基層人行內審檔案管理工作問題的調研報告
一、內審檔案管理工作存在的主要問題
1、對內審檔案管理的重要性認識不夠。審計人員對內審檔案工作的重要性缺乏充分認識。實際內審工作中注重內部審計項目的實施,認為只要出具了內審報告,提出了內審意見,做出了內審處理決定,該內審項目就結束了。相對忽視內審項目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內審檔案管理人員的專業知識不夠。目前,基層人民銀行內審人員多數來自於各業務部門,從事過檔案管理工作的人員很少,缺少檔案管理的專業知識是不容爭辯的事實,基層內審檔案管理人員對於檔案管理的基礎理論、基本原則知之甚少,開展內審檔案管理工作時缺乏檔案管理理論的指導,內審檔案管理人員專業知識的匱乏,制約了內審檔案管理水平的提高。
3、內審檔案規範化管理的程度不夠。由於內審檔案管理人員大多數沒有經過檔案業務知識的專門培訓,缺乏檔案管理工作經驗,對檔案的基本操作規程又知之較少,因此,在內審檔案資料收集、內審檔案資料整理、內審檔案資料歸檔、內審檔案資料保管等方面存在許多不規範的地方,規範化管理水平還有待與於加強和提高。
二、改進內審檔案管理工作的幾點建議
1、提高對內審檔案管理重要性的認識。
內審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分,要充分認識到它在人民銀行業務經營和發展中的作用。要改變過去重審計項目的實施輕內審檔案管理的觀念,不斷提高對內審檔案管理重要性的認識。
一要提高領導的內審檔案管理意識。隨着人民銀行內部審計範圍的不斷擴大,內審業務量逐年增加,領導同志應該將內審檔案管理當作一項重要工作來抓,強化對內審檔案管理工作的監督,明確內審檔案管理人員的.任務和職責,加強對內審檔案工作的組織領導。
二要樹立內審人員的參與意識。審計工作人員在進行審計項目時,要樹立參與內審檔案管理工作的意識,把在審計活動中形成的文件、筆錄、憑證的原件及複印件,要按照內審檔案管理的要求,進行詳細的整理分類,應把此項工作作為內審檔案管理前期工作來做。
三要提高內審檔案管理人員的責任意識。內審檔案管理人員是內審管理工作的主要力量,必須樹立他們對內審檔案管理工作質量負全責的意識。
2、完善內審檔案管理制度,健全管理機制。
制度就是行為規範,是要求審計人員共同遵守的、按統一程序辦事的規程。要做好內審檔案管理工作,必須完善和健全一整套相關的制度。同時,還要建立與之配套的管理機制。
一要完善健全管理制度。首先要建立各種內審檔案管理制度,明確歸檔範圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等;其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項制度,明確職責,確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。
二要建立激勵和約束機制。要定期組織對內審檔案管理工作的檢查,對做得好的要給予表揚和獎勵,這樣可以激發內審檔案人員的動力0,讓他們樂於奉獻自己的聰明才智,發揮積極性、主動性和創造性。對於工作做得差的要提出批評,責令他們及時糾正,並予以必要的處罰。
3、實行內審檔案目標管理責任制。
將內審檔案管理分為前、中、後三個階段實施目標責任制管理。
一要前期基礎工作。每一個審計項目確定內審檔案管理責任人,主審人負總責、審計小組長負分管責任,審計人員負具體責任,內審項目檔案由項目主審人負責整理裝訂,形成制度與崗位掛鈎、崗位與人員掛鈎、人員與責任掛鈎的內審項目檔案目標管理責任制。
二要做好中期的整理歸檔工作。每個內審項目完成後,檔案管理人員要嚴格按照《中國人民銀行內審項目檔案管理辦法》進行操作。首先按結論性文件、立項性文件、證明性文件和其他文件材料進行排序,對破損的材料及時進行修補,字跡模糊的進行復制,與原件一起存放,然後再進行打碼裝訂,並編制檔案目錄,最終形成審計案卷進行立卷歸檔,及時裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規則及時進行分類、排列和整理,材料齊全,檔案目錄完整,密級確定準確,實現了內審項目檔案管理規範化。
三要做好後期的妥善保管工作。內審檔案管理人員負責內審項目檔案的保管、借閲工作。要設置內審項目檔案管理登記薄、內審項目檔案移交、借閲登記簿,對內審檔案管理過程實施監督。在辦理存檔、移交、借閲時,檔案管理員對其案卷的完整度進行審核,並詳細填寫各種登記簿。同時按要求將檔案存放在專門的鐵櫃中,做到防盜、防火、防蟲、防潮,實現內審項目檔案管理的規範化、科學化。四要形成部門負責人、主 審、審計人員、檔案管理人員相互監督的機制,共同將內審檔案管理工作做好。
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