文祕的專業知識

文祕的專業知識1

文書工作是一項科學的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應具備一些基本素質。下面我們來看看文祕的專業知識有哪些。

基本素質：

(一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)

(二)熱愛本職，忠於職守，埋頭苦幹，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守祕密

1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠於職守，才能搞好文書工作。

2、埋頭苦幹和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態度和工作精神。

3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

(三)應有必備的專業基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識

文書工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、祕書學、信息學、行政管理學等。基礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。

二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是説，文書工作人員不能只瞭解和掌握文書工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

三是其他基本知識。主要是指與文書工作業務相關的某些基本知識。

(四)掌握熟練的業務技能，不斷提高綜合運用能力

文書工作的業務技能，主要有以下一些：

1、文字綜合處理能力

2、書寫能力

3、速記能力

4、印製能力

5、校對能力

6、運用現代化辦公設備的能力

祕書部分觀點

(一)祕書的知識結構

祕書的知識結構就是祕書工作所需要的知識，就是祕書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。

祕書工作的綜合性，要求祕書具有較寬廣的知識面;祕書工作的專業性，要求祕書具有較紮實的專業知識。

1、基礎知識層次

基礎知識層次是祕書知識結構的根底，是祕書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建祕書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要紮實，而且要寬廣。

(1)文化基礎知識

祕書具有的文化基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關幹部的共同要求，也是祕書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等;

(2)理論基礎知識

掌握基礎理論知識，是提高祕書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經濟學知識、黨的基本政策;

(3)法律基礎知識

法律基礎知識是祕書從事祕書工作的重要依據。祕書工作要規範化，首先要求祕書人員掌握基本的法律知識。

2、輔助知識層次

輔助知識層次指的是雖非祕書專業知識但又與祕書專業知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。

(1)傳統學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

(2)新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。

3、專業知識層次

專業知識層次是祕書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事祕書工作所需要的專門業務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成祕書職業特色、與祕書工作目標密切聯繫的部分。它由兩個部分組成：

(1)業務知識

主要指祕書業務知識，這是區別於其他專業的重要標誌。大體包括：普通祕書學;分支祕書學(如行政祕書學、企業祕書學、科技祕書學、涉外祕書學、基層祕書學、高級祕書學);祕書寫作學;祕書心理學;文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識;調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。

(2)行業知識

祕書必須掌握以下必要的行業知識：瞭解所屬行業知識的總體構成和知識門類;瞭解所屬部門工作的任務和特點;深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業的管理知識

注意：A、當今比較合理的祕書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態性;層次性。

B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

(二)祕書的能力結構

祕書能力是指祕書人員在實踐中完成祕書工作的本領，也就是説祕書能力只能通過祕書的一系列活動才能顯示和發展。

1、基礎能力

指祕書從事祕書活動所需要的能力，是從事祕書工作的基本條件。

(1)祕書的觀察力

一個人所獲得的信息有80%—90%是經過視覺而來的。祕書的觀察力應重點置於領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏鋭性。

(2)祕書的記憶力

良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

(3)祕書的思維力

思維力在祕書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在於：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

(4)祕書的想象力

想象力在祕書工作中尤其是創造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。祕書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。

2、專業能力

(1)閲讀能力

祕書閲讀能力的一般要求是：要準確、要快速。祕書閲讀能力的培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發展，最後要有科學的閲讀方法。

(2)寫作能力

即書面表達能力，這是祕書的基本功，是文字祕書的“看家本領”。祕書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。祕書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規範。

(3)説話能力

即口頭表達能力，祕書説話能力的一般要求是：要發音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高説話能力的途徑：首先要多説，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。

(4)辦事能力

祕書的基本職能就是辦事。祕書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善於相機行事，要善於接人待物。

3、特殊能力

指祕書從事一些專門祕書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成祕書能力結構個性差異的重要方面。

(1)協調能力

指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”;要掌握協調原則，使協調有根有據;要選擇協調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協調方法。

(2)調研能力

一般要求是：要有計劃;有科學的方法;有較強的洞察力;要善於與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。

(3)操作能力

主要包括打字、複印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

(三)祕書的心理素質

祕書的心理素質，指祕書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩定心理特點的總和，它影響着祕書的輔助行為、人際關係和自我修養。

1、祕書心理素質的構成

(1)祕書的興趣

即認識傾向，常説的愛好。祕書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性

(2)祕書的情感與情緒

情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。祕書情感的品質是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。祕書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發生強度、速度和持續時間分為三類：心境、激情、應激。

(3)祕書的意志

良好的意志是祕書工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動力。

良好的意志應該具備的特徵：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性)

(4)祕書的氣質

氣質是指人們比較穩定的心理活動動力特徵。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質(活潑型)的人、膽汁質(興奮型)的人、粘液質(安靜型)的人、抑鬱質(抑制型)的人。

注意：

上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，並不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的祕書安排工作可以有不同的考慮。

祕書進行氣質修養的途徑：自我控制、職業環境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。

(1)祕書的性格

祕書性格是祕書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態度上和行動的方式上。

祕書健全的性格主要包括：要堅強執著而不固執;要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利於搞好人際關係，有利於適應環境，有利於身心健康。

2、祕書的心理健康

(1)影響祕書心理健康的因素

負擔過重;輿論壓力;關係複雜。

(2)祕書心理健康的標準

一個心理健康的祕書應具有以下的主要標誌：智力正常;情緒成熟;行為協調;工作專注;關係和諧。

(3)祕書常見的心理障礙及消除

嫉妒：要正視自己的'差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，從病態的自卑或自尊中解脱。

焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現一個有意義的目標，

急躁：遇事冷靜，處變不驚。

厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟於事的。

自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。

文祕的專業知識2

一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼説，文字表達能

力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那麼，怎樣才能有效地提高文祕寫作的能力呢？具體説來，主要應注意以下幾點：

　　一、首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件最重要的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這裏所説的讀寫技能，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦説過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

　　二、其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人説：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅説過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就説明着應該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑑只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　三、最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。 作為文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作為稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。