祕書辦公桌的整理
祕書工作需要持續地集中注意力,因而要採取一些措施控制周圍的嗓音,改善辦公室的環境以減少精神分散。要根據工作流程和文件週轉程序,對檔案櫃和辦公枱子的位置作妥善安排。祕書的台子上要把最為常用的設備如電話和日用品放在手頭近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分佈,避開強烈的陽光和陰影,但是光度要足夠照亮整個台子。
有95%以上的祕書都常為台子上堆滿東西而苦惱,這裏介紹一個保持台子乾淨整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外,把台子上所有其它文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。
2、所有其他文件都必須放在文件夾裏或抽屜裏,而且應當放在一個好找的地方。
3、其它文件不要放下你正在進行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。
4、一件工作轉手後,再調查一下你的工作安排次序,然後開始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前,當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在台子上。
6、經常查看你的台子,保持台子整潔。有個調查報告説,一位經理每天平均要花三個小時閲看和答覆信件。
調查表明,大約有82%的經理説,他們沒有時間去翻閲同他們專業有關的書報雜誌,可是要跟上專業領域裏的發展形勢,對於管理都來説,這不能算是一個次要的事情。
為了儘快閲讀這些資料,採取他派閲讀任務的辦法比較有效。這種做法的`好處包括:
1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閲。
2、使你的同事及時知道最新發展的情況。
3、看過資料的人要圈出最重要的章節和註明它們在應用上的可能性。
4、使你心中有個數,知道什麼資料對你的同事們最重要。
5、你可以不再為閲讀資料而苦惱,因為閲讀的責任已分派到你的同事們身上,最重要的資料可以保證有人看過。
桌面的整齊
隨便把文件攤開在桌上就離開座位的祕書,以及看到客人來時慌慌張張把文件收起來的祕書,都不是謹慎的祕書。
一個謹慎的祕書應當做到:
1、要離開座位之前,應把放在桌上的文件收拾好,或放在抽屜之後才離開。辦公時,看到客人來找自己,要眾容自如的把文件收起來,不過想要做好以上這種乾淨利落的動作,平常就要養成桌上東西好好整理起來的習慣。平常桌上只放工作需要的文件即可,要長時間離開座位或下班前,都要記得文件收到抽屜裏。不要客人一來,只顧收文件而把其他的重要文件露了出來,做任何事都要沉着,不要慌亂。
2、必須能在一方面注意周圍的動靜,一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事,對周圍的動靜一點都不關心,則往往客人已經站到自己面前,也還毫不察覺。
像這種等客人讓在自己面前,開口問“對不起,請問這裏是不是總務科?”的時候,才知有客人來,慌亂中,“啪”的一聲把攤開的文件合起來,大家都會很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時就感覺到,而能鎮定地把文件先收起來。
相關文章
-
組織部酒桌辦公專項整治的工作總結
為進一步鞏固“酒桌辦公”專項整治成果,結合落實省委巡視整改工作及“隱形四風”專項整治,太和縣印發通知,部署在全縣開展進一步深化“酒桌辦公”專項整治工作。通知指出,專項整治從8月11日至8月28日,整治對象範圍為全縣各 -
總經理辦公室祕書的年度工作計劃範文
尊敬的領導:我叫,畢業於大學專業,將調任公司辦公室祕書職務。對辦公室祕書這個工作崗位談一下自己的粗淺看法和認識,請領導批評指正。先談一下我個人。我的為人比較低調,辦事比較認真,信奉“明明白白做人,實實在在做事”的原 -
總經理辦公室祕書的個人工作計劃範文
新娘在結婚的那一天,手裏都是有一束捧花,所以説選擇捧花是很重要的。下面小編給大家介紹新娘手捧花的選擇技巧,歡迎閲讀! 新娘手捧花的選擇技巧1、捧花的大小要適合新娘的身高,嬌小的新娘的捧花要小一些,而修長的新娘的 -
辦公室祕書怎樣提升自己的辦事能力
【摘要】辦公室祕書崗位是一項綜合性工作崗位,作為一名合格的辦公室祕書,要想能辦事,會辦事,辦好事,必須具備不斷提升自己的辦事能力。【關鍵詞】辦公室祕書; 提升;辦事能力做過辦公室工作的人都知道,辦公室工作主要分三塊,辦 -
辦公室祕書的自薦書模板
尊敬的領導:您好!當您翻開這份簡歷的時候,您已經為我打開了通往機遇與成功的大門。非常感謝您百忙之中抽空閲讀我的材料,希望它有別於您手中其它的求職材料,並且能夠有助您在激烈的市場競爭與知識經濟的大潮中錄求到您需要 -
辦公室祕書的自薦書範文
尊敬的領導:您好!當您翻開這份簡歷的時候,您已經為我打開了通往機遇與成功的大門。非常感謝您百忙之中抽空閲讀我的材料,希望它有別於您手中其它的求職材料,並且能夠有助您在激烈的市場競爭與知識經濟的大潮中錄求到您需要 -
燃氣公司辦公室祕書的競職演講
尊敬的各位領導、各位同事:大家好!本人***,***年出生,本科文化,***年進入煤氣總公司工作至今。***年十一月十八日是一個值得紀念的日子,更是全體燃氣職工引以為豪的日子,鎮江市燃氣有限責任公司今天正式搬遷。此時參加管理崗 -
燃氣公司辦公室祕書的競職演講稿
3月9日,xx在參加十二屆全國人大二次會議安徽代表團審議時指出,各級領導幹部都要做到嚴以修身、嚴以用權、嚴以律己,做到謀事要實、創業要實、做人要實。作為黨員幹部修身之本、為政之道、成事之要的三嚴三實,已經成為了繼 -
民營企業辦公室文祕、行政助理和辦公室主任的主要職責
辦公室祕書工作職責一、在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文祕工作。二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷燬工作;做好文祕檔案收集管理 -
提升辦公室祕書公文寫作能力的途徑
公文寫作是辦公室祕書的主要工作之一,如何提升公文的寫作能力是作為祕書應當認真思考和研究的問題。本文從公文寫作的基本步驟談一些提高公文寫作能力的體會。辦公室祕書在日常工作中需要接觸大量的公文寫作任務,如講話