辦公複印機的使用方法及使用常識

複印機是一種自動化辦公設備，它可以提高公文形成的速度，節省大量的等待時間，給辦公工作帶來極大的方便。那麼辦公複印機的使用方法及使用常識有哪些?以下是本站小編為您整理相關內容，歡迎參考閲讀!希望對您有所幫助!

辦公複印機的使用方法及使用常識

一、複印機的操作程序

1、預熱

按下電源開關，開始預熱，面板上應有指示燈顯示，並出現等待信號。當預熱時間達到，機器即可開始複印，這時會出現可以複印信號或以音頻信號告知。

2、檢查原稿

拿到需要複印的原稿後，應大致翻閲一下，需要注意以下幾個方面：原稿的紙張尺寸、質地、顏色，原稿上的字跡色調，原稿裝訂方式、原稿張數以及有無圖片等需要改變曝光量的原稿。這些因素都與複印過程有關，必須做到心中有數。對原稿上不清晰的字跡、線條應在複印前描寫清楚，以免複印後返工。可以拆開的原稿應拆開，以免複印時不平整出現陰影。

3、檢查機器顯示

機器預熱完畢後，應看一下操作面板上的各項顯示是否正常。主要包括以下幾項：可以複印信號顯示、紙盒位置顯示、複印數量顯示為“l”、複印濃度調節顯示、紙張尺寸顯示，一切顯示正常才可進行復印。

4、放置原稿

根據稿台玻璃刻度板的指示及當前使用紙盒的尺寸和橫堅方向放好原稿。需要注意的是，複印有順序的原稿時，應從最後一頁開始，這樣複印出來的複印品順序就是正確的，否則，還需重顛倒一遍。

5、設定複印份數

按下數字鍵設定複印份數。若設定有誤可按“C”鍵，然後重新設定。

6、設定複印倍率

一般複印機的放大僅有一檔，按下放大鍵即可，縮小倍率多以A3-A4，B4-B5或百分比等表示，瞭解了複印紙尺寸，即可很容易地選定縮小倍率。如果無需放大、縮小，可不按任何鍵。

7、選擇複印紙尺寸

根據原稿尺寸，放大或縮小倍率按下紙盒選取健。如機內裝有所需尺寸紙盒，即可在面板上顯示出來;如無顯示，則需更換紙盒。

8、調節複印濃度

根據原稿紙張、字跡的色調深淺，適當調節複印濃度。原稿紙張顏色較深的，如報紙，應將複印濃度調淺些，字跡淺條細、不十分清晰的，如複印品原稿是鉛筆原稿等，則應將濃度調深些。複印圖片時一般應將濃度調談。

二、複印過程常見問題的處理

按下複印開始鍵，機器便開始運轉，數秒鐘後紙張進入機內，經過充電、曝光、顯影、轉印、定影等工序即可複印出複印品。

複印過程中常會遇到一些問題，如：卡紙、墨粉不足，廢粉過多等，心須及時處理，否則就不能繼續複印。複印過程中卡紙是不可避免的，但如果經常卡紙，説明機器有故障，需要進行維修。這裏只談談偶爾卡紙的排除。

卡紙後，面板上的卡紙信號亮，這時需打開機門或左(定影器)右(進紙部)側板，取出卡住的紙張。一些高檔機可顯示出卡紙張數，以“Pl、P2”等表示，“Po”表示主機內沒有卡紙.而是分頁器中卡了紙。取出卡紙後，應檢查紙張是否完整，不完整時應找到夾在機器內的碎紙。分頁器內卡紙時，需將分頁器移離主機，壓下分頁器進紙口，取出卡紙。

1、紙張用完

紙張用完時面板上會出現紙盒空的信號，裝入複印紙。可繼續複印。

2、墨粉不足

墨粉不足信號燈亮，表明機內墨粉已快用完，將會影響複印質量，應及時補充，有些機型出現此信號機器停止運轉，有些機型仍可繼續複印。加人墨粉前應將墨粉瓶或筒搖動幾次，使結塊的墨粉碎成粉末。

3、廢粉過多

從感光鼓上清除下來的廢墨粉收集在一隻廢粉瓶內，裝滿後會在面板上顯示出信號，有些機器與墨粉不足使用同?個信號，這就更應當注意檢查，當廢粉裝滿時要及時倒掉。有些機型要求廢粉不能重複使用，特別是單?成分顯影機器，否則會影響顯影質量。

三、複印機特殊功能的利用

1、自動送稿器的使用

使用自動送稿器可以提高複印效率，避免每次放稿都要掀起稿台蓋板的麻煩。使用時首先按下自動送稿按鍵，指示燈點亮，在供稿台放上原稿。自動送稿器會一頁一頁地放上原稿。原稿放好後，機器即自動開始複印。

自動送稿器的另一個功能是使機器預熱後自動開始複印。方法是在預熱過程中，設定好各項目，如紙盒選擇，濃度調節、放大或縮小等，然後在供稿台上按上述要求放上原稿，機器預熱完馬上自動開始複印。

應當注意，捲曲、折皺、摺疊的原稿，帶書釘、曲別針，膠帶或漿糊未乾的原稿，背面發黑的原稿，粘在一起或裝訂的原稿和過簿的原稿不能自動送入。

但是，利用一些特殊複印技巧，仍可自動送人較薄的或不十分平整的原稿。方法是在將易卡注的原稿一頁?頁送入時，打開左側原稿迴轉盒，進行半自動送稿複印，即用右手送人原稿，用左手接任印過的原稿，這樣，原稿幾乎不會卡住。

原稿卡住時也要掀開回轉蓋，輕輕拉出，一般從與玻璃接觸一側取出更容易。如果難以取出，可拆下夾住原稿的壓板，取出原稿。原稿取出後，若卡稿信號燈仍亮，一般是供稿台上已放上原稿，將此頁原稿向外拉一些，信號即可消除。被卡住過的原稿之後的一頁原稿，由於卡紙信號的出現未能複印，需取出重新放在供稿台上，再行復印。

利用半自動送稿器複印雙面原稿而不套印雙面複印時，需先印每頁原稿頁碼數字大的一面，待此頁原稿從機內徘到稿台上時，再將其放在送稿台上，複印另一面。例如：先印第1頁，然後再印第3頁。這時不能使用全自動送稿功能

2、自動分頁器的使用

利用自動分頁器進行分頁時，必須從原稿的最後一頁開始複印。分頁器一般為15格，可將複印品分成15份，複印品超過15份時，需先複印15份，再繼續複印餘下的份數。

使用自動分頁器時，紙盒內裝的紙張應凸面朝上，這樣不致在複印品進入分頁格時出現錯插現象，(即後印出的一頁插入先複印的幾員之間，搞亂了順序)。每層分頁格約能容納30頁複印品，超過時即易發生卡紙。因此，複印品過多時應在複印過程中取出，分別放好，待全部複印完，再將兩部分疊放在一起進行裝訂。

在自動送稿器與分頁器同時使用時，應注意防止原稿偏斜造成複印品缺陷，以致殘品被夾進複印品之中，難於發現。因此，應在複印過程中隨時留意分頁器中最上層的複印品，只要此頁完好，則以下多層的複印品應是好的。

自動(半自動)送稿器與自動分頁器同時使用時，如遇到原稿大小參差不齊的情況，而複印份數又在分頁份數以上時，可先印分頁器分頁份數的餘份，如需複印20份，而分頁器僅可分15份，這時應先印5份。複印這5份時，可對大小不一的原稿進行放大或縮小，統一到一種尺寸的複印紙上。取其中1份作為第二次複印餘下15份的原稿。這時可使用自動(半自動)送稿器，而且只需進行原稿複印就行了。而第一次複印的原稿尺寸不同且有放大、縮小的麻煩，故不能使用送稿器快速複印。

在對色調不一的多頁原稿進行多份複印時，亦可先複印餘份統一色調，然後再以複印品為原稿進行多份複印，這樣可避免反覆調節顯影濃度的麻煩。

使用自動分頁器還需注意選用光潔度好，尺寸合適的複印紙，並應在複印前將紙盒中的紙張充分抖開、磕齊。否則，一旦因靜電吸引雙張紙粘在一起，就會出現複印品缺陷或卡紙現象，使分頁出現錯誤。

3、大容量供紙箱的選用

一些高速複印機可選用容量為1500一2000張紙的供紙箱。這種紙箱附加在機器右側，從下供紙盒處進紙。供紙箱需單設電源。使用前需將選擇器旋鈕設定好，以滿足不同紙張尺寸的要求，接通電源開關，指示燈點亮，無紙時指示燈閃爍。

當需要變更復印紙尺寸時，可向右拉出紙箱，打開紙箱蓋和上蓋鬆開塑料旋紐，提起隔板，將選擇器旋鈕調到所選紙張尺寸的號碼位置，最後關好紙箱蓋，將紙箱推接到主機上。如果加紙後指示燈仍閃爍不止，則説明覆印紙未放好或紙箱未關嚴，此時不能進行復印。

4、自動複印功能的利用

有些複印機在供稿盤上放好原稿後，機器即可在預熱完畢後自動開始複印，還有些機器的自動供紙板亦有此功能，預熱時將一張複印紙放在供紙板上，預熱後即可自動複印，也有的機器在操作而板上設置一個“Standby”按鍵和指示燈，開機預熱時按下此鍵，指示燈亮，在紙盒內有紙的情況下，預熱完畢機器即自動運轉，如設定好複印數量，亦可。

5、插入複印和停止鍵的使用

在絕大多數複印機上都設有此二鍵，但能夠正確運用的`用户並不多。插人複印鍵又叫暫停鍵，它是用來中斷正在複印的多份文件，臨時加進一個更為急用的文件的。複印過程中按下此鍵，機器立即停止複印，複印數量顯示變為“l”，重新設定一個複印數值即可複印急用的文件，複印完後機器又回到原來中斷時的顯示狀態，可繼續進行原來的多份複印。如果按錯插入複印鍵，要恢復中斷前的複印數量按下停止鍵即可。

停止鍵主要是多扮複印時到了所需份數或發現原稿放置不正等意外現象時使用的.按下此鍵後機器停止運轉，複印份數回到“1”，再複印時需重設。有些小型機將停止鍵和複印份數清除鍵設為一個鍵，其功能相同。

四、複印工作技巧

複印是一項技術性較強的工作，技術熟練不但可以提高工作效率，而且可以節省紙張，減少浪費，保證機器的正常運轉。這裏向大家介紹一些應當掌握的複印技巧。

1、合適的曝光量

複印過程中會遇到各種色調深淺不?的原稿，有些原稿上還夾雜着深淺不一的字跡，如鉛印件上的圓珠筆、鉛筆批示等，遇到這種情況應當以較淺的字跡為條件，減小曝光量，使其顯出，具體方法是加大顯影濃度，將濃度調節向加深的一端;對於照片、圖片等反差小、色調深的原標則應減小顯影濃度，將濃度調節向變淡的一側。如果複印品質量仍難以令人滿意，則可加大曝光量，做法是將曝光窄縫板(有的設在充電電極上，有的是單獨裝在感光鼓附近)抽出，把光縫調寬大些，或是調高曝光電壓即可使圖象變淡。

2、雙面複印

有些高檔複印機只有自動複印雙面的功能，而絕大多數機器要複印雙面仍需將複印品重新裝入紙盒，再印第二面。雙面複印技巧的用途很多，如廣告、磁帶等的説明書、名片、表格以及頁數過多，需要減小厚度的文件。這樣做不僅節省一半紙張，而且減小丁文件所佔空間，又容易裝訂。在套印雙面之前.應使複印紙間充分進入空氣，防止出現雙張現象。先印單數頁碼，再根據所使用機器的類型，將複印品裝入紙盒，複印雙數頁碼的一面。有的機器應將第?次複印品上下兩端們置不變地調過來，文字面朝下，裝入紙盒，再複印第二面;有的則原封不動裝入紙盒即可。前者是直線進紙的機型，後者是曲線進紙，進紙口與出紙口在機器同側的機型。另有一點要注意的是，採用光導纖維矩防透鏡的機器，原稿正放、複印品也是正的，而採用鏡頭的機器，原稿正放.複印品卻是反的，即上下顛倒。特別是在複印小張雙面複印時(不是複印紙尺寸)，採用鏡頭的機器較難操作，最好在複印第一面時使原稿位於複印級尺寸中間，印第二面時也放中間即可。但這樣做兩面可能出現誤差。另種方法是印第一面原稿時放稿台上部右端，印第二面時放上部左端，而複印紙上下端不動，只是位其字跡朝下放入紙意。套印多頁雙面文件時可能出現雙面文件現象，使頁碼套錯，需時常留意查看第二面的頁碼是否正確，不正確時應停機，看一下紙盒中剩的待套印的複印品，繼續印完，然後補印錯的幾頁。

3、遮擋方法的應用

複印工作經常遇到原稿有污跡、需要複印原稿局部、去原稿陰影等情況，需利用遮擋技巧來去掉不需要的痕跡。最簡便的辦法是用一張白紙遮住這些部分，然後放在稿台上複印，即可去掉。複印書籍等厚原稿時，常會在複印品上留下一條陰影，也可以用遮擋來消除之。方法是在待印一頁之下墊一張白紙，即可消除書籍邊緣陰影。如果還要去掉兩頁之間的陰影，可在暫不印的一頁上覆蓋一張白紙，並使之邊緣達到恃印一頁字跡邊緣郎分，即可奏效。

4、反向複印品的製作

在設計、製圖工作中，有時需要按某一圖案繪製出完全相同的反方向圖象，如果利用複印機來做，是比較方便的。做法是;取一張複印紙和一張比圖案大些的拷貝紙(透明薄紙)，在薄紙邊緣部分塗上膠水，並與複印紙粘合，待乾燥後即可進行復印。複印時拷貝紙需朝上，印完後將其撕下，將所需反面圖案的?面(即複印時的背面)朝下放在稿台玻璃上，再進行復印，即可得到完全相同的反向圖案。拷貝紙亦可用繪圖的硫酸紙或透明的聚酯薄膜代替。

5、教學投影片的製作

利用複印機可以將任何文字、圖表複印在透明的聚酯薄膜上，用來進行教學投影。具體做法是將原稿放好，調節好顯影濃度，利用手工供紙盤送入聚酯薄膜。如果薄膜容易卡住可在其下面襯一張複印紙，先進入機器的一端用透明膠紙粘住。已轉印而圖象正常被卡在機內的薄膜可打開機門送它到達定影器人口，然後旋轉定影輥排紙鈕，使之通過定影器而定影排出。轉印不良墨粉圖象被擦損的薄膜，可取出用濕布擦淨墨粉，晾乾後仍可使用。此外，還可利用複印機製做名片、檢索卡片等，操作方法與上述的雙面複印差不多，不再縲述。在掌握了複印機性能和不損壞機器的前提下，還可在其它材料(如布)上覆印出文字圖象。

6、加深濃度避免污髒的方法

兩面有圖象的原稿，要想在複印時圖象清晰，而又不致透出背面的圖象而使複印品污髒，最簡便的方法就是在要複印的原稿背面墊?張黑色紙。沒有黑紙時，可以打開復印機稿台蓋板，複印一張，印出的就是均勻的黑色紙，即可用來墊底。這一方法在製作各種圖紙時經常用到，原因是圖紙上的線條要濃度大，而空白部分又必須潔淨。

五、操作中需注意的問題

複印機是一種消耗性設備，隨着機器工作時間的延長，各部件都會出現一定程度的磨損、老化、失效，因此要求操作人員能對機器的原理、性能和結構有個大致的瞭解，特別是學會如何排除經常發生的一些小故障，不然是無法勝任這一工作的。這裏着重指出的一點是，在複印過程中當出現某種故障時，絕不可草率從事，弄清原因後才可進行處置。最常見的是卡紙故障有的機器需打開機門(斷掉電源)排除卡紙，並按下復位按鈕，關好機門，才能繼續複印;有些大型機，排除卡紙後尚需預熱一、二分鐘。通常，機器只要有搓紙動作，而由於某種原因，紙張並未被搓出紙盒、進入紙路，由於時序控制器的時間撿測，紙張不到位或沒有通過紙路上的幾個檢測傳感器，則被認為卡紙而出現卡紙信號機器便停止運轉。這時也需打開機門(斷電)，並重覆上述動作。如果反覆出現這種現象，使用者難免急躁不少人更是摔摔打打，關機門等動作手法很重，致使機器出現新的故障，如機門損壞、機門微動開關接觸不良、震壞其它易損零件，使機器工作不穩定，等等。因此，在機器不好用的情況下，應當仔細檢查出故障的原因，及時更換已磨損的零部件，或請維修人員進行檢修，以保證機器的正常運轉。