年度會議組織要點與代表座次

年會是企業激勵員工、展示業績、聯繫客户的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕鬆的旅行，帶給員工和客户美好的體驗。下面，按照年會的七個環節（確定活動立項/制定預算/選定會務代理/確定方案/確認實施細節/結算/總結），就年會的組織要點，綜述如下，供大家參考：
年會的組織有五個要素是我們必須首先確定的：預算、人數、參會人員組成、會議主要議題、會議時間，這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策。項目立項不是我們在這裏的討論範疇，但如果您是新人，接手行政工作後可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預算環節，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會後的旅遊預算。
選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法。第一，可以節省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前台折扣價、商務公司價格、會議團價、旅遊團價五個檔次。這就是為什麼有的網友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業外人士所不知道的。第二，可以節省時間、簡化操作流程。專業的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務代理公司經驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。第三，更好地協調酒店關係，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協調工作的系統工程。會務代理公司的.操作經驗以及和會務酒店良的好合作關係是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規定，在下午14:00以後客人方可入住，特別是在旅遊旺季（對上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的會務活動人數眾多（比如用房數在100間以上）,而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店後無法入住的情況,這時候就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門（前台、禮賓部、客房部等）進行協調,以解決入住問題.又或者在會場搭建時的提前進場時間,需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協調,如果沒有會務公司的協作,組織者會增加很大的難度.
在確定方案環節,首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞台及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會後旅遊這七項是在這一環節最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節了。首先，要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：
1、邀請的貴賓及確認其成行；
2、舞台設計、場地搭建、燈光音響佈置的完成；
3、文書工作、會議資料的準備；
4、房間分配表；
5、用餐（餐標、菜單、主桌、台卡）；
6、交通安排；