Office辦公文祕使用技巧

辦公自動化已經成為現在文祕最普遍的工作之一，而office2003則是大家使用最為廣泛的辦公自動化軟件，下面小編為大家介紹Office辦公文祕使用技巧，希望能幫到大家！

數字格式批量轉換

在完成一篇報告後，才發現其中最有説服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的説服力。為了讓這些數字達到醒目的效果，可以為它們設置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話框，將光標定位在“查找內容”框中，然後單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”並選擇“任意數 字”，這時“查找內容”中會自動顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然後在“特殊字符”中選擇“查找內容”，將顯示“^&”。接着單擊 “格式”為數字設置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最後單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數字都改變的。

查找對話框中的快捷鍵

執行“編輯－查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，會發現對話框中的許多項目之後都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個選項卡中切換等（本技巧同樣適合其它的對話框）。

另外，在office2003中進行查找/替換時，我們經常會在不關閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然後再回到查找/替換對話框中繼續操作，一般都是通過鼠標點擊進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

在最後一次搜索結果中快速瀏覽

當你搜索完畢，退出查找對話框後，如果想回過頭看看剛才的搜索結果，這時不用再打開查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結果中快速瀏覽了。

高亮顯示所有搜索出來的結果

為了讓搜索出來的結果更醒目，可以讓搜索的結果內容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該範圍找出的項目”就可以了。

替換時巧妙保留書籤

假設在word中有這麼一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書籤，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中並沒有出現。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那麼書籤 也會隨之丟失。大家在定義書籤時，將人名前後的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

使用圖片替換文本

有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現：

第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統的剪貼板中。

第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”（不含引號，下同）。

第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。

快速找出word中的域

為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的'域，數量一多，可能連作者自己都記不清了。可以通過查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

第一步：確定域代碼為打開狀態，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”，然後連續按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

巧用替換批量設置文檔格式

在一些文章中，尤其是一些學術論文，會大量出現一些同樣的術語或關鍵詞，如果想讓這些術語或關鍵詞有一個統一的格式，不用一個一個設置，用替換功能很快就能完成。

第一步：找到要設置格式的第一個術語或關鍵詞（如：“虛擬現實”），設置它的大小、字體、顏色等格式。選中設置好的術語，按“Ctrl+C”鍵將它複製到剪切板上。

第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入“虛擬現實”，在“替換為”中輸入“^c”，然後單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現實”一詞，就被設置成統一的格式了。