到位。
有人説,衡量一個會議是否有成效,一是要看會議是否能夠形成有效的決策,二是要會後的決策是否能在規定的時間內實現。
記住三個簡單又有意義的公式:
①開會+不落實=零
②佈置工作+不檢查=零
③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。
以上就是畢老師給大家整理的8個高效會議原則。請問你有做到了嗎?如果還沒,那就從今天開始吧,一點點改變,讓你的會議更加高效,節省時間!
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