銷售員標準作業手冊範本

銷售員標準作業手冊

□辦理客户業務前的準備工作

營業助理複查上次該客户當面所交代或離穗後來電或來函所應辦工作是否已完成,如未完成應速辦妥。

(一)營業助理對客户所寄來擬在仿製的原樣品,如需準備報價、樣品、印盒、紙套、標紙、標頭、陳列箱、説明書等資料,應即準備齊全,如有問題不能解決,應即向主管經理請示如何處理。

(二)營業助理須將客户所欲購的項目,應準備最新報價,以滿足客户再訂購的需要。

(三)營業助理應客户所需,代訂飯店房間，並於前一天應再與飯店聯絡,不可有誤。

(四)營業助理須通知裝押助理,最遲於客户來前一日辦妥OOL。

(五)如需採購部有關科長配合準備工作者,營業助理應協調妥善對大客户來應預到公司日期。

□客户接待工作

(一)如需到機場迎接,營業部助理應向總務科安排接機事宜,並應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯絡班機確定到達時間。必須提前5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。

(二)如客户需赴工廠察看,營業助理應事先與工廠聯絡,安排行程。

(三)如客户需要遊覽名勝古蹟,營業助理應事先安排觀光行程。

□客户來訪接待

(一)赴機場或飯店接客户前,營業助理應將有關資料、檔案、樣品等置於業務洽談室。

(二)如客户需要飲料、食品等,營業助理應通知樣品室準備。

(三)如需採購部有關科長備詢時,營業助理應事先通知待命。

□客户接洽業務

(一)營業部經理及助理陪客户挑選樣品。

(二)經客户挑選的有興趣產品,營業助理應即記錄詳細資料及產品編號、規格、包裝明細、材數,最近工廠價格。如有必要,得與有關科長協調報價。如客户是以C&F或CIF條件採購者,應即計算所擬報單位數量的運費,如該產品客户以前曾購買者,則應記錄前次廠價與賣價。

(三)與客户洽談中,對報價及客户所特有要求的規格、形態、大小、尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、品質、訂購數量等，營業助理均應詳細列入記錄,必要時畫上該產品草圖。

(四)如客户當日未能決定採購者,須待次日繼續洽談時,營業助理應將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留於業務治談室架子內。以免下次洽談時重複挑選(保留期限不得超過一星期)。

(五)如客户不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業助理應囑咐樣品室歸還原處。

(六)客户如有任何詢問應即查核答覆,如不能即時答覆,亦應向客户説明原因並告以何時答覆。

(七)與客户洽談中,對客户所交代的工作應於下次洽談前完成。

□整理報價單

(一)應客户需要,將洽談中感興趣的產品,營業助理與採購部有關科長協調整理報價單,經主管理經理核閲後打出交給客户。

(二)客户訂購產品,營業助理應於客户離公司的當日或限期內將報價單單項總價及全部總價底稿整理妥當,呈主管經理閲後,按報價單所規定份數增加二份。如是C&F或CIF時,報價單上的材數不予打出。

(三)營業助理,應即核對報價單是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改確實無誤,然後抽出一份報價單請示經理後,開國內訂單,連同國內訂單裝運聯一併交裝押助理。

(四)所有寄國外信件,報價單若其他一切文件須由營業助理核對,並在寄出份上經理簽名處旁簽名和簽註日期,送交主管經理髮出,但報關文件由營業助理於結並前自行核對單價數量，必須在當日內完成。

□開國內訂單

營業助理應時常查核自存的報價單,並儘速請主管經理會同有關採購科長髮出國內訂單,並在存檔報價單及資料卡或PRICELIST上註明承製工廠、廠價、國內訂單號碼及日期。

(一)訂單上嘜頭可採用下列方式:

1.刻章。

2.打字。

3.由營業助理書寫清楚。

(二)如國內訂單上數量、價格、包裝、規格、嘜頭有變更時,即發出“訂單更改通知”,並與原國內訂單留底聯裝訂一起。

(三)如是將國內訂單改開另一工廠,則應於國內訂單留底聯、驗貨聯、裝運聯上註明,“本訂單是原訂單鬃號重開,原訂單作廢”並於存檔報價單聯及資料卡或PRICELIST上更改國內訂單號碼、日期、承製廠名稱價格,但在工廠聯及籤回聯上絕對不可註明該訂單是重開,並即將裝運聯直接交裝運押助理。

(四)原國內訂單如是改開別家工廠時,須用特別編號,舉例如下:

KR-1021(此為改開訂單號碼)

K-1021(此為原訂單號碼)

(五)需動退的貨,外箱上要打記號,應於訂單上特別註明,告知工廠。

(六)如是紡織品的訂單,亦應於訂單上註明需辦GUOTA才可出口。

(七)印製樣品請款時,務必附上樣本站可付款。

(八)訂單一個ITEM在￥5000以上,科長在時一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急於需寄出的訂單由營業部自行決定。此訂單進否要由科長簽字才寄出,但如未經科長簽字的訂單,採購科長應協助出貨,而催貨則由營業部負責。

(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責任由營業助理負責,但裝押助理協助催貨。

□開妥國內訂單

(一)國內訂單開妥後,須校對與報價單上所列的包裝、數量是否相符。

(二)開妥國內訂單送主管經理核閲簽名後:

1.留底聯存查。

2.工廠聯及籤回聯及驗貨聯交管制中心。

3.裝運聯連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。

4.籤回聯逾10天工廠未自動籤回時,由管制中心過濾,如該訂單單項金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關副(助)理或外務員負責籤回(如金額未超過以上金額者不必硬性籤回),如超過美金5000元者,務必由各有關科長籤回。

5.管制中心收到籤回聯時,核對單價、數量後,如籤回聯上有更改部分,應由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理後轉交各有關人員更改樣品室價格。

(三)營業助理收到出貨樣品時,須詳查出貨樣品的品質規格是否符合客户要求,如符合則呈閲主管經理後將出貨樣品自行保管,否則即刻請示旅客經理如何處理,驗貨平面由主管經理核閲後收回再保留。

1.北部地區助理取回出貨樣品,仍交由管制中心銷案後,自行保管。

2.送其他倉庫的出貨樣品亦需取回,但貴重及體積太大的`,助理可自行決定是否取回。

(四)工廠收到訂單要求承辦助理改價,須由經理決定不可自作主張。

□索取樣品

(一)客户未訂購,但要求樣品的項目應請示主管經理會同採購部有關科長向何家工廠索取樣品,並填妥樣品索取函,以三聯交收發中心以一承留底。

(二)客户已訂購者,應按報價單國內訂單上規定數量向有關工廠索取樣品。

(三)索取樣品如急迫時,以電話與有關工廠及外務員聯絡。

(四)重要樣品如在限期內仍未收到迴音時,應即填寫“重要樣品逾期追問單”,交有關採購科長採取緊急措施。

(五)對外務人員交辦的事項,應隨時督促如期完成,如有任何困難時請示主管經理處理。

(六)收到工廠樣品後應即詳細檢查是否完好無缺,如有規格不符或損壞應速通知工廠重寄,並囑咐注意改善及小心包裝。

(七)向工廠索取樣品時,要註明該工廠產品的編號,如無工廠編號,須附上草圖或相片。

(八)向工廠索取樣品時,請勿寫客户及地區名稱。

(九)外借樣品申請單上一律附上2"×3"相片留底。

(十)內借(暫借)樣品應於資料中心登記。

(十一)凡一個ITEM拍成一張的相片均以2"×3"為主。

附件:

索取樣品職責的劃分:

1.舊樣品一律由營業部直接向工廠或外務員索取，若無法取得,請科長提供資料,由助理繼續索取,到完成為止。

2.新樣品一律要科長負責索取,所謂新樣品包括:

(1)客户送來的樣品(圖片)。

(2)舊樣品但有部分更改者。

①外務員編制隸屬採購部,但其工作直接對營業部負責。

②有訂單的新樣品由科長負責索取樣品到底。

③無訂單的新樣品索取期限已屆,科長無法完成,應呈所屬經理,説明理由。

□寄樣品給客户

在收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標籤與ITEMNO.品名:

(一)如以海郵或空郵寄出者,應打收件人地址、姓名、電話、標籤及SAMPLEINVOICE五聯,在第四聯上簽名及註明日期交包景裹組寄出,將第三聯隨同樣品裝入箱內。第一聯寄客户,第二聯交收發歸檔,第五聯自存。

1.如樣品數量過多或價值過高,而交涉仍需付樣品費者,應於SAMPLEINVOICE上註明SAMPLECHARGE並去函向客户索取樣品費及郵費。

2.每3個月依自存的第五聯SAMPLEINVOICE清理客户未寄來樣品費郵費或其他費用,打DEBITNOTE用會計科長名義向客户索取。

3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內。

4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應特別注意事先辦理。

(二)如以航空貨運方式寄出者,應在SAMPLEINVOICE六聯單價打上虛價(不實的價格)，第一聯於樣品寄出後隨函寄給客户,第五聯由航空貨運公司簽名後交祕書室收發人，第六聯自存。收到航空貨運公司提單應核對航空運費、客户地址及班機是否正確,如航空貨運公司計算佣金時核對,其餘交祕書室存檔,如航空運費為本公司支付者,須客户確實收到貨品時才可籤付運費。

(三)所有寄出國外的樣品須由經理過目,再行寄出。

□客户來電來函來樣品

(一)收到客户來電來函,應立即請示經理如何處理。

(二)收到客户寄來擬仿製的樣品或寄來的目錄相片,其開發報價等,應即請示主管經理。若有居交訂單者,請公司予以獎勵。

(三)主管經理外出時,營業助理應在自己能力範圍內所能管的事先行管理,主管經理返公司後,再呈報處理經過如繫緊急事項,應設法與主管經理取得聯絡,以便迅速處理。

□須經確認樣品、印刷品

(一)如國內訂單上載有樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭經國外客户確認通過後,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關外務員,留底一份交裝押簽收,並在原國內訂單裝運聯上登記後再交回營業助理留存。如以電話通知工廠,應補寄通知以便安排出貨。