會計證考試 初級電算化基礎知識：編制會計報表(1)

一、概述

(一)UFO報表的功能概述

1.文件管理功能。UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數據文件還能夠被轉換成不同的文件格式。

2.格式設計功能。通過此功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫表格線、調整行高列寬、設置字體和顏色、設置顯示比例等。

3.公式設計功能。UFO提供了絕對單元公式和相對單元公式，以及種類豐富的函數，可以方便的定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數據，生成財務報表。

4.數據處理功能。可以固定格式管理大量數據不同的表頁，並在每張表頁之間建立有機的聯繫。

5.圖表功能。UFO可以很方便地對數據進行圖形組織和分析，製作多種分析圖形，並能編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色、打印輸出等。

(二)UFO報表的相關概念

1.格式狀態和數據狀態

(1)格式狀態。在報表格式設計狀態下進行有關格式設計的操作，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。在格式狀態下所看到的只是報表的格式，報表的數據全部隱藏。在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。

(2)數據狀態。在報表的數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、製作圖形、彙總、合併報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式，用户看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。

報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。

2.單元。單元是組成報表的最小單位，UFO的單元類型有以下三種：

(1)數值單元。用於存放報表的數據，在數據狀態下輸入。

(2)字符單元。字符單元也是報表的'數據，也應在數據狀態下輸入。

(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據空表所需的所有文字、符號或數字。

3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)。

4.區域。區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。

5.表頁。一個UFO報表最多可以容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的合格式，但其中的數據不同。

6.關鍵字。關鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁，用於在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個自定義關鍵字。關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。

7.函數。UFO報表中，取數是通過函數實現的。

(1)自總賬取數的公式可以稱之為賬務函數。賬務函數的基本格式為：

函數名(“科目編碼”，“會計日期”，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])

帳務取數函數主要有：期初額函數、期末額函數、發生額函數、累計發生額函數、條件發生額函數、對方科目發生額函數、淨額函數、匯率函數。

期初額函數：QC(　) sQC(　)wQC(　)

期末額函數：QM(　) sQM(　)wQM(　)

發生額函數：FS(　) sFS(　)wFS(　)

累計發生額函數：LFS(　) sLFS(　)wLFS(　)

條件發生額函數：TFS(　)sTFS(　)wTFS(　)

對方科目發生額函數：DFS(　)sDFS(　)wDFS(　)

淨額函數：JE(　)sJE(　)wJE(　)

匯率函數：HL(　)

(2)自本表本表頁取數的函數。主要有：數據合計函數、平均值函數、最大值函數、最小值函數。

(3)自本表其他表頁取數的函數。對於取自本表其他表頁的數據可以利用某個關鍵字，作為表頁定位的依據或者直接以頁標號作為定位依據，指定取某張表頁的數據。可以使用SELECT( )函數從本表其他表頁取數。

(4)自其他報表取數的函數。對於取自其他報表的數據可以用“報表[]”- >單元的格式指定要取數的某炸果報表的單元。

【例題5-32】單選題： 用友報表系統中，當建立一個新表時，所有的單元均為( )型。

A.數值 B.表樣 C.字符 D.空類型

正確答案：A

解析：數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型均為數值型。

【例題5-33】單選題：用友報表系統中，公式QC(“101”年)的含義是( )。

A. 取101科目的年初餘額 B. 取101科目的年末餘額

C. 取101賬套的年初餘額 D. 取101賬套的年末餘額

正確答案：A

解析：賬務函數的基本格式為：函數名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])，QC( )函數表示取某科目的期初餘額。