怎樣婉轉地拒絕職場不合理請求
Office中總會遇到同事、主管或客户提出的不合理請求,儘管你的拒絕總是明智的,但沒有人喜歡被拒絕,所以你往往費力不討好。那麼,怎樣才能做到不傷對方自尊,又能婉言拒絕呢?
身處職場,你一定經常遇到這樣的問題:一位同事突然開口讓你幫他做一份難度很高的工作。
答應下來吧,可能要連續加幾個晚上的班才能完成,而且這也不符合公司的規定;拒絕吧,面子上實在抹不開,畢竟是多年的同事了。應該怎麼找一個既不會得罪同事、又能把這項工作順利推出去的理由呢?
有人會直接對同事説:“不要,就是不要!”這絕對不是最佳的選擇,可能會讓你和同事以後連朋友都沒得做;
有人會推託説:“我能力不夠,其實小A更適合”。那你有沒有想過當同事把你的這番話説給小A聽時,他會做何反應?
有人會不好意思地説:"我真的忙不過來。"理由不錯,可是隻能用一次,第二次再用時,你面對的一定是同事疑惑的眼光。
這些好像都不是最佳拒絕理由,那我們到底應該怎樣婉轉地拒絕Office中的不合理請求呢?
祕訣一:先傾聽,再説“不”
當你的同事向你提出要求時,他們心中通常也會有某些困擾或擔憂,擔心你會不會馬上拒絕,擔心你會不會給他臉色看。因此在你決定拒絕之前,首先要注意傾聽他的訴説--比較好的辦法是,請對方把處境與需要,講得更清楚一些,自己才知道如何幫他。接着向他表示你瞭解他的難處,若是你易地而處,也一定會如此。
傾聽能讓對方先有被尊重的感覺,在你婉轉表明自己拒絕的立場時,也比較能避免傷害他的感覺,或讓人覺得你在應付。如果你的拒絕是因為工作負荷過重,傾聽可以讓你清楚地界定對方的要求是不是你份內的工作,而且是否包含在自己目前重點工作範圍內。或許你仔細聽了他的意見後,會發現協助他有助於提升自己的工作能力與經驗。這時候在兼顧目前工作原則下,犧牲一點自己的休閒時間來協助對方,對自己的職業生涯絕對有幫助。
傾聽的另一個好處是,你雖然拒絕他,卻可以針對他的情況,建議如何取得適當的支援。若是能提出有效的建議或替代方案,對方一樣會感激你。甚至在你的指引下找到更適當的支援,反而事半功倍。
祕訣二:温和堅定地説“不”
當你仔細傾聽了同事的要求、並認為自己應該拒絕的時候,説“不”的態度必須是温和而堅定的。好比同樣是藥丸,外面裹上糖衣的藥,就比較讓人容易入口。同樣地,委婉表達拒絕,也比直接説"不"讓人容易接受。
例如,當對方的要求是不合公司或部門規定時,你就要委婉地表達自己的工作權限讓對方知道,並暗示他如果自己幫了這個忙,就超出了自己的工作範圍,違反了公司的有關規定。在自己工作已經排滿而愛莫能助的前提下,要讓他清楚自己工作的`先後順序,並暗示他如果幫他這個忙,會耽誤自己正在進行的工作,會對公司與自己產生較大的衝擊。
一般來説,同事聽你這麼説,一定會知難而退,再想其他辦法。
祕訣三:多一些關懷與彈性
拒絕時除了可以提出替代建議,隔一段時間還要主動關心對方情況。
有時候拒絕是一個漫長的過程,對方會不定時提出同樣的要求。若能化被動為主動地關懷對方,並讓對方瞭解自己的苦衷與立場,可以減少拒絕的尷尬與影響。當雙方的情況都改善了,就有可能滿足對方的要求。對於業務人員,例如保險業者面對顧客要求,自己卻無法配合時,這種主動的技巧更是重要。
拒絕的過程中,除了技巧,更需要發自內心的耐性與關懷。若只是敷衍了事,對方其實都看得到。這樣子有時更讓人覺得你不是個誠懇的人,對人際關係傷害更大。
總之,只要你是真心地説“不”,對方一定會體諒你的苦衷。
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