職場人要學會寫年終總結
年終總結是所有企業每到年底都要進行的一項工作,也有不少企業對員工個人也提出總結要求,從實際情況來看,很多職場人不會寫總結,也不知道怎麼才能寫好總結。那麼,年終總結應該怎麼才能寫好?
第一,為什麼要總結
總結的作用,大家都清楚,這裏不説。但是有幾點,需要提醒大家注意:
一是總結是一種能力,是職場人的一項基本功,職場人尤其是企業中的各級管理人員應該重視。既然是一項基本功,一項基本能力,職場人就必須想辦法掌握它、擁有它,除非你不想在職場上有大的發展,否則,你就應該掌握它。
二是總結是做好下年度工作計劃和未來規劃的前提。不可想象,一個對過去一年不做總結歸納,不做數據分析,不做經驗提煉,不做整體評估,怎麼可能制定來年的各項目標和管理措施。
三是總結是“寫”的功夫,它和“説”的功夫緊密相連,“寫”是“説”的基礎,一般能“寫”的人,“説”的水平也不會差,即使不能鏗鏘有力,但也會思路清晰。通過寫總結的鍛鍊,提高自己“寫”的能力,也就會逐步提高自己“説”的水平。
以上三點,可以讓我們知道總結的重要性,可以幫助我們提升個人的管理能力、領導能力。職場上的好多成功經理人,絕大多數都具備較強的“寫”和“説”的能力。
二、應該由誰來寫
解決了對總結的認識問題,那麼我們還要再清楚一個問題,就是總結應該由誰來寫。這裏應該明確,個人的總結肯定會是個人來寫,那麼部門的總結也必須由部門主要負責人來寫,分公司的總結也必須由分公司經理來寫。
有些部門負責人或分公司的經理,最好是自己親自執筆來寫本單位的總結。如果做不到,至少應該列出提綱、提出思路,安排一名副職專門負責收集材料和總結的起草。然後,由主要負責人進行修改並敲定。
從另一角度看,如果企業的老闆重視總結,他一定會通過總結來看你一年來的管理成績,是否對存在的問題能看透,是否對來年的管理有思路。因此,通過總結可以很好地把自己對管理的認識和體會、對管理的思路系統地向上級做一彙報,以便讓上級瞭解你,更好地得到上級的指導。
不少人對自己單位的總結不管不問,一方面是對單位的不負責任,另一方面也是對自己職業發展的不負責任。這一點,一定要加以改變。抽出幾天時間,認真地思考一下,回顧一下,提煉一下。記得很多年前,國家工信部原部長李毅中在基層幹廠長的時候,他親自列出提綱,並由他口述,由祕書記錄並整理出來,再交他修改定稿。
應該記住,由別人寫出的總結,那代表的是別人的水平而不是你的水平,作為一個單位的負責人,一定會對自己管理範圍內的工作有着自己清晰的思路,因此,總結還是最好由自己來寫。
三、應該怎麼去寫
總結的寫法網絡上有很多文章,對總結的標題、總結的開頭、總結的內容、總結的分類、總結的結構、總結的結尾等等,都説的很清楚,不管總結“三段論”也好,還是“總結由三大部分構成”也好,基本上大同小異,大家掌握了即可。
這裏本人要強調的`,是怎麼來寫好總結。寫好總結要掌握以下四點:
一是列出提綱。列總結提綱,就相當於蓋房子之前先進行設計,你是蓋平房,你是蓋二層小樓,你還是蓋別墅,必須先設計好了再去蓋,總結也是這個道理。
二是收集材料。無論是蓋平房,還是蓋別墅,鋼筋、水泥、沙子、石料等建材是不可少的,都必須按設計進行採購,寫總結也是如此,根據需要去收集人財物、產供銷方面的資料和數據。
三是彙總合成。將收集的材料,按提綱要求,分別融入到各個段落,完成總結的初稿。這裏需要注意的,就是一定要按專業把相關事項放在一起。譬如説生產管理、設備管理、降能降耗、技術革新、員工管理等等,千萬不要東一榔頭、西一錘子地把各項工作攪成一鍋粥。
四是經驗提煉。一年了,哪些工作做的最好,找出做好的主要原因,這就是經驗提煉。哪些工作做的不好,哪些工作存在差距,找出為什麼不好,為什麼存在差距,這也是總結的內容。
如果寫個人總結,上述四個步驟可以合併,一步到位,可以提筆就寫。如果部門或分公司經理寫本單位總結,因為對整體工作非常清楚,也不需要按部就班地去做,對涉及的有關數據,由相關人員提供即可。另外,總結一定要用數據説話,這是總結的靈魂。
一般情況下,年度的總結是包括下年度計劃的,因此,上述的總結做好以後,就要繼續把工作計劃也寫好。寫計劃要注意幾點:一是要有清晰的目標;二是要有具體的管理思路和措施;三是要提出完成任務的保證條件。這些需要開個會,組織相關人員進行討論。總結可以自己寫,計劃應該由單位討論決定,然後再去起草。
我發現,好多職場人都存在着“重總結、輕計劃”的問題,只所以出現這個現象,主要原因是有關人員要麼不想動腦子,要麼對工作沒有思路,不知道今後應該幹什麼、應該怎麼幹。總結的目的,在於更好地安排今後的計劃,尤其是管理上存在的問題,必須在今後的工作中提出清晰的解決思路。
此文重點講總結的寫法,計劃就不再展開論述了。
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