人力資源職場交流:職場不滿如何去處理?
“無論不滿是牽涉什麼事,一定要是真相。不過,在反映時所運用的技巧亦相當重要,若你不瞭解上司的性格,很容易令他將注意力集中在你的態度上,而非事件上。
表達時要以積極態度去談問題,互相尊重而不是去找出誰要為這事負責,待問題解決後,才慢慢談負責問題。在時間選擇上,需要十分小心。如選擇老闆不太忙的時間才找他,同時亦要懂得看老闆的“臉色”,可跟他先約個時間,給他作好心理準備,需知道你心目中的急事,未必等於是老闆心中的急事,故不可要求老闆立刻為你解決!
另外,在反映問題或不滿時,不要單單強調問題所在便了事,要多想一步,找出多個解決的方案,讓老闆選擇。説完後更要有所行動,不要説了便當做了,將責任推到老闆身上。
不過,在反映不滿前,亦要先將問題想清楚。好像我有一個下屬,以前在大公司當外籍老闆的祕書,工作方式跟我們這兒很不同。如我習慣了先將所有文件看一遍才回覆,而她則認為應先回覆緊急的文件。一天,她竟將一份急件放在我的椅子上,我對這做法不太滿意,惟有用嚴厲的態度很客氣地跟她談,最後她也接受了我的看法,互相調整遷就,減低雙方的不滿和不快。“
想清楚要老闆怎樣幫你
“基本上,我每週也會和公司的行政總裁談談,讓他了解我的工作情況。若遇有不快或不滿時,我會先整理好有關資料,並先想一想用什麼方法跟他説,如何表達前因後果,因為他一定會進一步詢問。除了問題,還要説清楚你想老闆如何幫你。在談話完畢後,我亦會將附有相關文件、資料及當日傾談的總結,電郵給老闆作記錄。
處理同事的不滿時,我避免當眾解決,而是先找個可以坐下詳談的.地方,讓對方情緒先穩定下來,再讓他將內心的不滿發泄出來。若遇上自己很忙,我亦會請同事先跟我約個時間再慢慢談,讓自己有足夠的時間和空間,集中處理他的不滿。試過有一個非直屬的員工在寫字樓大吵起來,見我經過便説要跟我談,我見事情緊急,便即時請他來我的辦公室詳談,最後答應幫他跟進。“
用電郵不怕尷尬
“所謂的不滿,也是工作上的問題,一般都是因工作太多,而又沒有足夠的支援,令我心情煩躁。我習慣透過電郵反映不滿。相對於當面直接説出來,寫電郵給我重新檢看整件事情的機會,讓我準備得更好,可以將所有事實寫得清楚,而且不會出現面對面的尷尬場面,避免大家不要的情緒反應。
有時候,我會在提出不滿的同時,提出解決建議,但有些東西是我沒法做到的,便要等老闆協助。我的老闆也習慣以電郵給我回覆,若真的解決不了,大家才坐下來詳談。
其實無論什麼不滿,最重要是能解決問題。在我的經驗中,外籍老闆跟中國籍老闆在處理不滿時,方法有點不同。曾經在一間中國籍老闆的公司工作,他們習慣面對面解決問題,但很多時可能是發泄情緒多於解決問題,所以我還是習慣外籍老闆那套‘間接’解決的方法。“
儘早提意見
“當老闆多年,我不時收到下屬的意見。當同事反映不滿時,有時都很無語,因為他們不明白我安排的工作都是為他們好。不過,我會盡量和員工解釋公司正在進行的政策方向。我建議員工在工作上有問題時,愈早主動向上級瞭解便愈好,以免事情愈弄愈糟。同時希望員工從積極面出發,例如多問‘為什麼公司要這樣做?’、‘我們可以如何作出配合?’等較正面的問題,避免正面批評,因為老闆都不是笨人,當員工表示有懷疑時,老闆大都估計到下屬有一定程度的不滿。
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