會計信息化檔案管理中的問題及對策
一、事業單位會計檔案管理工作現狀
(一)會計檔案管理制度相對滯後
由於多方面的原因,會計檔案的管理目前還沒有及時制定相應的管理辦法。從技術條件講,首先是操作系統的版本偏低引起生成的會計信息出現運行問題;其次是系統軟件的升級可能會造成舊數據無法讀取。這不僅會導致信息資源的流失,而且也會對將來的會計核算帶來很多不必要的負擔。
(二)會計檔案得不到充分利用
在單位內部,作為重要資料管理的會計檔案工作,對事業單位的發展具有重要意義。可是由於受到傳統思維的影響,事業單位內部通常對支出和收入狀況相對重視,沒有做好會計檔案的管理工作。在經濟管理和活動中,會計檔案管理也未能發揮它應有的作用和效能。對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太瞭解,檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職,對檔案工作精力投入不足,嚴重影響了這樣工作的開展。
二、事業單位會計檔案管理工作應當採取的措施
(一)完善事業單位會計檔案管理制度
以事業單位的實際情況為基礎,同時,財務部門也要參考財政部《會計檔案管理辦法》,從實際出發制定會計檔案管理制度。細節內容包括定期規範打印產生的會計賬簿、報表、憑證、日誌等數據條款,然後通過統一裝訂並存檔處理;會計賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表,並把單位和賬簿名稱工整填於封面。同時,文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫,並在打印的時候必須附上相應的頁碼;事業單位的檔案移交工作也必須制定專門人員來負責,認真做好交接任務,確保會計檔案完整無損和送檔和歸檔無誤。對於電算系統產生的`會計檔案,事業單位要進行必要的備份管理。首先是專用計算機的備份;其次是使用光盤和磁盤備份;然後是對於一些特殊的檔案進行異地備份;最後是會計電算化的管理和保存。
(二)加強事業單位會計檔案管理硬件管理
事業單位應該設置專門的電子會計檔案室,在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會計電算化在入庫的時候,管理人員必須裝入軟件盒子中,並且要把這些盒子進行防磁處理後放置在統一的固定位置。建立有效的授權批准制度,便於對這些電子數據的查詢和歸檔。除此之外,研製計算機防火牆和病毒庫,確保計算機數據安全,以避免數據丟失和外泄帶來的損失。對計算機系統加強監管,一般的計算機不要安裝光驅和軟驅設備,系統員統一安裝必要軟件,根本上避免中毒的可能。
(三)加強組織領導,提高會計檔案管理水平
在國內,搞好會計檔案工作的關鍵的前提條件是得到領導的高度重視。在會計檔案管理人員的招聘上,單位要站在全局利益的高度,擇優錄取。把那些有能力、有經驗、有責任心的人員引進到事業單位的會計檔案事業上。設置獎懲措施,優則獎,劣則罰,公平對待。定期組織人員積極學習相關業內知識,把激勵制度引進單位內部,不斷提高會計檔案人員的綜合素質和業務能力。與此同時,會計檔案管理制度以及《會計檔案管理辦法》也可以作為會計人員學習的參考內容,讓他們從知識和思想上認識到會計檔案的重要性。會計檔案的借閲手續制度和和使用權限制度也需要不斷完善,避免數據流失和泄漏。定期檢查存儲會計檔案數據的盤片,從而避免檔案數據的流失。
總之言之,不斷完善會計檔案管理制度,改進和加強會計檔案管理工作,充分利用單位會計檔案信息資源,提高信息資源利用效率,使會計檔案在行政管理、科研、和後勤服務工作上發揮應有的作用。
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