溝通的各種形式與藝術

溝通的形式包括：

1、文字形式當組織或管理者的信息必須廣泛向他人傳播或信息必須保留時，以報告、備忘錄、信函等文字形式就是口語形式所無法替代的了，採用文字進行溝通的原則有以下幾個方面：

1）文字要簡潔，儘可能採用簡單的用語，刪除不必要的用語和想法。

　　2）如果文件較長，應在文件之前加目錄或摘要。

　　3）合理組織內容，一般最重要的信息要放在最前面。

　　4）要有一個清楚明確的標題。

　　2、口語形式利用口語面對面的進行溝通是管理着最常用的形式，有效的口語溝通對信息的輸出者而言，需要具備正確的變碼，以有組織的有系統的方式傳遞信息。

至於輸出這個人具備什麼樣的條件能夠有效的增進溝通的效果？有關研究表明，知識豐富、自信、發音清晰、語調和善、誠意、邏輯性強、有同情心、心態開放、誠實、儀表好、幽默、機智、友善等是有效溝通的特質。

　　3、非口語形式非口語溝通可以強化口語所傳遞的信息，也可以混淆歪曲口語所傳達的信息，因此瞭解非口語的溝通十分重要，非口語的信息可以用多種方式表達。

利用空間溝通人與人之間的距離遠近，是站着還是坐着，以及辦公室的設備和擺設等等，均會影響到溝通。

在各種組織中，不同的地位和權力通常由空間的安排顯示出來，高層管理者一般擁有寬敞、視野良好以及高品位擺設的辦公室，不同檔次的賓館及餐飲業也可以通過空間的信息表達出來。

利用衣着溝通人們衣着的不同可給對方傳達一定的信息。因為衣着可明顯影響人們對不同的地位、不同的身份、不同的羣體的認知。

利用舉止進行溝通人體及其各種舉止可以傳達許多信息，尤其是面部表情最具有代表性，所以瞭解人體語言所代表的意義是有效溝通的一個重要組成部分。

在明確溝通方法的同時也要注意溝通的藝術。

據一項調查表明，在企業中，生產工人每小時進行16-46分鐘的溝通信息活動；對於基層管理人員來説，他們工作時間的20-50%用於同各種人進行語言溝通，如果加上各種方式的文字性溝通，諸如寫報告，最高可達64%；而經理人員在工作時間內則有66-89%的時間用於語言溝通，企業領導人經常開會，找人談話，下基層，其中很大一部分屬於溝通信息的內容。

企業中的每個人都有大量的時間用於溝通，而溝通要講究藝術才能更有成效，這點對於企業的領導者更為重要。

溝通必須目的明確、思路清晰、注意表達方式。

在信息交流之前，發訊者應考慮好自己將要表達的意圖，抓住中心思想。

在溝通過程中要使用雙方都理解的用語和示意動作，並恰當地運用語氣和表達方式，措詞不僅要清晰、明確，還要注意情感上的細微差別，力求準確，使對方能有效接收所傳遞的信息。

發訊者有必要對所傳遞信息的背景、依據、理由等作出適當的解釋，使對方對信息有明確、全面的瞭解：假如你要分配一項任務，那麼要對任務進行全面分析，這樣你才能正確地對任務進行説明；假如你面臨的是紀律問題，那麼在批評和處罰之前，應對情況進行全面瞭解，取得了真憑實據，這樣的處理就會取得圓滿的效果。

溝通要以誠相待。

發訊者要心懷坦誠，言而可信，向對方傳遞真實、可靠的信息，並以自己的實際行動維護信息的説服力。

不僅如此，發訊看還要誠懇地爭取對方所反饋信息，尤其要實心實意聽取不同意見，建立溝通雙方的信任和感情。

溝通要選擇有利的時機，採取適宜的方式。

溝通效果不僅取決於信息的內容，還要受環境條件的制約。影響溝通的環境因素很多，如組織氛圍、溝通雙方的關係、社會風氣和習慣作法等。在不同情況下要採取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時機。

時機不成熟不要倉促行事；購誤時機，會使某些信息失去意義；溝通者應對環境和事態變化非常敏感。

溝通要增強下級對領導者的信任度。

下級對領導者是否信任，程度如何，對於改善溝通有很重要作用。信息在社會中的傳播是通過獨特的“信任”和“不信任”的“過濾器”進行的。

這個過濾器能起到這樣的作用：如果沒有信任，完全真實的信息可能變成不可接受的，而不真實的信息倒可能變成可接受的。

一般來説只有受到下級高度信任的領導者發出的'信息，才可能完全為下級所接受。這就要求領導者加強自我修養，具有高尚的品質和事業心，以及豐富的知識和真誠的品格。具備了這些，領導者就會贏得下級的信任，就有了有效溝通的基矗

溝通要講究“聽”的藝術。

作為一名領導者在與員工的溝通過程中，應該主動聽取意見，善於聆聽，只有善於聽取信息才能成為有洞察力的領導者。

就是説，領導者不僅要傾聽，還要聽懂員工的意思。

因此，在聽對方講話時要專心致志，不要心不在焉；其次，不要心存成見，也不要打斷對方講話，急於作出評價，或者表現出不耐煩，這樣會使對方不願把溝通進行下去；最後，要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領神會。

　溝通要講究“説”的藝術。

與人溝通，不僅要會聽，還得會説，會表達自己的意見。在表達自己的意見時，要誠懇謙虛。如果過分顯露自己，以先知者自居的話，即使有好的意見，也不容易為人接受，會使人產生反感和戒備心理。

講話時要力求簡明扼要，用簡單明瞭的詞句表明自己的意思，語調要婉轉，態度也要從容不迫。

在談話時如果發現對方有心不在焉或厭煩的表情時，就應適可而止或轉換話題，使溝通能在良好的氛圍中進行。

而且，在表明某個意思後，最好能稍作停頓，並向對方投以徵詢的目光，這樣，使對方有插話的機會，也是尊重對方的表現。