如何成功策劃和營銷企業會議?

大多數企業每年都會舉行各種形式的、規模大小不一的會議，但無論是廠家，還是商家，對於此類會議都已經習以為常，因為按照大家的説法，這些會議都是為“會”而“會”，形式主義嚴重。但如果在會議召開前，能夠很好地做好策劃和營銷工作，那麼後期會議的成功便會順理成章。
有的放矢主題明確，目的單純
首先應明確會議主題：如經銷商座談會，即將全國各地的經銷商召集過來，總結過去，展望未來；將公司新年度的營銷政策介紹給各經銷商，取得大家的支持和擁護；通過共同探討，發現以前營銷過程中存在的問題，預測市場發展趨勢，提出應對的方案和舉措，促進廠商“雙贏”。
會議主題要吻合當前市場實際需求，應該具有時尚、新穎、獨特之處。拿經銷商座談會而言，公司可採用一種時尚做法：如將“品牌締造價值實力致勝未來公司經銷商贏銷會”作為座談會主題，既能贏得公司高層的肯定，還可吸引與會眾多經銷商們的眼球。
會議目的與主題息息相關。原則上，一次會議目的應該儘量單純，只有一個，最多兩個。譬如，通過總結往年銷售業績，展望來年銷售情況，給下面的經銷商打氣；發佈營銷政策，激勵、刺激經銷商，提高經銷商經營自身產品的信心；藉助於企業實力，提升品牌形象；為某次大型促銷活動作鋪墊；新進入一個市場，或新品上市前的宣傳造勢；緊跟市場潮流，借勢熱點焦點，提高知名度和美譽度等。
主題與目的的明確，就相當於企業會議營銷是“有的放矢”，不至於偏離主題，重蹈形式主義的覆轍。
當會議主題和目的明確之後，會議的形式和針對對象也隨之確定下來了，這可使後面的籌劃工作有條不紊，按部就班，真正做到“投入小、見效快、收益大、廠商雙贏”的目的。
機不可失選準時機選對地點
選擇一個合適的`時機對會議舉辦成功與否具有相當大的作用。在市場上，往往有“先發制人、後發制於人”的説法，會議召開的時機必須選擇好，否則，“機不可失，時不再來”。
比如經銷商座談會，可將時間選擇在市場淡季後期，同時距年底旺季還有一段時間。選擇這個時機，首先是公司營銷政策已經出爐，新品即將全面上市，經銷商可以參觀到公司的整體實力和產品陣容；其次，淡季正好是總結去年、展望來年的好時機，經銷商的業務也不是非常多，避開繁忙的銷售旺季；再次，在瀕臨年底時，經銷商的心思多放在銷售，回收欠款以及打點各個上級主管單位和領導。
在選準時機之外，還要充分考慮到了會議舉行的時間和地點。一般來講，可結合公司實際情況，將經銷商座談會確定為3天，接待日除外，第1天是參觀廠房，休息；第2天全天是經銷商座談會；第3天則是私下溝通兼遊玩。
在會議舉行的日期方面也要煞費苦心，座談會舉行的日期選擇最好避開雙休日。
在會議召開的地點選擇方面，要通過實地考察，提前預訂了一個風景秀麗的別墅山莊，雖然不是很豪華，但温泉、秀山、綠水，加上四周典型的田園風光會避免片面追求高檔豪華五星級酒店而導致的“費力不討好”的慘痛結局。