祕書的職業素養

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一、知識素養

知識素質是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛鍊、學習所達到的一定水平。由於祕書日常工作瑣碎繁雜，要求祕書人員成為綜合性人才，廣泛涉獵，既有過硬的專業知識，又要有廣博的知識面。

第一、基礎知識。包括政治、文學、法律、歷史、地理等相關知識，雖然這些知識看似可有可無，但卻在無形中散發出魅力，有助於人際關係、工作能力的提升。比如時事政治相關知識，祕書人員在公文寫作過程中，應該結合國家有關政策規定起草文件，瞭解相關領域規範，忌與政府政策、國家大政方針相牴觸。

第二、專業知識。在許多高等學校教育中，祕書專業的專業基礎課程包括：公文寫作、檔案管理、祕書實務、祕書禮儀等課程，筆者非常認同，祕書人員的“筆桿子”、參謀助手的作用都需要紮實的專業技能知識，是祕書人員知識素養金字塔的底基。其中，寫作能力最為單位、領導所看重，政府機關、事業單位日常公文寫作，企業、團體的宣傳報道，會議、活動的策劃，演講等都需要祕書能夠揮灑自如。

第三、輔助知識。包括餐桌禮儀、接待導遊、外語翻譯、風俗習慣等，這些知識都需要祕書人員的用心積累，豐富的輔助可能會彌補基礎、專業知識的不足，幫助領導分擔不必要的負擔，讓領導能夠更專心地處理重要的事物。比如，在酒席上，需要祕書人員能夠營造和諧融洽的氛圍，使來客賓至如歸，同時適當的替領導擋酒，為領導及來客添杯換盞，介紹菜系等都屬於祕書人員應該做的事情。

二、能力素養

能力是直接影響活動的效率，是活動順利完成的個性心理特徵。企業高層管理者都希望找到一個具備全面能力的全才型祕書，來減輕負擔更好的輔助開展工作。因此，要求祕書人員具備多種能力，包括文字表達能力、外語能力、應變能力、邏輯思維力等，以下按照重要性來總結祕書人員應具備的能力素養。

第一、組織協調能力

祕書起上傳下達的橋樑作用，是聯繫各部門和領導之間的使者。一方面，在領導決策前，祕書人員需要通過與各部門溝通，瞭解各部門情況信息，為領導決策提供信息諮詢。另一方面，在領導作出決定後，需要各部門共同去執行，並跟蹤執行情況及時反饋。這些都需要祕書人員具備較強的組織協調能力，與各部門保持良好的關係。

第二、記憶力

記憶是指人腦對過去感知過、經歷過的事物的反應。祕書所從事的工作是事務性工作，需要細心和記憶能力。公司人員名單、項目客户名冊、領導的日程安排、領導臨時交辦的事都需要有強大的記憶力去完成，稍有差池就會釀成大禍。

第三、應變能力

面對突發情況，要求能及時做出反應，快速應對。祕書人員直接服務於領導，因此祕書人員工作涉及面廣，需要陪同與各種各樣的人打交道，而在工作中常常會出現一些意想不到的事情，需要祕書人員能夠靈活應變。面對領導的含糊其辭時，需要祕書根據領導心裏特徵進行揣摩做出反應;當領導不想接待某位來客時，需要祕書委婉的替領導擋駕圓場;面對領導的意氣用事，需用祕書運用語言藝術進行進諫。

第四、邏輯思維能力

邏輯思維能力是指正確、合理思考的能力。無論是説話還是祕書寫作，都需要祕書具有較強的邏輯思維能力，能夠條理清晰、準確無誤的表達思想。日常工作中，祕書人員的思維習慣會影響其行為能力，能夠按照領導日常行事風格來為領導服務，往往能得到領導的信賴。尤其在祕書寫作過程中，雖然祕書寫作具有法定性、嚴肅性和簡潔性，但並不影響合理邏輯思維的發揮。

三、角色定位

祕書人員作為輔助服務型人員，既不是人們眼中的“花瓶”角色，也沒有被人敬仰的“位高權重”地位，祕書人員要擺正自己的位置，明白自身角色。

祕書直接為領導服務，常伴領導左右，陪同領導出席重要場合及接待重要客人，應該説有一定的權威，但是不能據此居功自傲，目中無人，擅自越位。可能有時候，領導作出了讓人匪夷所思，甚至根本是錯誤的決定，不能自作主張的更改領導的意思。同時，領導可能會安排你處理個人生活中的事務，這就需要祕書人員能夠守口如瓶，贏得領導的信任。要學會甘當背後角色，祕書工作的性質特點往往會讓祕書成果隱蔽化，往往付出了許多時間精力不被別人發現認可，這就需要具有良好的心態。總的來説，祕書人員需要定位好自己的角色。

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來自學院大中專畢業生就業洽談會的人才調研，企業尤其是民營企業，對祕書人才的數量需求是可觀的。最近一次專業教師對市場需求的調研中，我們統計的數據是這樣的：“首屆京津石區域（石家莊）高校畢業生就業洽談會”共有347家單位前來招聘高校畢業生，其中招文祕及文祕相關崗位的單位有78家之多，佔招聘單位總數的31。6%，崗位主要有文祕、文員、內勤、行政助理、行政專員、經理祕書、總裁助理、前台接待、文案編輯、會議服務、公關策劃等，就業面廣，社會需求量較大。而從招聘人才的能力素質要求來看，依次是職業道德和敬業精神（38%）、寫作能力（8%）、接待公關能力（27%）、心理素質（8%）、團隊合作和溝通協調能力（5%）等。可見，祕書的職業素養是企業考察用人的關鍵，它折射出祕書的職業態度，也是一個人走向成功職場的關鍵。

一、公司化職員理念與職業態度滲透到課堂

在專業教學中，首先對剛入學的新生進行思想定位於“祕書要有高尚的職業道德素養”。高尚的職業道德素養要從四個層面培養：

1。參加社團，融入班級大集體。從小事做起，從一言一行學起。

2。崗位認知，體驗崗位工作，通過考勤和辦事能力考驗學生的態度。培養學生幹好工作的自信。

3。課堂學習，領會授課內容，考查學生的接受能力。培養學生樹立專業自信、職業自信和自己的興趣愛好。

4。樹立正確的人生觀和價值觀。懂得為壯大企業的發展而努力，為企業工作就是為自己工作。文祕專業教師課堂授課時首先要考查學生準時到課堂的態度，是不是能提前15分鐘到課堂，檢查前一天的教學內容，有沒有總結，今天有什麼計劃等等，可以説，專業教師的養成教育，規範學生的行為，使其養成員工思維意識。文祕專業的學生每學期有一週崗位認知的時間。學習祕書對待工作的態度，學習祕書做事的程序，熟悉崗位，熱愛崗位，對崗位工作內容漸生興趣，喜歡上祕書工作。

二、專業教學注重培養學生過硬的政治素質和職業道德

教師的責任就是教學生學會做人，做一個大寫的人。文祕專業要培養祕書崇高的政治素質和職業道德是教師義不容辭的責任也是專業教師的首要任務。祕書崗位需要素質高又有技能的人才。學生的思想素質可以從多方面進行培養。比如校園文化建設，宿舍文化建設，集體社團活動，志願者服務等等，更重要的是課堂的思想觀念的教育。

（一）要教育學生始終樹立思想領先的觀念。課上讓學生主動述説最近的國家大事和大家關心的熱事，引導學生正確的認識，培養學生正確的人生觀和價值觀。課下可以多種形式進行學習，如時事講座、網絡視頻等，逐步引導祕書的政策和理論水平的提高。

（二）將職業道德的內容引向課堂。培養學生正確認識社會主義市場經濟下正確的利義觀。要認識到祕書工作者要有堅定的政治立場，要學會站在全局的高度思考和處理問題。要盡職盡責，樹立領導的形象，愛崗講奉獻，樹立全心全意為人民服務的精神。

（三）職業資格證書的考試與專業課堂教學融通，利於提高學生的理解力和認識力。多年考題積累了大量的資料可供師生討論，統一認識，解決思想疑慮。這就需要教師厚實的功底，整合學生的知識和提高能力。

三、重視專業技能培養，提高祕書崗位工作能力

項目化教學，實踐技能的強化顛覆了傳統教學觀念，祕書崗位工作標準成為課堂學習標準。如何做到二者很好的結合，關鍵是教師，教師將崗位上真實的案例，實戰項目任務引到課堂，或帶領學生到工作崗位親自動手去做，大大豐富了學習內容，激發了學生的興趣，也拉近了學生與祕書崗位的距離。

（一）加強學生的綜合實訓。在學生綜合實訓中，教師整合實踐項目，將祕書崗位的不同內容以單元模塊的形式關聯到一起，讓學生在做得過程中，發現問題、討論問題、修改思路、完成任務。

（二）培養學生紮實的知識功底。在文祕專業教學中學生基本功的打造來自專業核心課程、專業基礎課程和專業拓展課程，體現在文字寫作能力，辦會能力，辦公事務操作能力，溝通協調能力，語言文字表達能力，書法寫字能力，抗挫折能力等，學習的方式有課堂、培訓、講座、微課、視頻等。

（三）崗位技能提升與檢驗。作為整個教學體系的有機組成部分，學生社會實踐並不是獨立的。它的功用在於運用教學成果、檢驗教學成效。運用教學成果，就是把課堂上學到的系統化的知識，嘗試性地應用於實際工作。檢驗教學成效，就是看一看課堂教學與實際工作到底有多大距離，並通過綜合分析，找出教學中存在的不足，以便為完善教學計劃、改革教學內容與方法提供實踐依據。祕書職業是一個受到挑戰的職業，互聯網+時代的到來，對於祕書的辦公技能和服務的水平提出了新的更高的要求。祕書要不斷從政治思想、知識結構、文化底藴、工作技能等方面不斷提高自己的素養，面對現實，抓緊學習，縮小差距，將祕書工作推向新高度、新階段。

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職業素養與日常

職業素養：

能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細緻、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動並持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

工作描述：

祕書是傳統的職業之一，就是負責掌管文檔、安排事務並協助機構或部門負責人處理日常工作的人員。

祕書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：

接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話;

收發與回覆日常郵件;

撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告;

會談、會務安排;安排商務旅行，做好預訂工作;

將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文檔;

接待訪客;

採購、分發和控制辦公用品等等。

祕書工作的範圍十分廣泛，既是業務人員，也是管理人員，可以説，祕書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見祕書崗位的重要性。

競爭與收穫

核心競爭力：

知識要求：一般情況下，企業要求祕書具備中文或行政專業大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，並有一定的外語基礎。

技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協調能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設備，在授權範圍內有一定的`預見能力和判斷能力。

經驗要求：具有一年以上相關職位的工作經驗，對所在行業和企業狀況有所瞭解。

風險與回報：

祕書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業中祕書起着承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。祕書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。

另外，祕書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。

據權威部門統計，

80%以上的祕書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的祕書有4.31%;

月薪在8000以上的祕書只有2.02%。

職業現狀與發展趨勢

職業現狀：

祕書職業向來是職場上供需兩旺的人才需求熱點，據不完全統計，目前我國的祕書從業人員達2300萬人。

隨着社會的發展和企業競爭的日益加劇，祕書工作的重要性越來越受到重視，祕書已經不是以前眾人眼裏“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業內參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在給予的權力範圍內果斷做出決定。

這也是為什麼祕書需求不斷上漲的原因所在。

職業趨勢：

發展路徑：做祕書得先有“祕書證”，國家勞動和社會保障部將祕書職業資格分為三個等級：

初級祕書、祕書、高級祕書。要求祕書持證上崗。

轉型機會：根據祕書的知識結構和技能，祕書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、並需要較高的溝通協調能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文祕的工作

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各位領導、各位評委老師、以及在場的所有參賽選手們：

大家好：

我是來自江西工業貿易職業技術學院、旅遊商務系、09文祕班的趙忠成同學。今天有我為大家演講的是……

我國古代祕書工作在經歷了幾千年的發展變化後，形成了自己豐富的、獨特的多傳統，即祕書工作傳統。

我國祕書工作的歷史源遠流長，從秦代—漢代—魏晉南北朝時—唐代—宋代—明代—清代—現代中國祕書發展史經歷了無數次的變革，可知古代的祕書選拔制度是由低級至高級、由簡單至複雜逐步完善起來的。就其選拔方式而論，有學校培養、科舉考試、聘用、從有實際經驗的職官中精選和從下級機關祕書中提拔等。就其選拔標準而論，有政治上可靠、文化水平高、博學多才、工於書法、業務能力強(包括擬寫、處理文書和辦事等)、實際工作經驗、年富力強、敏捷、保守機密等要求。這些寶貴的經驗都是值得我們借鑑的

最近在自己的新浪博客上結交了一位老師，因為自己缺乏社會經驗所以和老師在網上聊聊。從自己的實際情況出發向老師問了很多問題，我的第一個問題是：老師我把文字當做我生命的全部對嗎?老師的回答：文學太虛無縹緲了，能吃這碗飯的人太少了。我又問老師第二個問題：“老師您能幫我看看我在博客上的文章寫得怎麼樣可以嗎?”老師説：“看得出來你還涉世不夠深啊!”第三個問題是老師反過來問我的：“你只知道你自己喜歡在做的事情，不知道社會生需要你去做什麼事情?你這隻知道自己抱怨社會的不公，卻沒有想過自己如何上進。只有你自己在社會上不斷的嘗試才能明確好自己的位置。

綜上三個小問題來説可以讓我們瞭解到隨着國際化的潮流，祕書也漸漸走近屬於祕書自己的視野和生活中。只有瞭解這個企業、這個社會的發展趨勢、才能明確自己自己的崗位所要做好的那些事情，才能

周恩來總理對辦公室和祕書工作的要求從來就是“關照小事，成就大事”。實踐證明：天下大事，必作於細。讓我們大家努力做一個不但想做大事、更能把大事做細，把大事做出成果的實幹家。我們要有“吾日三省吾身”的反思意識，要有“見賢思齊”的寬廣胸襟，要有“咬定青山不放鬆”的理想報負和實幹精神相結合的執著追求，要自重、自省、自警、自勵。要思長遠，想大局，謀發展，凡事不可事必躬親，大包大攬，屬於自己職責範圍的事，一定要管細、管實、管好，切不可掉以輕心，麻痺大意。落實不力是我們工作中的大敵。

每一個人都有自己的夢想，而我的夢想就是如何當好一名祕書。一個企業需要哦一張微笑的臉面，一個成功的企業需要愛與責任相結合的企業祕書。而我們就是那些千千萬萬的企業所要的人才。