會議服務部述職報告

會議服務部述職報告(一)：會議服務員工作總結

20XX年*月*日至*日，***論證會在***風景區召開，本次會議由*****主辦，****承辦，具體由*****負責。本次會議，無論在人數上還是規模上，是***第一次高規格、大規模的隆重接待。會議期間，我司圓滿完成了籌備工作領導小組安排的各項任務，展示了公司的接待能力和服務水平，現總結如下： 一、節儉高效，各負其責

本着“節儉、高效辦會”的原則，為切實做好***論證會的會議服務工作，我司僅提前5天成立了會議籌備工作領導小組，統籌協調有關會務工作。籌備工作領導小組成立以後，結合本次會議特點，在籌備小組下設了綜合協調、祕書、會務、宣傳報道和安全保衞5個工作組，明確劃分了各小組工作任務，提出了具體的工作要求，確定了工作時限。各工作組又將分工的各項任務再次細化，使名單彙總、住宿安排、就餐安排、陪同團安排、領導協調、招待會、註冊簽到、車輛保障、車輛調度、衞生防疫、賓館聯絡、票務服務等任務都落實到人，人人各負其責，相互銜接，相互幫助，在籌備人員的一致努力下，各項工作環環相扣，井然有序，確保了本次會議得以順利召開。

二、羣策羣力，大膽創新

本次會務接待工作由****同志親自掛帥，精心組織，全面指揮。會務組所有工作人員心往一起想、勁往一處使，團結協作，敢打敢拼。大家分工不分家，在做好各自工作的同時，遇到會務組的重要任務、大型活動時，大家都是齊心協力，一齊上陣，基本上接待地點的每一個場所，都留下了每個籌備人員忙碌的身影。應該説，會務組任務的圓滿完成，是所有籌備人員頑強拼博、共同努力的結果。

本次會議接待期間，會務組針對具體實際大膽創新、開拓思路，積極嘗試會務接待工作的新做法、新思路，取得了很好的效果。例如，由於本次會議參會人員有市級及外省來的領導和專家，會議組為此組建了5個迎接小組到***高速公路****迎接，每個小組落實一名接待專員和一部接待車輛，同時帶有接待參會人員的指示牌。

三、主要做法

各工作組分別按接待方案的要求各自分工，在經過大家的共同協商和反覆推敲，確保萬無一失後方組織實施。

1.綜合協調組，自接到會議通知後，立即召集相關人員召開會議，為切實做好會務接待工作，加班加點對各工作組的方案進行了修改，確保萬無一失後方組織實施。

2.祕書組，根據召開會議的要求，馬上進行了會議所需彙報材料的收集工作，經過5余天的加班加點、晝夜工作和專人跟蹤落實，確保了會議上彙報材料的詳實無誤;在準備

彙報材料的同時，擬定籌備工作方案、編制《會議服務指南》、擬定歡迎辭等會議室的各項籌備工作，確保了本次會議的順利召開;同時還負責了會場的全過程錄音、錄像和拍照，做好了會議的後勤服務工作。

3.會務組，自會務組成立開始，一是馬上進行了來賓名單和行程的彙總收集工作，經過1天的加班加點、晝夜工作和專人跟蹤落實，確保了40餘名重要來賓及團組名單和行程的詳實無誤;二是在做好名單彙總的同時，在會前提前對彭水縣摩圍山風景區的房間類型和數量進行了落實，同時根據來賓名單的隨時變化不斷進行調整，有效地進行了安排與部署;三是來賓的註冊簽到，落實專人在風景區接口處負責參會代表和工作人員的報到、接待工作，發放房間號牌。四是整個會場的布?，會場會標的製作、張掛，座位牌的製作擺放，策劃、營造賓館、會場周圍的氛圍，會場服務(茶水供應，每5分鐘加一次開水)，落實會議室地點及食宿安排，做好了會議後勤保障工作;五是紀念品的送出，由各縣外來賓的駕駛員代為領取，方便了來賓，節約了時間;六是會議結束後，指定了專人對開銷費用進行統結。各相關負責人對所使用設備、剩餘物質、可重複使用物質進行了收回入庫並登記。經過這些統籌安排，會務組為領導和專家在會議期間提供了切實的保障和周到的服務。

4. 宣傳報道組，為切實做好宣傳報道工作，一是****

借調了1名經驗豐富的'工作人員，來指導我司工作人員製作ppt彙報材料;二是積極主動地聯繫電視台，報社記者，及時報道會議新聞;三是做好了會場所需儀器設備的安裝和調試工作，確保了會議順利召開並取得了圓滿成功。

5. 安全保衞組，包括會議車輛調度和安全保衞工作，車輛調度工作，根據每天的活動情況和會務組的需求統籌安排，整體協調，並向***借調了四部車輛由我司統籌安排，為運輸物質、車輛引道、油料保障、會務其他用車提供了有力的保障。安全保衞工作，負責領導、專家住地和會場秩序維護和安全保衞工作，確保了本次會議無安全事故或險情發生。安全保衞組圓滿地完成了籌備工作領導小組安排的各項工作。

四、經驗與教訓

(一)歸納起來，有如下的經驗值得傳承：

1.及早策劃，明確要求、精心準備 祕書組對會務工作進行了全面的策劃和準備，分工負責，全力以赴，環環相扣，精誠協作的總要求，統一了思想，協調了步調，所有成員都以竭誠提供服務為己任。

2.抓住重點，強化執行

會務組把行程安排做為一個重要的環節，在一開始就予以高度重視。會務組指派專人，主動聯繫領導和專家，克服

困難(有的專家一時定不下自己的行程，會務組人員耐心予以關注)，對會議的如期召開做出了自己的努力。

3.藉助酒店優勢，及時分發資料

對於會議布?過程中，需要分發給每個房間的水果、香煙，會務組通過酒店服務員及時送到位。既節省了人力，也可避免某些不必要的困難和對專家造成的干擾。

(二)本次會務工作值得吸取的教訓如下：

1.及時做好技術工作向會務工作的轉變

一是，要轉變思想，深刻認識會務工作的重要性;二是，技術工作決不能拖累會務，要保證在參會領導和專家簽到前提供正式接待指南。三是，要羣策羣力。本次會務工作過程中，發現有某些同志，會務組安排他去協助會務，他卻找藉口加以拒絕，並錯誤地認為會務不是技術人員該作的事，這種事不關己高高掛起的思想態度必須嚴厲予以批評。

2.一定要高度重視會議接待指南的編制

本次會務工作，最不能容忍的錯誤就是會議指南中出現了陪同人員的職務錯誤，以及風景區地圖較小而不方便領導和專家的查看。希望大家以此為反面典型，以精益求精的態度，始終注重細節，在下一步工作或類似的會務工作中認真加以吸取。

3.強調分工負責，避免政出多門

會議服務部述職報告(二)：會議服務員工作總結

20XX年10月17日至18日，中國企業家思想俱樂部一行9人在祕書長於彥忠的帶領下，蒞臨****集團指導考察。本次工作的具體接待工作由公司行政人事部負責。本次活動的接待工作無論是從人數上還是規模上，是***集團第一次高規格、高級別的隆重接待。活動期間，公司圓滿完成了接待工作的各項任務，展示了公司的接待能力和服務水平，現總結如下：

一、規範高效，各負其責

本着“規範、高效”的原則，為切實做好接待中國企業家思想俱樂部一行的服務工作，在集團公司領導的精心部署下，行政人事部提前數天成立了會務籌備工作小組，統籌協調有關接待服務工作。籌備工作小組成立以後，結合本次會議特點，籌備小組動員行政人事部全體人員明確劃分了每個人的工作任務，提出了具體的工作要求，確定了工作時限。

經過劃分，住宿安排、就餐安排、會議安排、旅遊參觀安排、車輛保障、車輛調度、等任務都落實到人，人人各負其責，相互銜接，相互幫助，在籌備人員的一致努力下，各項工作環環相扣，井然有序，確保了本次會議得以順利圓滿完成。

二、羣策羣力，精心安排

本次會務接待工作在領導的精心部署下，由總裁助理親自掛帥，精心組織，全面指揮。會務組所有工作人員心往一起想、勁往一處使，團結協作，敢打敢拼。大家分工不分家，在做好各自工作的同時，遇到重要任務、技術問題時，大家都是齊心協力，一齊上陣，在公司會議室、接待室、住宿酒店、武侯祠等場所，都留下了行政人事部人員忙碌的身影。應該説，會務組任務的圓滿完成，是所有籌備人員共同努力的結果。

本次會議接待期間，會務組精心安排，使得會務和休閒兩方面互相補充，相得益彰，取得了很好的效果。例如，在辦公大廈前使用升空氣球，在一樓大廳使用地排和顯示屏來播放迎接標語;在公司電梯

到會議室使用紅地毯，凸顯隆重喜慶氛圍;安排觀看四川的曲藝表演，參觀武侯祠，讓中國企業家思想俱樂部一行了解四川濃厚的文化氣息。

三、經驗與教訓

(一)歸納起來，有如下的經驗值得傳承：

1、得到會務接待的消息後，公司分別舉行了全體員工會議和行政人事部工作會議，傳達了此次會務接待的內容、重要性和具體接待任務。

2、行政人事部根據此次會務接待要求，整理出了責任落實到個人的會務接待流程。

3、根據會議安排，組織實施會場佈置、酒店住宿、車輛安排等相關橫幅、升空氣球、地毯等具體事項，經過幾天的。加班加點、晝夜工作，確保了會務開始之前各項準備工作的逐步完成。

4、在中國企業家思想俱樂部一行9人的會議行程變化後，迅速作出調整，重新統籌安排時間，保證了在有效時間內各項行程的順利實施。

5、精心安排，注重細節，比如在貴賓接待室合影時，各位嘉賓在台階上站位時，可根據提前佈置好的嘉賓名稱依次排列站位。

6、負責會務接待的各位員工加班加點、精誠合作，較好的完成了各項工作。

(二)本次會務工作值得吸取的教訓如下：

1、制定詳細方案。提前部署籌備工作，不要臨陣磨刀，留出充分的時間來籌備會議所需要的各項工作。

2、提前制定《會議接待指南》，而不只只是工作流程。制定完整的工作安排計劃，會讓整個會務接待工作事半功倍，不慌不亂。

3、分工要精心明確。此次會務接待工作大部分環節的工作安排沒有專人負責，都是臨時安排，應該將各項工作平均分配，每個環節有專人負責，責任到人，避免多人重複做一件事情，這樣即可以提高工作效率，又可以保證各項工作的保質保量的完成。

4、做好會務接待工作的應急預案。如此次會務接待工作中，應該提前做好應急方案，以應對會務接待流程的變化。

5、提前安排好會務接待中的休閒活動。比如去武侯祠、杜甫草堂等景點的參觀，要提前安排在接待流程中，根絕對方的時間，合理安排。

6、會議中除了安排攝影外，還要安排2個攝像機位，一個負責整個會議流程，一個來抓拍會議中的細節。

7、及時對接督查。在會議前期組織籌備中，我們根據工作情況，適時召開各工作小組碰頭會和對接會。對照工作任務及工作流程，落實各組工作進展情況。協調解決工作中遇到的困難和問題。及時溝通工作情況，對第二天各項工作進行對接核查，查漏補遺，確保工作不出現任何疏漏。 8、提前聯繫新聞媒體來現場報道採訪，擴大公司知名度。

9、加強會前查驗。會前查驗是確保會議組織服務不出差錯的重要環節。會前查驗主要包括對會議現場的查驗和有關工作對接情況查驗。

10、及時總結建檔。及時組織會務服務人員對整個會議組織服務工作進行總結。總結成功經驗，分析存在的問題和不足，不斷完善會務工作流程。同時，對會務工作文檔及時收集整理立卷，為今後同類會議提供參考借鑑。

總之，本次會務接待工作緊張有序，充分展示了***集團全體人員的朝氣蓬勃，全體會務籌備工作人員都能樹立大局觀念和一盤棋思想，各負其責，分工不分家，加班加點，對交叉性工作加強溝通、相互銜接、相互幫助，確保各項工作高效率運轉、高質量完成，圓滿地完成了籌備領導小組交辦的各項工作任務。