辦公設備使用規範

每一個老闆都喜歡工作效績高的員工，同時也喜歡注意細節工作的員工；每一個員工能夠給公司帶來直接效績，但也能夠在長期工作中帶來無形的效績，那就是對公司辦公設備的愛護、對公司形象的重視、對公司員工的親切交往等。這些無形的效績也給公司帶來了很大的利潤。

在現在的辦公過程當中，電腦、傳真機、複印機、打印機等已經成為必須的辦公用品。在商務交往中，我們經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達給身在異地的交往對象手中。無論是給對方發傳真、發郵件、利用即時聊天軟

件進行溝通，還是對電腦、傳真機、複印機的利用，我們都需要掌握一定的禮儀規範。

1、注意傳真首頁

傳真首頁上包括的主要內容應該有有：傳送者和接受者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數等。另外，需傳真的每頁紙上應該有頁碼標註，這樣方便閲讀，而且如果某一頁內容不清楚的話，也方便準確的補發。

2、傳真信件

傳真的信件內容一定要規範，如必要的稱呼、問候語、簽字、敬語、致謝詞等均不可缺少。特別是信尾的簽字尤其要注意，因為簽字代表了這封信是發信者本人知道並且同意才發出的，若簽字被忽略，那麼任何人都可以輕易冒名發信件了。

3、傳真的紙張規範

最規範的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。最好不要用其它顏色的紙，否則既不規範又會浪費傳真機掃描的時間，而且發過去的傳真紙可能是黑色或深色的，會影響傳真的效果。

4、公章的使用

若傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰。這樣才能保證傳真過去的效果。

5、注意字號

傳真的材料，應該比普通打印的文件字體大一點，以保證傳真過去的文字清晰、方便閲。

6、傳真確認

發送傳真之前，可以先向對方通報一下，以免發錯；若傳真頁數較多，要特別告訴對方，以讓對方考慮是否發傳真或其它方式；發送傳真之後，要再次和對方確認一下：發傳真的頁數、內容是否清楚等。同理，若收到傳真後，對方沒有打電話來確認，就要儘快通知對方，以讓對方放心。

使用傳真機注意事項：使用的先後問題。當你有一份很長的穿着需要發出去時，而輪候在你之後的同事只需傳真一兩頁時，應讓他先用；在公司裏最好不要發私人傳真；如果遇到傳真紙用完時，應及時更換新傳真紙。同時也要注意，不要造成紙張的浪費；如果遇到傳真機出現故障，應及時找出原因，先處理好再離開，如果不懂修理，就請別人幫忙，不要把問題留給下一個同事；給對方發送傳真時，要注意語言的使用。多説禮貌用語且不要生硬，最好不要説：“給我新號，我要發傳真。”當對方不能準確地説出要發送傳真的部門和個人時，就説公司沒有這個人，然後掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的後果儀式會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想與公司進行商務交往的客户，而失去合作的機會。使用完畢後，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己及公司帶來不便。收發郵件的禮儀規範

我們在收發郵件時，要做到合理、準確、規範，這樣才能顯示出商務場合下的素養。一般來説，收發郵件的禮儀規範主要有以下幾個方面的內容：

保證在24小時內回覆郵件，哪怕只是簡單的一句話；每封郵件都應該有題目；不要發送垃圾郵件或者附加任何特殊鏈接；不要在羣發郵件中透露他人的郵件地址，應該使用隱藏地址的抄送方式；正確使用大小寫字母，用大寫字母寫郵件在網絡文化中代表着你在朝對方大喊；發送手機短信和電子郵件時須署名；電子郵件裏還應寫入其它聯繫方式；最好不要發送容量過大的附件內容，並不是所有人都擁有一個超大電子郵箱；如果擔心語氣不對而引起誤會，可多用“謝謝”、“請”等字眼，根據對象來選擇開頭語和祝福語，既不過於客套，又要注意禮節；主動終止發郵件的來往，可以在文末附註“全部辦妥”、“無需回覆”、“僅供參考”等字樣。電腦使用禮儀規範開始使用計算機時，先開顯示器等外設，後開主機。關閉計算機時，則相反，先關閉主機，然後再關閉外設關閉計算機後，請務必關閉電源插座再離開。一個好的電源接線板是很重要的，請使用帶保險功能，大功率規格的接線板※確保使用的插座有良好接地。如果您的電腦是在國外購買並運輸到中國使用，請千萬記得檢查並確認電壓選擇開關已調至230V以防止電源燒燬。使用電腦時請不要吃零食，不要將飲料等放在鍵盤/鼠標旁，防止碎物或者液體落入鍵盤等其它設備導致損壞。為了保持良好的'散熱，主機/顯示器與牆壁之間的距離不得低於10釐米。使用時的環境温度需要在10-35度之間，否則會出現電腦無法開機的情況。插拔各類數據線時請對應顏色，並保持垂直的方向來插拔。長時間不使用電腦時，請對主機和顯示器進行遮蓋以達到防塵效果。使用QQ、MSN的禮儀規範

一般來説，我們在使用QQ、MSN等即時聊天軟件時，需要注意的禮儀規範主要有以下幾點：

如果我們很忙，就不要在線，或者設置一個busy或隱身狀態；最好不要打擾忙碌的人。如果對方時busy狀態，不要和他閒聊，若有重要的事，最好一句話説完。不要以一個“Hi”開始對話；儘量回覆別人的消息。如果我們確實無法照應，那就告訴對方並設置busy狀態；儘量不要在QQ上設置自動回覆；網址的時候附上標題或簡介；不要發連鎖消息。含有詛咒性質、欺詐性質、謠言性質、無腦性質的連鎖信息；保持安全意識。防止聊天軟件中毒自動發消息干擾他人；不要刨根問底。對於聊天軟件上的網友，户籍民警方式的詢問往往不招人喜歡；保持聊天記錄。同一個問題反覆多次問別人會讓人感到尷尬。複印機使用規範

複印機也是日常辦公中使用最為普遍的辦公設備之一，使用複印機應該注意一下幾點：

在公司最好不要複印個人的資料。在使用的過程中，如果和其他的同事碰在一起，可以是先到先複印或者是趕時間的先複印，出於禮貌的説法，可以讓同事先用。如果正在複印應該禮貌的請後來的同事等一回。複印完東西以後，記得關閉機器。如果用完了紙，記得添加上。如果在複印的時候遇到問題，或者弄壞複印機，一定找同事或者相關的人來幫忙，切忌自己不説走開。