會計檔案的信息化管理方法探討

伴隨着計算機技術與網絡信息技術的發展，會計工作也由電算化逐步轉向信息化，會計信息的處理與傳輸呈現出自動化、電子化、無紙化和實時化的特點，會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代，如何保證會計信息化檔案的安全與完整，成為會計信息化工作的突出問題。

一、會計信息化的特徵

(一)無紙化與多元化

會計信息化要依靠信息技術來完成，則必須將所有的會計數據通過計算機技術進行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發票和合同等紙質檔案，其他信息在進入計算機處理過程以後均存儲在計算機內部的磁性存儲介質中，在整個處理過程中沒有紙質介質參與，同時這種無紙化的特點也導致了會計信息多元化，使會計信息已經不是簡單的賬務數據，還包含企業內部的各種管理參考信息、人事數據、企業運行趨勢、決策分析等。

(二)智能性與開放性

隨着計算機信息技術的發展，在會計信息化實現的同時也標誌着會計工作進入智能化階段。會計信息化系統會自動根據會計數據的發展趨勢和狀態等信息進行智能分析並給出相應的參考意見。在會計數據表現出非正常趨勢時還可以發出警報信息，同時，會計信息化系統是一個開放的系統，可以實現與其他管理系統的對接及整合，從而實現信息共享與互通，使多方面數據綜合分析成為可能。隨着計算機AI技術的不斷提高，會計信息化系統的智能化將進一步加強，人工操作過程將進一步減少，同其他系統之間的聯繫也將更加緊密。

(三)高速性與準確性

會計信息系統是依賴計算機系統實現的，計算機對各種數據的處理具有高速性與準確性，在將會計工作人員從繁重的工作中解除出來的同時，會計信息化系統還能對會計數據進行分析，將其從數據狀態轉化為信息狀態，使得會計信息化系統比傳統的手工系統和電算化會計系統更加高效。

二、會計信息化檔案管理中的問題

(一)安全方面

在會計信息化環境下，許多會計檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計算機通過對企業財務信息的分析和計算而得出的參考信息等。因此，保證會計信息檔案的安全將是會計信息化工作中的首要問題。一是完整性問題。會計檔案是連續的紙質檔案，而會計信息化檔案不僅包括會計工作的相關檔案資料，還包含相關財務軟件的運行環境、軟件配置情況、版本信息、數據庫相關信息等諸多資料。因此會計信息化檔案的'保管不僅要將數據保留，還要將其他相關的信息進行保存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問題。會計檔案在保管時必須保證其沒有經過篡改，傳統的紙質檔案由於其材質的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案數據不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是泄密問題。會計信息化檔案作為企業財務的重要數據關係到整個企業的經營活動，需要保證會計檔案中的信息不被非法訪問。計算機信息的特性，使得對會計信息檔案的複製竊取變得更加容易且不易發現，同時，大部分會計軟件都沒有對存儲在數據庫中的數據進行加密，簡單的複製數據庫文件即可很輕易的獲得會計信息化檔案資料。四是計算機病毒。現代計算機技術的快速發展，導致計算機病毒日益猖獗。會計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數據和網絡通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案文件通過網絡發送給病毒的支配者或監控計算機的硬件設備。不僅如此，隨着計算機硬件和網絡的發展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質傳播發展到現在的在網絡上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟件的出現也對會計信息化檔案的安全造成極大的威脅。

(二)維護方面

會計信息化檔案的維護要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識，這使會計信息化檔案的維護工作變得更為複雜和困難。一是存儲介質。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。對於存儲介質的選擇，不僅要考慮其購置價格，而且要考慮到存儲介質的維護成本、可靠性、保管環境要求等多方面因素。二是計算機財務軟件標準不統一。當前企業常用的會計軟件之間沒有統一的操作規程，從界面外觀、操作菜單分佈到數據存儲方式及存儲結構都不盡相同；各會計軟件開發商之間沒有統一的開發標準。因此，在對檔案數據進行操作時很可能由於會計人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導致人為性錯誤。同時，由於會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出台，也會導致財務軟件版本的不斷變化。三是電子檔案數據的日常處理。計算機數據不同於紙質檔案的數據保管。通常的紙質檔案在完成後只需要進行歸檔保存，而會計軟件對會計數據多采用數據庫存儲。企業的財務人員一般只會使用相關的財務軟件，而不懂得相關數據庫的維護操作知識，這就會造成會計軟件無法充分發揮自己的優勢。四是使用會計軟件的相關設備與環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在一定介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。所以會計信息化檔案不僅包括了計算機中存儲的會計資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環境、還原方法、相關的數據庫信息和會計軟件及版本信息等。由於許多商業化會計軟件在使用時會有諸多限制，因此在保存的時候需要與會計軟件一起隨同會計信息化檔案進行保存和管理。

三、會計信息化檔案管理的對策

(一)安全方面

一是確保會計信息化檔案的完整性。計算機技術的高速發展，使許多軟件和硬件設備更新換代。會計信息化檔案在保存的同時，應當對相關的計算機軟件也進行備份保存。在必要的情況下，還應對硬件設備進行封存以備日後使用。在備份數據方面，應當保證定期備份數據的持續性，除了備份數據之外，還應收集計算機系統的型號、存儲空間大小、外部設備的配套類型；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言，數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售公司名稱、地址、電話與聯繫人以及相關軟件系統的配套説明書及使用手冊等。二是防止檔案數據被篡改及泄密。要建立健全企業內部控制制度、嚴格權限分級、加強會計信息系統檔案的安全管理。主要包括：會計信息系統的操作授權管理；加強檔案的借閲修改手續管理；建立健全會計信息系統檔案的操作日誌。通過操作日誌管理，檔案管理人員可以掌握借閲人員對檔案的使用情況，監督和控制非法操作；根據會計信息化檔案的載體特性，採取一定的物理保護措施並採用AB備份法進行備份；對傳輸、存檔的會計信息化檔案要進行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當運用第三方軟件。三是計算機病毒。隨着計算機技術的普及，計算機病毒也日益呈現多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點。據數據顯示：我國計算機病毒感染率正在逐年升高，傳播介質也更加突出了多樣性的特點，但殺毒軟件的查殺率卻明顯地下降，病毒呈現出“免殺性”。由此可見，作為存放和處理會計信息化數據的計算機及服務器應當有專人管理，採取物理上隔絕，財務信息只接人財務系統內部局域網與公共互聯網，並定期用最新的病毒庫查殺病毒。同時還要嚴格禁止在相關的計算機上使用移動存儲介質，嚴格病毒查殺和人工檢查，防止財務系統專用的計算機感染病毒。

(二)維護方面

一是存儲介質的選擇。會計信息化檔案保存所使用的存儲介質，要在保證存儲數據穩定安全的前提下，儘可能降低存儲成本，並選擇使用更加方便的介質。一方面，現代計算機常用的外存儲設備為硬盤，因其存儲量大、擦寫方便等優點，被各種計算機設備作為外存儲器使用，但硬盤是磁性介質，對使用和保存環境要求較高，因此硬盤只適合作為計算機組成部分使用。同時，硬盤的單位存儲量成本較高，不適宜做長期和大批量的數據保存。另一方面，光盤作為一種光存儲介質，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達4GB到8GB，而且造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低，因此對數據的存儲一般應以光盤存儲為主，並採用AB備份法，對檔案數據進行備份。在儲存光盤時應當通過內環進行固定和架空存放，並定期對光盤進行復製備份。二是財務軟件版本的統一。在財務軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發者是否具有可靠的信譽、足夠強的資本和能力。此外，還應注意會計信息化檔案與對應的財務軟件版本的一致性。同時，會計信息化檔案不同於通常的會計電算化檔案，其還包含通過會計數據進行運算和處理而得出的參考信息以及企業運行和決策的信息等，因此在對會計信息化進行存檔的時候，應注意這些信息與會計數據的對應關係。三是電子檔案數據的日常處理。常見的財務軟件為了保證軟件的處理速度與效率，都會採用大型商業數據庫作為電子檔案存儲的數據源。該類大型商業數據庫一般都有較為強大的數據處理能力，但如果僅靠財務軟件的數據管理功能，會使數據庫不能發揮其原有的設計效率從而產生數據處理瓶頸，嚴重的情況下可能會導致已經分離存儲的檔案讀取困難和軟件運行速度變慢，甚至出現數據錯誤，對會計信息化檔案的保存造成很大的影響。因此，企業應當指定熟悉數據庫管理的人員專門負責數據庫服務器的管理和維護，定期對數據庫進行備份和優化。除了對正在使用的數據庫進行維護外，還應按期對已經備份存檔的檔案數據進行檢查和核對，以便及時解決發現的問題。在對電子檔案進行日常維護的時候，應同時將新備份的檔案數據打印輸出，進行存檔以保證數據的安全。四是會計軟件的相關設備與環境。隨着計算機軟件和硬件的不斷髮展與升級，許多較配置落後的計算機將無法運行新的軟件，而版本較低的軟件也不能在新的計算機上進行安裝和運行。這就造成了許多軟件和數據雖然進行了備份，但在以後進行恢復讀取的時候卻無法還原出備份時的軟硬件環境，給恢復工作造成麻煩。因此，如果檔案需要存儲的時間較長，應在計算機軟件和硬件更換的時候做好記錄，並將淘汰替換下的軟硬件和相關説明文檔一併存檔，以便在需要調閲前期檔案的時候更加方便。部分會計軟件在使用的時候還需要使用一些外部設備如“加密狗”。因此，如果軟件中包含這類設備或者其他影響軟件使用的軟硬件信息，也需要將這些信息和設備等一併備份並做好記錄。