職場電話禮儀大全
導語:電話日益成為人與人之間溝通的重要手段,接電話不是簡單的拿起來就接,講完了就掛,它需要一些技巧和禮儀。以下是小編收集整理的職場知識,希望對您有所幫助。
一、通話準備6W
●who——通話對象:領導?同事?客户?
●why——通話目的和理由:通知?投訴?
●what——商談細節要理清 :最好把要説的話先有條理地寫下來,然後邊説話邊勾掉已經告知的事項。當告知清所有事項後,可以和對方説稍後會另外發條短信,這樣可以便於查看記憶
●when——合適的談話場所:當然要選比較安靜的地方
●where——通話時間恰當:不要??攏??新嘸?/p>
●how——合理的表達方式:語氣合適,音量適當,語速適中,態度積極。
温馨提示:還有一個臨場性原則,就是把通電話想象成面對面交談。如果你在話筒這邊保持的是嚴肅而非微笑的表情,那麼你説出來的話很可能就不會帶有親切的語態了。
二、通話過程4步驟
1.問好,自我介紹並確認對方。
問好是必須的。
同時,應該加上名字。比如,我是XX公司的XXX。舉個例子,很多人在跟主管溝通的時候會忘記報上姓名,因為覺得主管要管理那麼多員工,應該也記不清我是誰,所以覺得沒有提的必要。其實不然,這是一種禮貌,如果你通話內容是想拜託領導一些事宜,那麼讓對方知悉你的名字很必要,不然他連幫誰辦事都不知道,這不是對他的不尊重嗎?
最後是確認對方,開頭就要問明是不是自己所要通話的對象,否則自己還沒等對方迴應就講一堆,在引起反感之餘也許還會透露出一些保密信息給不相干的人。
2.通話時要注意以下三點:
第一,及時接聽。比方説客户打電話到公司,很久都沒有人接,那麼他可能會質疑這個公司的正規性,認為沒有嚴明有序的規章制度。所以如果真的是太忙無法及時接聽,那麼接聽起來後應該第一時間和客户説抱歉,説明剛才在忙什麼。這樣一個是可以打消客户顧慮,同時也可以給客户以“這家公司業務繁忙、生意不錯”的印象。
温馨提示:及時接聽並不意味着對方打過來立馬接聽,這樣會使對方沒有準備的時間。因此,即使你正好就在電話邊上,也要等鈴聲響兩到三遍,再接聽。
第二,過濾電話。如果是上司不想接的電話一般應回答老闆在開會中,然後問清對方有什麼需求,表明先幫忙記下來,等上司答覆再回復對方。或者,如果是上司不想出席的`會面一般應回答説老闆在出差。
温馨提示:不要説老闆在上洗手間之類的,就算真的是這樣,也不用這麼老實,不用事無鉅細都要向對方報告。
第三,信息保密。對於公司或者客户的內容需要保密的一定要保密。如果客户問你什麼你就答什麼,那麼在泄露信息之餘還會讓人覺得公司不正規,連這些基本的培訓都沒有做到位。
3.記錄或者確認。
對方打過來告知的事項要記錄好,然後再重複一遍給對方聽,比如電話號碼、地址等。如果都是對方説,那麼他的疏忽可能會導致你的記錄錯誤。
4.話別,注意掛機順序。
和領導上司、客户通話一般是讓對方先掛。如果同事通知事項的話,誰先掛無所謂,一般是等對方先掛。因為可能你掛的時候,對方突然想起什麼事情沒通知,再想繼續通話的時候你已經掛機了,造成不必要的困擾。所以等對方確認完畢,再掛電話是比較好的做法。
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