電子信息技術與企業檔案管理

一、企業信息集成系統下的檔案工作

現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用於企業生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助製造(CAM)和輔助數控編程(CAPP)，計算機參與企業管理系統的製作文件、統計和數據處理，進而發展到把集合3C的產品數據管理系統(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(MIS)和製造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的企業信息集成系統。

置身於企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了巨大變化。

首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理後，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工製作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力並且有意義得多。

其次是企業檔案的分類變化。舊有的企業關於文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規範。

此外，在企業檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業檔案工作者以參加科研產品鑑定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收做為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯後了。“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑑定、保存、編目或者提供利用”。這就是説企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者再也無法坐等檔案的最後形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本企業的《電子文件管理辦法》，提請企業信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑑定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上註明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平台，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和櫃架為裝具，更多的經過檔案人員鑑定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。

為企業活動提供利用檔案信息亦發生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對企業檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業信息集成系統中及時掌握企業的產品信息及開發過程。一切以企業生產建設為中心，找準檔案工作為企業服務的切入點。做到把正確的'信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者;檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

二、電子商務活動中的檔案工作

何為“電子商務”呢?電子商務即通過電子手段完成整個商品貿易活動的過程。也就是通過網絡來實現從原材料的查詢、採購、產品的展示、定購，到出品儲運以及電子支付等一系列貿易活動。電子商務強調的是在網絡計算機環境下，把買家、賣家、廠商和合作夥伴在因特網(Intemet)、企業肉部網、和企業外部網結合起來的應用。電子商務的核心內容是信息的互相溝通和交流。

伴隨着企業電子商務時代的到來，企業檔案管理也伴隨着企業信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。企業檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的企業內部網而擴展到地區、國內及至國際範圍內的整個網絡。在這一新的網絡環境下，檔案人員除了繼續做好企業檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業需求，擴大服務內容。一方面配合現代企業的營銷手段，檔案人員應同企業領導及專業人員一道，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己。吸引客户和佔領市場;另一方面從網上獲取有效信息為企業領導經營決策、為企業生產建設發展提供服務，主動的、全過程地提供產、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業檔案信息管理體系。這的確給企業檔案工作者提出又一次挑戰。