請問項目會計該怎麼控制成本費用?

情況如下:
我們公司在X地方有一項目,該項目主要涉及的費用有:招待費,交通費,住宿費.年初項目組的成員和公司領導一起編寫了個費用估算表,對整個項目進行了細化明確的每個環節的'費用報銷額度.有時候在員工報銷時就會超出某一環節中定的標準我覺得很複雜(比如説X項目下A事項規定的交通費2000元,但員工填了3000元的報銷單,我一般都請示領導説,已經超出標準了,按他的意思調查原因最後還是報了,後來經常這樣我也不想彙報了,不彙報感覺工作有點失職,彙報呢感覺老闆有不是很重視,好像是我在找纏一樣.)想問問有經驗的朋友是怎麼控制的,感激不盡!