信息技術如何加強醫院電子檔案管理論文

摘要：隨着信息化技術的快速發展，信息技術在各行各業都得到了廣泛的應用，其對於提升工作質量以及效率具有十分重要的作用。近年來，隨着人們對醫療需求的不斷增加，醫院的電子檔案數量不斷增多，這也增加了電子檔案管理工作的難度。目前，在醫院的檔案中，電子檔案是重要的組成部分，如何提升對醫院電子檔案的管理質量及管理效率成為了目前需重要點關注的一項問題。本文就對應用信息技術在加強醫院電子檔案管理工作中的有關方面問題展開探討。

關鍵詞：信息技術；醫院電子檔案管理；應用策略

引言

在信息化技術不斷髮展進步的背景之下，信息技術為我們的工作、生活帶來了極大的便利，可以説，信息技術已經深入到了方方面面，在提升工作質量及效率，使社會更加快速發展方面具有不可替代的作用。目前，醫院檔案中包含大量的電子檔案，加強對醫院電子檔案的管理具有重要意義。在醫院電子檔案管理中應用信息技術將會極大減輕檔案管理工作人員的工作負擔，同時也使工作質量得到有效提升[1,2]。而在應用信息技術提升工作效率的同時，可形成多種格式、多種類型的電子文件，其中有利用價值的電子文件被歸檔為電子檔案。信息技術應用於醫院電子檔案管理中的效果直接決定了檔案管理工作的質量、效率，同時也關係到提升醫院現代化管理水平的進程[3]。為此，本文對在醫院電子檔案管理中應用信息技術的價值、問題以及應用策略進行探討，闡述如下：

1信息技術在醫院電子檔案管理工作中的重要價值

1.1促進醫院電子檔案管理工作水平的提升

對於具有參考價值以及可作為憑證、依據的醫院電子文件，信息技術的應用可以實現其形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑑定、統計、編研等一系列管理工作，對於保證工作的連續性、準確性、完整性具有重要作用[4]。而在電子信息技術之下，文字、數據、圖形、音頻、視頻等各種形式的電子檔案都能根據相應的管理方法去進行管理，從而促使醫院電子檔案整體管理工作水平的提升。

1.2提升醫院電子檔案管理工作的靈活性以及時效性

信息技術能夠使電子檔案的修正、更改工作變得更加靈活，並可通過U盤等形式實現轉借、移交等，不但提升了電子檔案管理工作的靈活性，同時對於實現資源共享也具有重要意義[5,6]。而檔案管理人員也可以根據需要對電子檔案進行整合，提升工作的時效性。

1.3促進醫院信息化建設的完善

信息化技術目前在醫院工作中得到普及，隨着醫療需求的增多，需要管理的電子檔案也大量增加。這就需要不斷加強醫院檔案管理信息化平台的建設和完善，這樣不但能夠使電子檔案管理工作質量和工作效率得到大幅提升，同時對於促進整個醫院管理工作效率的提升都具有重要意義。

2存在問題

2.1批量處理可能造成電子文檔丟失、遺漏

醫院電子檔案數量龐大，在進行檔案處理的時候多是採用批量處理的形式，如果工作人員在工作中有所疏忽，難免會發生電子檔案丟失、被遺漏等不良問題。

2.2外界非正常因素的影響造成電子文檔的損壞、丟失

醫院電子文檔結構形式多樣，需要通過信息技術將其按照不同的形式、格式、類型等進行轉化歸檔，而在此過程中，可能受到外界非正常因素的影響導致文檔被損壞或是丟失的情況發生[7,8]。

2.3信息安全問題

計算機所具有的開放性既是優點，同時也是缺點，若計算機受到病毒侵害，醫院網站受到惡意攻擊等，會對醫院電子檔案的安全造成極大威脅。

2.4檔案管理人員信息管理技能不強

檔案管理工作人員的專業水平直接決定了工作質量，然而從目前醫院電子檔案管理現狀來看，很多醫院檔案管理人員不具備相應的信息技術知識，這也直接限制了醫院電子檔案信息化管理的工作質量以及工作效率的提升。

3討論

要想使信息技術在檔案管理工作中的作用得到最大限度的發揮，主要需要重視以下幾方面：

3.1重視建立和完善電子檔案管理體系

3.1.1從現代化管理理論和管理實踐中借鑑經驗和方法，制定一套科學、合理、可行的醫院電子檔案信息化管理理論，並在不斷的實踐中進行總結、改進、完善，從而形成適合於本醫院實情的電子檔案管理體系。3.1.2明確各工作環節、工作人員的責任、權限、義務，責任到人，並加強監督，促使相關工作人員不斷規範自己的行為，嚴格按照工作制度、流程進行電子檔案管理工作。3.1.3建立行之有效的獎懲制度，對各項工作制定合理的量化指標，通過對工作人員的工作量、工作表現、工作成果等進行量化評定，從而根據工作表現進行相應的獎懲，使工作人員的工作主動性和積極性得到提升。

3.2重視電子檔案信息數據庫的建設

電子檔案信息數據庫的建設是提升電子檔案管理效率，使電子檔案管理工作不斷完善的重要舉措，主要應從以下幾方面做起：3.2.1重視對電子文件的收集以及登記：對於醫院電子文件，相關工作：人員應當定期或不定期進行收集整理，同時將每一份收集到的'電子文件登記在《電子文件登記表》中，該表與電子文件一同管理保存。為防止電子文件的丟失或損壞，還應當定期或不定期做好備份工作。3.2.2重視對電子文件的歸檔工作：對於具有保存價值、參考價值、憑證、依據等重要作用的電子文件，應當及時進行歸檔，形成電子檔案。為了最大限度保障電子檔案的安全，應當合理控制電子文檔防磁櫃的温濕度，同時歸檔應當一式三份，一套進行封存保管，一套供查閲使用，另外一套應當異地保存，如此才能更好地避免因存儲過程中造成電子文件損壞而造成損失。若電子文件具有永久保存價值，應當留存相應的紙質文件進行保存，對於加密文件，則需要在解密之後再進行拷貝，以保證信息安全。3.2.3重視醫院電子檔案管理的網絡化建設：在醫院檔案管理網絡系統中不斷豐富信息，滿足使用者的信息需求，同時加強網絡安全建設，將網絡管理系統設置成自動備份模式，從而更好地保障電子檔案的信息安全。

3.3重視檔案管理隊伍專業化建設

首先，科室應當加強對檔案管理人員的專業培訓，包括電子檔案管理相關知識、信息技術相關知識、網絡安全知識等，並不斷提升工作人員的計算機操作水平，從而使檔案管理人員能夠跟上時代形勢，更好地勝任工作。另外，可營造良性競爭氛圍，採用能者上、庸者下的人員管理策略，並通過相應的獎懲制度，督促工作人員通過主動學習，不斷充實自己，完善知識結構，不斷提升自身的職業素養和專業水平，以滿足醫院電子檔案管理的發展需要。

參考文獻

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