文書檔案歸檔整理培訓課件

文書檔案歸檔整理培訓課件

一、什麼是文件材料的歸檔整理

是指立檔單位在其職能活動中形成並辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

二、歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用。

三、文件材料歸檔整理的具體操作方法

（一）收集

收集工作即是將本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。

要求：材料齊全完整、內容真實準確

（二）確定“件”

歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進行文件級整理。確定“件”是歸檔文件整理工作的關鍵之一。“件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴也不可太鬆。一般以每份文件為一件。

具體情況作如下規定：

1、文件正本與定稿為一件；

2、計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不歸檔，但發文稿紙必須歸檔，且與正文合為一件；

3、正文與附件為一件。附件一般是指正文後註明的附件，它是正文內容的一部份。

4、原件與複製件為一件；

5、轉發文與被轉發文為一件；

6、會議記錄一本為一件；如黨委會議記錄、行政會議記錄等；

7、成套的會議材料分別為件；

8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；

9、正文與文件處理單（辦文單）為一件；

10、來文與覆文（指請示與批覆、報告與批示、函與覆函）為一件；

11、報表、名冊、圖冊、成冊的編研材料、刊物等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；

12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。如先進審批表、工資審批表、統計年報等；

13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特徵劃分成若干件；

（三）件的裝訂

件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便於保管和利用。

在裝訂前，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予複製或進行字跡加固處理。文件的修整、複製要在保持原貌的前提下進行。

1、件的修整：

（1）對破損文件進行修裱；

（2）對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；

（3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對於裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。

（4）對於過大的文件進行摺疊時應注意儘量減少摺疊次數。

（5）小於16開的紙張應用A4紙貼襯。

2、裝訂：

我區一般採用不鏽鋼釘在文件的左側裝訂。較厚的仍用三孔一線進行裝訂。文件整理時必須左側和下邊齊；不鏽鋼釘不宜釘得過多，一般為上下兩個。（不鏽鋼釘應採用檔案行政管理部門監製的。）

3、件內的排序：

（1）正本在前，定稿在後；

（2）正文在前，附件在後；

（3）原件在前，複製件在後；

（4）轉發文前，被轉發文在後；

（5）計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發文稿紙在後；

（6）文件處理單（辦文單）歸檔的應放在最前面。

（四）件的分類

分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。是將歸檔文件按來源、時間、內容等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的`過程。

1、按年度分類：

（1）一般文件歸入文件簽發年度。如計劃、總結和獎懲材料等內容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發年度。

（2）跨年度辦結的文件歸入辦結年度。如處理案件、同一問題的來文和覆文等；

（3）跨年度的會議或活動材料統一放在閉幕年度歸檔

（4）幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發年度。

2、按保管期限分類：

文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。

（五）“件”的排列

排列是將每份歸檔文件先後排列有序化的過程。即在同一保期限內按事由結合時間對歸檔文件進行排列。

事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較為緊密的工作過程。一般一份文件就是一個事由。

“年度—保管期限”分類方法對歸檔文件進行排列就是在同一保管期限內一般按具體事由結合文件形成的時間順序進行排列。

（六）編制歸檔號

歸檔號是將歸檔文件排列順序加以固定的一組標識符號。在每份歸檔文件上的體現就是加蓋歸檔章。

全 宗 號

年 度

室編件號

機構或問題

保管期限

館編件號

1、蓋章要求：

（1）歸檔章一般採用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端的空白處。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；

（2）歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；

（3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。

2、歸檔章具體欄目的填寫：

（1）全宗號：是檔案館給各個進館單位編制的代號。

（2）年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯數字標註公元紀年，如“2008”，不必加“年”。

（3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。

（4）件號：填寫歸檔文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號。在檔案室只要求大家編制室編件號，館編件號暫空不填。同一年度同一機構（問題）同一保管期限從“1”開始編。實行文檔一體化管理模式時，件號系統會自動給定。

（5）機構或問題欄：採用年度－保管期限分類的單位此欄不必填寫。採用年度－機構（問題）－保管期限分類的單位此欄必須填寫，只能寫中文，不能寫代號。