應付會計的日常工作目標

a)在付款到期前,整理好所有付款所需的單證

b)登記入賬

c)在規定的付款期限內,完成的內部付款審批流程(預付款, 貨到即付,貨到後一定期限付款與信用證等等)

d)根據賬齡制定出資金需求計劃

二.應付會計如何做好日常的工作:

a)關於付款到期前的單證整理

l 付款需要確認的是付出款項的真實性. 付款是以真實的經濟業務為基礎的,所以付出款項的真實性是第一重要的因素.這包括,付款人信息的真實,交易發生的真實兩個部分.對於這種真實性的證明通常需要的單證是,內部的採購定單(PO),符合採購定單的送貨單(DO)和發票(Invoice):

a)預付款:

i.需要檢查合同(一些企業也可能是對方的報價單(offer或者 preform invoice加上本方的PO),在預付款情況下,付款不併代表經濟業務已經完成.此時,因為對方還沒有送貨,也有可能對方還沒有開具正式的增值税專用發票(國內貿易).應付會計應有專門登記這部分預付款的明細進行追蹤,如果發現款項已經支付,在合理的時間內,仍然沒有收到對方的送貨單和增值税專用發票就必須啟動相關的補救程序,包括通知採購人員(Buyer),賣方(Supplier)及相關的主管或經理(Supervisor or Manager).

b)TT付款:

付款的前提是貨物已經驗收入庫,相關的憑證入庫單和增值税專用發票已經蒐集完成.(對於外幣的付款,增值税專用發票應換成相應的`invoice,並且再配有關單)

ii. 外幣付款時的特殊狀況及處理舉例:做為應付會計應該充份利用對方給予的商業付款期限,儘量延時付款.(也就是説,在不影響本方的情況,應以免在款項尚未到期時被提前支付),在實務中有一個案例:某境外供應商與本公司的交往過程中一直採用預付款的方式,由於雙方合作良好,供應商願意先給予公司TT at 15 days 的付款期.這樣,就由預付款轉變為TT付款. 但是貨到後15天,應付會計根本無法取得相應的關單,至使供應商又要將TT at 15 days 換回原來的 TT in advance. 從這則應付會計失敗的案例中,我們應該注意到,商業信用的取得是業務人員與會計人員作為一個團隊共同努力從而得到供應商的信任.但是因為不幸的單據傳遞過程,又將這一得之不易的結果付之東流.對於,新的供應商與公司之間缺少合作的基礎,需要繼續合作的過程中,應優先在資金緊缺的情況下給予滿足.對於尚未形成信任關係的供應商之間應儘量表現出合作的姿態.正確的做法,應該是在TT到期時,果斷的啟動預付款的付款程序.在將來將付款期限延長至合理期限後,才可以按正常的TT付款流程

c)信用證付款

i.在很多公司中並不是專門由應付人員來開立信用證,對方交單後,應付人員應儘快收集到相關的單據,據以登記賬簿,在信用證到期時,此筆款項也會被付出(除非單證出現了不符點被拒付)

l 無論採用何種付款方法(先付款,還是後付款),應付會計的職責是應追蹤到經濟業務的全過程,並不是以付款為結束標誌的.應付會計在記錄和計量的時候,應該控制的單據包括,採購定單,送貨單,增值税發票(國內貿易)或者invoice和關單(境外貿易),以及其他的內部相關授權審批資料.以此,證明經濟業務的真實性

b)登記入賬

l登記入賬也就是確認應付.這有兩種含義:

a)單證齊全,應做為應付款

b) 單證不齊.在這種情況下,必須要認真對待不齊的原因.應付會計是有責任在付款到期日之前蒐集全單證的.如果是人為原因,應該提醒有關當事人及告之相關後果,提醒無效的應向管理層(Mamagement)報告;如果是客觀原因,在時間上無法蒐集全單證的,應事先與供應商溝通,或者採取相關的補救措施.前文中述及的後付改預付也是其中的一種.

l登記入賬的要素:

a)做為財務的管理者,我認為登記入賬至少要包括以下幾個要素:

i.客户代碼(系統中的編號)

ii.客户名稱

iii.發票號碼

iv.發票日期

v.金額

vi.賬齡起算日期

vii.賬齡

viii.到期日

ix.定單號碼

x.送貨單號碼

xi.關單號碼

xii.關單記載金額

xiii.備註(如果有異常情況的説明)

c)完成內部付款審批流程

l 企業處在經濟活動的資金鍊條中,企業的資金會被原材料,生產以及客户大量的擠佔,除非是現金流非常寬裕的企業,很多的企業都很難做到款項到期後100%的被支付.在企業管理中有兩類,一種是集權制管理,即付與不付均由企業的最高管理層來決策,由最高管理層來提示何時啟動付款審批;另一種是由應付會計依據賬齡來啟動應付款的審批,一般於到期前一至兩週送交給管理層授權付款,前種情況適用於規模較小的企業,隨着企業業務量的增加,管理層全面的控制付款審批就會變得十分困難,此時需要採用後一種辦法.

l值得注意的是,付款審批流程完成後,並非一定要付款.也就是説內部的付款單據,在完成了審批後,並不直接交給銀行,應該根據現有的資金狀況做出一個合理的安排.

d)資金的需要計劃.

l 對於資金需要計劃也是一個關鍵的環節.根據企業的應付賬齡,再加上與供應商在核對賬目過程中反饋的信息制定的一個資金需求的計劃.應付會計應該提供一段時期內的資金需求量,這個資金需要量在企業中並非總是能夠得到滿足.相關的崗位應反饋給一定時期內可供使用的資金量.付款控制人(有的企業為應付會計,有的企業為出納,也有的企業是財務主管或者其他崗位人員來控制)資金供給量按照供應商的輕重緩急來分配資金的使用.