崗位職責的構建方法探析

職位説明書作為工作分析的成果，它是對組織中崗位的基本信息、設置目的、工作職責與權限、績效標準、溝通關係、工作環境條件、任職資格等內容給予定義説明的書面性文件。崗位職責作為職位説明書不可或缺的核心內容，其構建的好壞，表述規範與否，不僅會直接影響職位説明書的編寫質量，而且會嚴重影響其在整個人力資源管理活動中的應用。

本文正是基於此點，試圖對崗位職責的構建方法做出分析。

一、崗位職責的含義

在職位説明書中，崗位職責又可稱為“工作職責詳述”、“主要(或關鍵、重大)職責”等，是關於“該職位主要做什麼”的描述。所謂工作職責，主要指該職位通過一系列什麼樣的活動來實現組織的目標，並取得什麼樣的工作成果。一般來講，主要職責應回答以下問題：

為達到工作的目的，工作主要在哪些領域中開展?

工作持有人所承擔的主要職責以及工作所要求的最終結果是什麼?

需要提示的是，職位説明書中描述的是該職位的關鍵職責，沒必要詳盡和羅列所有的大小職責、任務或活動。一般來説，關鍵職責意指：

設立該職位需履行的職責

崗位長期及經常性的工作，而不是短期或臨時性工作

該職責佔用大量時間

二、崗位職責的構建方法

崗位職責的界定並非是簡單地來自對職位任職者現行工作活動的歸納和概括，而是對基於組織戰略的職位目的進行的界定。根據工作職責梳理的實踐經驗，我們將工作職責構建的工作方法歸結為兩種：下行法和上行法。

(一)下行法

下行法是一種基於組織戰略，並以流程為依託進行工作職責分解的系統方法。具體來説，就是通過戰略分解得到職責的具體內容，然後通過流程分析來界定在這些職責中，該職位應該扮演什麼樣的角色，應該擁有什麼樣的權限。

利用下行法構建工作職責的具體步驟為：

第一步、確定職位目的

根據組織的戰略目標和部門的職能定位，確定職位目的。職位(設置)目的，説明設立該職位的總體目標，即要精練地陳述出本崗位為什麼存在，它對組織的特殊(或者是獨一無二)貢獻是什麼。讀者應當能夠通過閲讀職位目的而辨析此工作與其他工作目標的不同。

職位目的一般編寫的格式為：工作依據+工作內容(職位的核心職責)+工作成果。舉例來説，某公司計劃財務部經理的職位總體目的可表述為：在國家相關政策和公司工作計劃的指導下，組織制定公司財務政策計劃和方案，帶領部門員工，對各部門提供包括成本、銷售、預算、税收等全面財務服務，實施財務職能對公司業務經營的有效支持作用。

第二步、分解關鍵成果領域

通過對職位目的的分解得到該職位的關鍵成果領域。所謂關鍵成果領域，是指一個職位需要在哪幾個方面取得成果，來實現職位的目的。我們利用魚骨圖作為工具對上例進行職位目的的分解，得到計劃財務部經理的關鍵成果領域。

第三步、確定職責目標

確定職責目標，即確定該職位在該關鍵成果領域中必須取得的成果。因為職責的描述是要説明工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結果，因此，從成果導向出發，應該明確關鍵成果領域要達成的目標，並確保每項目標不能偏離職位的整體目標。例如，計劃財務部經理的八項關鍵成果領域要達到目標如下。

第四步、確定工作職責

如上所述，我們通過確定職責目標表達了該職位職責的最終結果，那麼本步驟就是要在此基礎上來確定任職者到底要進行什麼樣的活動，承擔什麼樣的職責，才能達成這些目標。

因為每一項職責都是業務流程落實到職位的一項或幾項活動(任務)，所以該職位在每項職責中承擔的責任應根據流程而確定，也就是説，確定應負的職責項就是確定該職位在流程中所扮演的角色。

在確定責任時，職位責任點應根據信息的流入流出確定。信息傳至該職位，表示流程責任轉移至該職位;經此職位加工後，信息傳出，表示責任傳至流程中的下一個職位。該原理體現了“基於流程”、“明確責任”的特點。

以某公司的招聘工作為例，員工招聘的工作流程可以分為四個環節：(1)招聘計劃的制定、審核與審批;(2)招聘費用的預算、審核與審批;(3)招聘工作的實施。其中一般人員的招聘，人力資源部與主管部門負責人蔘加;關鍵員工的招聘，高層管理人員、人力資源部和(主管部門負責人)參加;　　　　　　　　　　(4)招聘工作的反饋與檢查

在招聘計劃過程中：人力資源部招聘專員制定招聘計劃，然後上報人力資源部經理審核，這樣招聘專員制定招聘計劃的職責就算完成;計劃的審核職責歸屬人力資源部經理，如果審核沒問題，就報人力資源總監批准;下面審批計劃的責任就轉移到人力資源總監的職責上來。審批完成後，進入招聘流程的'下一個環節。

可以看出，基於流程的職責分析，明確界定了每項職責中職位應該扮演什麼樣的角色，以及擁有什麼樣的權限。要想明晰地表達出職位在各項職責中扮演的角色及權限，在職責描述是就要準確規範地使用動詞，就像上例中的“制定”、“審核”和“審批”等。

第五步、進行職責描述

前面講到了，職責描述是要説明工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結果，因此，通過以上兩個步驟明確了職責目標和主要職責後，我們就可以將兩部分結合起來，對職責進行描述了，即：職責描述=做什麼+工作結果。

(二)上行法

上行法與下行法在分析思路上正好相反，它是一種自下而上的“歸納法”(見圖4)。具體説，就是從工作要素出發，通過對基礎性的工作活動進行邏輯上的歸類，形成工作任務，並進一步根據工作任務的歸類，得到職責描述。雖然上行法較下行法來説不是一種特別系統的分解方法，但在實際工作中更為實用、更具操作性。

利用上行法撰寫職責的步驟是：

第一步、羅列和歸併基礎性的工作活動(工作要素)，並據此明確列舉出必須執行的任務;

第二步、指出每項工作任務的目的或目標;

第三步、分析工作任務並歸併相關任務;

第四步、簡要描述各部分的主要職責;

第五步、把各項職責對照職位的工作目的，完善職責描述。

以公司董事會執行祕書的某項職責的撰寫為例，表中羅列的工作要素項目構成了“打印董事會會議記錄”這項工作任務，而把表中所列的各項工作任務歸併就形成了該項職責。