電腦財務文件整理技巧

財務不僅是國民經濟各部門、各單位在物質資料再生產過程中客觀存在的資金運動及資金運動過程中所體現的經濟關係，更主要的是財產和債務，即資產和負債等。小編特地為大家整理了電腦財務文件整理技巧，僅供參考!

Word

1. 裁剪圖片。根據形狀對圖片進行裁剪，如將圖片裁剪成心形或星形。方法是：選取圖片，然後單擊“圖片工具”選項卡的“大小”選項組中的“裁剪”按鈕。

2. 隱藏功能區。在Word 2007和2010中，同時按住Ctrl鍵和F1鍵即可隱藏功能區。再次同時按住Ctrl鍵和F1鍵，或者雙擊功能區中的任意一個選項卡，即可恢復顯示功能區。

3. 日期選取器。如果想為你的文檔添加一個日期選取器(可單擊的日曆)，可以採用如下的方法：在功能區中選擇“開發工具”選項卡，然後單擊“控件”選項組中的“日期選取器內容控件”圖標。如果功能區內沒有顯示“開發工具”選項卡，請選擇“文件”→“選項”→“自定義功能區”選項，然後在右側窗格中選中“開發工具”複選框。

4. 剪貼板歷史記錄。“剪貼板”會保存最近24項剪貼記錄。若要瀏覽(和粘貼)任何一項記錄，可以單擊功能區中的“開始”選項卡，然後單擊“剪貼板”選項組右下角的向下箭頭圖標即可。

5. 導航圖。在Word 2010中，如果想要查閲文檔結構或者切換到文檔的其他部分，可同時按住Ctrl鍵和F鍵(或者在“視圖”選項卡中選中“導航窗格”複選框)。在Word 2003或更早的版本中，可選擇“視圖”菜單中的“文檔結構圖”選項。

6. 設置分頁符和換行符。若要插入分頁符，可同時按住Ctrl鍵和Enter鍵；若要插入換行符，但又要繼續該段落，可同時按住Shift鍵和Enter鍵。

7. 拆分視圖。若想同時查閲同一Word文檔的兩個部分，可以拖動滾動欄頂端的拆分欄(或在“視圖”選項卡的“窗口”選項組內單擊“拆分”按鈕)，將拆分線定位在想要的位置即可。

8. 定位文檔開頭或結尾。若要跳轉至文檔的開頭(或結尾)，同時按住Ctrl鍵和Home鍵(或Ctrl鍵和End鍵)即可。

9. 在表格中插入製表符。若要在表格單元格中插入製表符，同時按住Ctrl鍵和Tab鍵即可。

10. 水平編號的項目符號。若要在表格中對列標題編號，可選擇第一行，然後在“開始”選項卡的“段落”選項組內單擊“編號”圖標。

11. 移動表格行。若要向上或向下移動表格行，可選中此行，然後同時按住Alt鍵、Shift鍵和↑鍵或↓鍵。

12. 製表位。若要添加製表位，可單擊選中段落中的任意位置，然後在標尺上單擊相應位置以設置製表位。若要更改插入的製表位類型，可以重複單擊位於標尺左側的製表符圖標，直至出現想要的製表位類型。若要刪除製表位，直接將其拖出標尺即可。注意：要顯示標尺，在“視圖”選項卡的“顯示”選項組中選中“標尺”複選框即可。

13. 快速找到最近編輯的位置。若要返回到最近一次執行編輯的位置，同時按住Shift鍵和F5鍵即可。

14. 同義詞庫。若要在同義詞庫中尋找同義詞，可選中此單詞，然後同時按住Shift鍵和F7鍵。

15.控制連續連字符。為了限制連續連字符的數量，可採用如下方法：在“頁面佈局”選項卡的“頁面設置”選項組內，單擊“斷字”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“斷字選項”選項，調整“連續斷字次數限為”微調框至合適的設置，單擊“確定”按鈕即可。

16. 快速添加實線。要創建實線，首先在空白行的最左邊位置輸入至少3個連字符，然後按Enter鍵。要創建較粗的線，可按住Shift鍵並輸入至少3個下劃線，然後按Enter鍵。

17. 複選框。若要在Word 2010內插入可單擊的複選框，可選擇“文件”→“選項”→“自定義功能區”選項，激活“開發工具”選項卡，在該選項卡的“控件”選項組內單擊“複選框內容控件”圖標，即可在文檔中添加一個可使用的複選框。

PowerPoint

注意：以下所有PowerPoint技巧應用於處於幻燈片放映模式的PowerPoint。

18. 幻燈片跳轉。可以跳轉到某張特定的幻燈片，方法是輸入幻燈片編號，然後按Enter鍵。

19. 顯示隱藏的幻燈片。按H鍵可以使演示文稿前進到下一張隱藏的幻燈片進行放映。

20. 返回第一張幻燈片。快速返回第一張幻燈片的方法如下：同時按住鼠標左右鍵，持續按住兩秒即可(或者按數字1鍵，然後按Enter鍵)。

21. 空白屏幕。顯示空白屏幕(或從空白屏幕返回到幻燈片放映)的方法是按B鍵或句點鍵。

22. 在幻燈片放映時標註。在顯示演示文稿時，同時按住Ctrl鍵和P鍵，可以將指針從箭頭變為鋼筆圖標以標註幻燈片放映，按Esc鍵可改回指針。按E鍵可擦除註釋。

23. 顯示幻燈片列表。在顯示演示文稿時，同時按住Ctrl鍵和S鍵可顯示帶有幻燈片標題的所有幻燈片列表，然後雙擊選擇某個幻燈片即可直接跳轉到該幻燈片。

24. 將幻燈片放映發佈為視頻。首先在“幻燈片放映”選項卡的“設置”選項組中選擇“錄製幻燈片演示”→“從頭開始錄製”選項，記錄帶有旁白的幻燈片放映。錄製結束後，在“文件”選項卡中選擇“保存併發送”→“創建視頻”選項。

Outlook

25. 同時打印多封電子郵件。若要同時打印多封電子郵件，可按住Ctrl鍵並選中需要打印的多封電子郵件，然後選擇“文件”→“打印”→“備忘錄”→“打印”選項。

26. 通過拖動文件創建Outlook任務。將文件從“資源管理器”窗口中拖出並放置在Outlook導航窗格的“任務”按鈕上，就會打開一個帶有附件的新任務。填入其他信息後，單擊“保存並關閉”按鈕。

27. 連接電子郵件線程。尋找相關電子郵件時，不需要打開消息，而是直接右擊它，然後在彈出菜單中選擇“查找相關項”→“此對話中的消息”命令。“高級查找”對話框將會打開，其中彙總了所有相關電子郵件。

28. 設置消息回覆提醒。右擊需要設置提醒的消息，選擇“後續標誌”→“添加提醒”命令。在打開的“自定義”對話框中，設置“截止日期”，並確保選中“提醒”複選框，然後單擊“確定”按鈕。

29. 消除多餘線程。若要消除多餘的電子郵件線程，在“開始”選項卡的“刪除”選項組內，單擊“清理”按鈕，然後選擇“清理對話”選項以消除當前消息中的`多餘線程；或者選擇“清理文件夾”選項以消除整個文件夾的多餘線程。注意：這個功能不能用於Microsoft Exchange，除非啟用“使用緩存Exchange模式”。否則，“清理”功能將不能使用。

30. 按照對話瀏覽電子郵件消息。在“視圖選項卡”的“對話”選項組內選擇“顯示為對話”複選框，然後單擊“所有文件夾”或“此文件夾”按鈕。注意：此功能只應用於電子郵件按接收日期排列的情況。否則，“對話”選項組將不能使用。

31. 快速測試剛編寫的消息中的超鏈接。按住Ctrl鍵並單擊超鏈接，在新瀏覽器窗口中打開該超鏈接以確認其是否正確運行。

Excel

32. 輸入當天日期。若要在Excel中輸入當天日期，同時按住Ctrl鍵和；(分號)鍵即可。

33. 選擇數據。若要選擇大範圍的連續數據單元格，可選擇該範圍內的任一單元格並同時按住Ctrl鍵和A鍵。

34. 快速定義名稱。選定一個表格範圍(使用技巧33中描述的Ctrl+A方法)，同時按住Ctrl鍵、Shift鍵和F3鍵，選擇合適的複選框以指示行標籤(列標籤)的位置，然後單擊“確定”按鈕即可。這個操作將快速地為每一行和每一列創建已定義的名稱(按F5鍵可查看結果)。

35. 自動求和的快捷方式。“自動求和”工具是快速的，但更快速的方法是選中某一列底部的單元格，然後同時按住Alt鍵和=鍵，這會像“自動求和”工具所做的那樣插入=Sum()函數。

36. 快速將公式的列轉換為值。選中包含公式的列，右擊並向右拖動整列，然後將其拖回原位，釋放鼠標按鍵，然後從彈出菜單中選擇“僅複製數值”命令即可。

37. 保留前導零。往Excel中粘貼數字時，若要保留前導零，則首先將單元格格式化為“文本”，然後使用右擊彈出菜單中的“選擇性粘貼”→“文本”選項粘貼該數據。

38. 下拉列表技巧。要在工作簿上創建下拉列表，可引用不同工作簿上的數據列表，選中該列表，然後通過“公式”選項卡對其命名，方法是選擇“定義名稱”選項，然後輸入一個名稱(例如employees)，並單擊“確定”按鈕。然後，在不同的工作簿上，通過“數據”選項卡創建一個下拉列表，方法是選擇“數據工具”選項組中的“數據有效性”選項，然後在打開的“數據有效性”對話框中的“允許”下拉列表框中選擇“列表”選項，並在“源”框中輸入“=”符號和定義的名稱(例如，輸入“=employees”)，最後單擊“確定”按鈕。

39. 自定義功能區。Excel 2010允許用户創建自定義功能區選項卡，方法如下。右擊任意功能區選項卡，從彈出菜單中選擇“自定義功能區”命令，然後單擊“新建選項卡”按鈕，使用“添加>>”按鈕從左邊窗格向右邊窗格中添加命令，最後單擊“確定”按鈕。

40. 快速創建圖表。若要快速創建圖表，可選中需要針對其創建圖表的數據單元格並按F11鍵。

計算機工作站

41. 人機工程。將顯示器放置在與眼睛水平的位置，這樣能讓你工作更長的時間，減少疲勞。將鍵盤放置在能夠讓你的雙臂平行於地面的位置(而不是放在在辦公桌的邊緣)可確保手腕和手的適當血液流動。

42. 照明。自然光、熒光燈和白熾燈照明的混合光有助於避免眼睛疲勞，同時會使你的工作更富有成效。

43. 電腦椅。將帶輪子的電腦椅放置在堅硬的地板或有地毯保護的地方，這樣可以在使用計算機時適當地移動電腦椅，同時可以從電腦椅上舒適地坐下和起身。

44. 符合人體工學的鍵盤。符合人體工學的鍵盤會適應手臂自然的弧度，從而有效降低對手腕的傷害。

網站和免費的材料

45. 分享較短的鏈接。在與別人分享鏈接時，儘量發送較短的URL(網頁地址)。可以在上將長URL免費轉換成短URL。

46. 查看附近的油價。Gas Buddy()公司通過網頁版和智能手機應用這兩種方式提供客户所在位置附近的油價列表(按從低到高的順序排列油價)，智能手機應用還能通過導航方式帶領客户到達目的地。

47. 查找電話號碼。White Pages()提供免費查詢住宅和商用電話、地址及進行反向查詢的服務，它通常是比對相同服務收費的許多網站更好的選擇。

48. 謝絕來電登記處。為了儘量減少騷擾電話，可訪問國家謝絕來電登記處()以添加你的電話號碼並報告騷擾電話。

49. 拓展思維。Ted網站()提供超過一千個來自世界各地的、有趣的、有見地的、令人深思的演講和思想。

50. 視頻電子郵件。在Eyejot網站()中可以錄製和發送免費的視頻電子郵件。

51. 視頻會議附加功能。Skype()不僅提供免費的計算機間視頻會議，它也提供更多升級選項，例如呼叫轉移、會議錄製、屏幕共享、計算機與手機間的通訊和最多50人同時參與的會議。

52. 調查。訪問可以創建併發送在受訪者提交時自動製作成表格的免費調查。單擊“Sign Up FREE”按鈕以建立一個免費的賬户，然後就可以根據指示創建併發送自定義的調查。

53. 加密電子郵件。要發送加密的電子郵件給沒有使用加密方法的某個人，可訪問網站，單擊“Sign up for free email”按鈕以建立一個賬户。登錄該賬户，起草電子郵件，添加附件，並設置安全問題和答案，然後單擊Send按鈕(或許還要打電話給收件人以確保他或她知道安全問題的答案以將郵件解密)。

54. 尋找更低價格。通過訪問可以對13000多個零售商的數百萬種商品進行價格對比，方法是在該網站中輸入一個搜索關鍵詞，然後利用左邊窗格中的選項縮小搜索範圍。

55. Open Office。可以在上免費獲得Open Office應用程序套件，該套件包括文本文檔、電子數據表、演示文稿、畫圖和數據庫應用程序。

56. 計算機實用工具。CPU-Z是一個能夠顯示電腦信息的免費實用工具，提供計算機機型、芯片組、內存詳情、BIOS品牌和版本等信息，以及有關計算機插槽的相關信息()。

57. 遠程訪問。LogMeln()提供免費的遠程訪問功能，使你可以在任意有網絡的地方遠程連接計算機。

58. 硬盤加密。Truecrypt提供免費硬盤(或USB閃存盤)加密服務以更加安全地保護計算機數據()。

59. 基於雲的硬盤。微軟提供免費的50G SkyDrive，用户可以在其中上傳並分享文件和照片。同時，用户會收到一個免費的電子賬户以及免費的試用版Excel 2010、Word 2010和PowerPoint 2010，只需要在上註冊一個免費的Windows Live賬户即可。Google()和iCloud()也提供相似的服務。

60. Microsoft Office。高校學生能分別以65美元和100美元的價格購買Windows 7Professional和Office 2010Professional。要求提供以結尾的有效電子郵件()。