把握與離職者面談的技巧

離職是一個敏感的話題。員工離職是員工關係管理的脆弱階段，管理工作細緻到位，可以提升人力資源管理水平，使員工順利離職，否則，極有可能使離職員工心懷不滿，激化工作期間的矛盾，甚至引起勞資糾紛。離職管理同時影響着在職員工的情緒和心理。在員工離職管理諸多環節中，面談的作用不可低估。那麼，離職面談怎樣談才合適?應該注意哪些問題，講究哪些方法技巧?本期，我們請來致遠太行企業管理諮詢(北京)有限公司經理韓子天，就上述問題結合上期候診室案例與大家共同探討。

專家診斷

與離職者面談應單個進行

離職的方式有很多種，勞動關係終止、協商解除勞動關係、用人單位解除勞動關係和員工單方解除勞動關係，每一類中又分很多種情況，因此要進行恰當的離職面談就要與其離職的方式相對應。人力資源管理人員是老闆在人員管理上的左膀右臂，不僅要盡力將老闆的意願加以有效執行，也要利用其專業知識和實踐經驗向老闆提出更為建設性的建議。因此，藍女士在決定面談與否以及如何進行面談之前首先要弄明白這些員工離職的原因和方式是什麼。

有很多人力資源管理人員認為，被企業辭退的員工，離職面談僅僅就是向員工傳達“可以走人了”之意，但殊不知，即使解聘的原因合理合法，也會對一個即將失去“飯碗”的人在心理上造成很大影響，離職者多半會對公司產生不滿情緒，離開後很可能會有詆譭公司以及其他衝擊行為的發生。因此，對由企業解除合同的員工進行離職面談可以化解離職員工與企業及企業管理者之間的矛盾，人力資源管理人員可以根據員工的不同情況，有的放矢，儘可能地化解、減少矛盾。

藍女士首先需要做的就是，在接到相關信息後，與擬定解聘的員工所屬部門的主管溝通和確認相關信息，比如：部門經理對於員工離職的態度，是否確有必要解聘該員工;員工當前從事工作的`進展情況，如果要解聘，人員在什麼時候交接工作比較合適;人力資源部門如何配合部門經理掌握離職進程的安排等等。在取得員工所在業務部門與老闆在目標上的一致後即可啟動面談的程序。否則，即可利用多方面調查的信息，向老闆提出建議。

如果要進行離職面談，由於每個被解聘的員工具體情況不同，因此面談也不能一同進行，而是要分別開展。這同刑事訴訟程序中的訊問的道理相似。試想，如果一羣人聚在一起接受被解除勞動合同這樣的決定，要麼企業要多給錢，要麼員工抱團反抗，百害而無一利。因此，藍女士一定要一個一個地單獨面談。

專家處方

離職面談是一種管理者與員工直接溝通的有效方式，可以融洽企業與離職員工之間的關係。通過離職面談可能會起到挽留核心員工的作用，而對於企業不想留用的員工，也可以通過離職面談降低雙方的敵對意識，體現出企業對員工的尊重與關懷。

處方1：

與離職者面談的兩個階段

一、準備階段

面談準備的過程中應該先對員工的個人信息和工作檔案做一個初步的整理，即需要首先掌握被解聘員工所在部門經理的態度和要求、工作進展情況、業績考核情況、勞動合同狀況，以及有無附屬協議，如培訓協議、保密協議、競業禁止協議等，還有財務借款情況、辦公用品及設備、車輛領用情況、業務往來中的財物情況等等。這些信息一方面可以為解聘提供更為合法、合理的原因，另一方面也可以杜絕因解聘產生財物丟失、商業祕密泄漏企業卻無計可施的不良後果。

另外，也要注意面談的時間和空間的選擇。例如，可以選擇在能夠讓人精神放鬆的伴有舒緩音樂的空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。這樣不僅可以預防衝擊行為產生，也不會對其他在職員工造成影響。時間以20分鐘至40分鐘之間較為恰當。

二、進行階段

首先，前面提過，由於每個被解聘的員工個體不同、工作時間不同、崗位不同、解聘原因不同、解聘條件不同、心理承受能力不同……這諸多不同必然決定了即使進行面談也不能一同進行，而是要分別開展。

其次，技巧問題。辭退面談中，公司在信息掌握方面佔有主動地位，員工處於相對被動地位，想要就離職方案達成一致意見，辭退面談需要的技巧性就更強一些。員工關注的內容無非就是兩個：辭退的理由和辭退的補償。因此，在面談中要讓員工清楚明白地瞭解企業對這兩點的安排是什麼，不能含糊、閃爍。如果員工心生怨情的，也應讓員工有辯解和傾訴的機會，引導員工化解心中的不悦。當然，為了緩和氣氛，人力資源管理人員也可以在面談前先行營造輕鬆的氣氛，如：給員工倒水、詢問家庭狀況等等，以善意的動作卸去對方的防備，設法將自己的立場與被面談者站在同一陣線，多聽少説，適時地提供分析建議和意見。但也應注意不要把個人感情帶入面談中，更不要輕下承諾。

最後，面談結束，HR也應對面談結果進行梳理，對日後的工作總結經驗，提出改善計劃。

處方2：

應對員工辭職的離職面談

員工跳槽帶來的成本非常巨大，所以企業對於員工離職都會感到惱火。有的管理者認為離職就是忘恩負義，就是背叛，員工離職時常常都是以雙方不快而收場。但是，這又與“以人為本”的人文管理主義相左。因此，這個時候就需要將離職面談拿上日程，並作為人力資源管理人員的一項重要職責。

對跳槽員工進行面談的主要目的是為了瞭解員工辭職的原因和想法，究竟是為了個人發展、學習及家庭原因，還是對企業的管理模式、管理層的工作風格、團隊的氛圍、績效的評價狀況、當前職位工作內容等不滿?但無論如何，通過離職面談既可以撫慰、挽留價值員工，又能夠在交流中提醒跳槽員工違約責任、保密責任、知識產權等，用以防範員工對公司利益的損害，甚至可以從側面瞭解企業上到高層，下到具體的業務部門的管理情況。因此，在對跳槽員工進行面談時，除了也要設置較為輕鬆的面談環境以外，更應將重心放在對員工的人文關懷，讓員工説出平時不敢説的真心話，以及瞭解員工日後的職業發展計劃等方面。例如，讓員工填寫離職原因、離開公司後的打算、對公司管理的建議和看法、價值追求，以及傳達企業對員工的評價和職業發展規劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向則更能將人文關懷的舉措進行得更加徹底。

處方3：

應對合同到期終止職工的離職面談

按照法律規定，合同到期即可終止，可以由企業方提出，也可以由員工自由決定，因此，也就意味着對合同到期終止的員工進行的離職面談會出現類似於辭退員工的面談和對辭職員工面談兩種方式。人力資源管理人員既需要向員工傳達不再聘用、終止勞動關係的企業決定，又需要在面談中安撫員工情緒，緩和雙方劍拔弩張的氣氛。既需要了解員工不再續簽合同的原因和目的，又要根據企業的態度決定是挽留員工，還是採取平衡雙方利益的措施，預防員工的離職給企業造成商業祕密泄露、知識產權爭議的發生等等。

因此，在對合同到期終止員工進行面談時，可以根據提出終止意向主體的不同，選擇採取應對辭退員工面談的方式或者員工主動辭職情況下進行的面談方式。惟一不同的是，合同到期終止是不存在培訓費、服務期等違約責任的，因此，在面談中人力資源管理人員要注意並不能將這些情況作為約束、挽留不再續簽合同員工的條件。