處理積壓電子郵件的工作小竅門

快速轉變。無論你使用什麼系統（例如，最重要最簡單回覆郵件優先），你都可以自由的進行轉換。"處理積壓郵件最糟糕的方式莫過於按照時間順序一封接一封的處理了——這種方法太過分散，這通常需要你多次的掃描郵件，而你將不可避免的感到厭惡和不知所措，並讓你錯過重要郵件。而且，這種方式需要的時間太長了，"《從內到外的時間管理》的作者朱莉。摩根斯坦（JulieMorgenstern）説。她建議選擇有意義的積極的類別，例如"發送產品信息"或"會議日程"，或者根據發信人（客户或老闆）來區分郵件。

創建過濾或做標記。根據你使用的'電子郵件系統，你可以過濾出直接發給你或者只發給你的信息（而不是隻是抄送給你的郵件），或者標記出來自特定發信人的信息。"這些過濾器可以幫助讓某些特定的郵件在你的收件箱中凸顯出來。"時間管理顧問佩吉。鄧肯（PeggyDuncan）説，她是《利用良好習慣、規範以及Outlook2007來征服積壓的電子郵件》的作者。"分離這些重要的信息能夠幫助你找出需要優先回復的郵件。"這樣的話，你就可以留出時間仔細檢查特定的文件夾，而不用來回滾動鼠標滑輪。例如，你可以整個小時都專注在處理你老闆的郵件，然後用另外的整塊時間來處理來自客户的郵件。

搜尋垃圾郵件。這些天來，至少有幾個（或者幾十個）他們不需要的郵件列表吧？無論是新聞通訊，購物廣告或其他類型的垃圾郵件，你可以快速的合併它們以提高效率。"你可以完全刪除它們，或者把它們轉移到某個設置的文件夾中，在你的收件夾完全整理後再處理它們，"效率專家安德魯。詹森（AndrewJensen）説。

保持住你的動力。要記住，你的目標就是要讓你的收件箱在你的掌控之下，而不是處理你收到的每一條消息。追求完美會放慢你的速度，甚至可能讓你在中途就放棄。"我們的目標並不是完成所有已分配給你的任務——而是處理你的收件箱並消除積壓，這樣你才能給回去工作，"效率顧問克萊。赫伯特（ClayHebert）説。

讓人們瞭解延遲的原因。這不一定能讓你緩慢的郵件回覆變的更快，但是這能確保讓他們更好的接受。"當你給標記過的客户和同事的郵件回覆時，要因延遲而向他們道歉，"詹森説。距離來説，"要讓他們知道你受到了颶風的影響，但你正在努力的恢復正常工作。這能夠讓那些精力旺盛並缺乏耐心的人給你一些喘息的時間，並給你更多的理解。"