保險公司的單證管理

保險公司的重要單證是指各項保險業務所使用的，印有順序編號的，一經簽單即承擔經濟責任、產生法律效力或以此作為收款書面依據的有關憑證；包括定額保單，空白保單、批單，已用保單、批單，保險證，各類保險專用發票等。小編為你整理了保險公司的單證管理，希望對你有所參考幫助。

保險公司的單證管理如同銀行等金融企業的票據管理一樣，是公司控制經營風險的重要環節。針對目前保險公司單證管理中存在的問題，筆者認為應從以下方面着手：

（一）財產保險公司重要單證管理的總體思路

從以上的分析可以看出，財產保險公司單證管理是一項系統工程。財產保險公司重要單證具有種類多、數量大的特點，同時單證管理的風險環節特別多，使單證管理的工作量特別巨大，且容易產生單證管理風險。筆者認為，要想做好單證管理，就必須建立事前、事中、事後的管理模式，保證單證從印刷、使用、回銷的過程都有人管理和監控，以有效減少財產保險公司的單證風險。

（二）財產保險公司重要單證的具體措施

根據重要單證管理的總體思路，筆者認為在單證管理的各個結算必須完成如下工作，才能有效地防範單證管理風險，提高公司的風險管控能力。

1、事前管理。

事前管理是為有效管理單證準備條件，防止由於事前準備不足帶來的單證管理風險。筆者認為，事前管理應包括如下方面：單證管理制度的制定、單證系統的開發和完善、代理協議的完善等。

（1）建立嚴格的單證管理制度，明確單證管理責任。

財產保險公司應建立統一、規範的單證管理辦法，對財務、業務單證進行管理。單證管理辦法中應明確各經手單證的部門單證管理的職責，明確各部門單證管理的具體負責人，單證的交接手續等，以保證單證在任何階段都有人負責；同時，應對違反單證管理規定，非法使用單證的或遺失單證的行為，制定較為嚴格的處罰措施，以經濟措施減少單證管理問題的出現。

（2）建立完善的信息系統，提高單證管理的效率。

由於保險公司屬於服務行業，保險產品多（一般來説，保險公司的保險產品均超過100種），單證數量特別巨大，客觀需要保險公司藉助電子計算機技術，開發出功能強大的單證管理系統，提高單證管理得效率，滿足單證管理的需要。同時，保險公司可以通過單證系統地龐大功能，全面瞭解單證的使用情況，合理選擇單證的再印刷點，減少單證的儲存成本和管理成本，降低公司管理成本。

（3）代理協議中規定代理機構單證的領用、使用、回收時間，並嚴格執行，從法律上減少單證在中介機構的滯留時間。

從目前保險代理機構經營的實際來看，保險公司與保險代理機構發生業務往來時，大多將保險單證交給保險代理機構，並由代理機構直接出單，保險公司核保，這客觀地為代理機構滯留保險單證、延長保費的結算時間提供了方便；但已生效保險單證結算時間的延後，增加了保險公司的經營風險，影響了被保險人的利益。因此，保險人與代理機構簽訂保險代理合同時，應嚴格規定單證使用、銷號、回收時間，以保證保險資金能及時收取，減少應收保費，降低保險公司的經營風險。

2、事中管理。

事中管理是單證具體使用過程的管理，包括單證的印刷管理、使用過程的管理和監控、單證的回銷管理等。

（1）建立單證實物和信息分開管理的模式，減少單證管理過程中的錯誤和舞弊行為。

針對目前存在的`故意遺失單證等問題，保險公司應建立相互約束的單證管理制度，以減少單證管理過程中的舞弊行為。由於保險作為商品的特殊性，是保險公司的單證處於非常重要的位置，因此單證管理過程中，也應尊須會計內部牽制制度的要求，將實物管理和信息管理分開，以減少舞弊行為；同時通過單證信息和實物的定期核對，減少單證管理中的錯誤。

（2）加強單證使用過程的管理，降低單證的過程風險。 單證的使用過程是將空白單證轉變為有價單證的過程。加強單證的過程管理，有利於提高保險公司對客户信息的掌握程度，也有利於保險公司掌握單證的使用情況，進而瞭解公司的業務發展情況，因此，單證的過程管理不只是單證管理過程，更是瞭解公司業務發展情況、保險產品倍市場接受情況的過程。

鑑於單證使用過程管理的重要性，筆者認為，在單證的使用過程中，要建立嚴格的管理流程和監控制度，以準確反映單證的真實情況。首先，應建立詳細的單證發放、使用台賬，完善交接手續，明確管理責任；其次，各單證管理部門和使用部門應填制相關的單證報表，保證單證的使用部門、管理部門能及時瞭解本機構或部門的單證入庫、出庫、使用、作廢、銷燬的具體情況，同時可以瞭解各種產品的銷售情況；最後，應將單證信息與庫存的實物單證進行核對，以保證單證的賬存數量與實際庫存數量一致，對不一致的情況及時查找原因。

3、單證的事後管理。

單證的事後管理是對單證使用情況的事後監督和檢查，發現問題，並反饋給單證管理部門，促進單證管理部門改善管理改進管理制度和流程。

（1）通過理賠資料的提供，事後監督單證使用的合法性。

（2）加強單證管理的內部稽核，減少和預防單證管理問題的發生。