祕書辦公室人際關係-交際禮儀
祕書辦公室人際關係:定位
在工作中,每個人都要有清晰的角色意識,這就需要準確定位。定位包括自我定位和他人定位兩個方面。自我定位是在自我評價的基礎上進行的,即認識自身條件(優勢和劣勢),以此為基礎確定自己所處的位置和所扮演的角色。
對於祕書來説,自我定位時主要應考慮以下問題:
1.祕書崗位的職責是什麼?企業或組織對祕書崗位的要求有哪些?
2.祕書崗位與其他崗位的關係是怎樣的?
3.祕書崗位在整個部門或組織的運轉中應該發揮怎樣的作用?
祕書在日常工作中要按照組織規則和程式進行自我定位,以符合祕書的角色要求和領導的期待。比如陪同領導宴請客户,祕書應該扮演怎樣的角色,發揮什麼作用,怎樣説話才符合自己的身份……對這些問題認識越清晰,定位才會越準確,行事才會越得體。再比如陪同領導出席會議,這時祕書的角色是隨行人員。如果會議中領導突然因事退席,這時祕書的角色就不再是隨行人員,而是組織或部門的代表。此時祕書應及時調整角色位置,代表領導進行溝通協調,而不是仍以祕書的身份説話辦事。
祕書辦公室人際關係:換位
怎樣才能做到定位準確呢?最好的辦法是換位,也就是站在他人的位置上給自己定位。自我定位加上他人角度的定位,定位的準確性就會大大提高。對於祕書來説,這個“他人”應該是對自己的行為結果最具影響力的人,一般是領導、同事或客户。
換位思考就是將心比心地考慮對方的感受,善於發現對方的利益或需要。如果能進一步找到雙方利益的交集,就可避免分歧,為實現共同的目標愉快合作。祕書主要為領導服務,尤其需要換位思考,想領導所想,主動配合領導,如此才能減少工作的盲目性。如果想當然行事,很有可能好心辦壞事。比如,有些祕書一廂情願地希望領導採納自己的建議,如果領導不採納,就覺得自己不被重視,以後再也不提建議了。實際上,即使祕書的建議是對的,領導也不一定都會採納,因為兩者看問題的角度不同。領導必須高瞻遠矚,平衡全局和各部門之間的關係,還要考慮具體實施的時間、地點是否合適。祕書的建議也許是對的,但如果從全局考察難以行得通,領導就不會採納。祕書應該認識到,進言是與領導平等坦誠地進行交流,因此要端正心態,即使建議被否定,仍然要主動與領導交流溝通,以服從大局為重。只有不斷吸取經驗教訓,向領導學習請教,勇於接受正確的意見,才能不斷得到鍛鍊和成長。
很多時候,祕書並不是無法滿足領導的期望和要求,而是沒有搞清楚領導的真正需要,所以換位思考就顯得非常重要。換位思考後再行動,才能獲得有效結果。
對於祕書來説,換位思考時大致應做到以下幾點:
1.瞭解領導的工作目標和工作步驟,以及領導對祕書工作過程和工作成果的要求,做到主動配合與適應;
2.瞭解領導內心的需要和期待,並給予精神上的支持和情緒上的迴應;
3.瞭解領導的成長背景、個性氣質和人格特點,給予最恰當的互動、支持和幫助;
4.及時、有效地與領導溝通,準確理解領導意圖;
5.注意觀察領導的身體語言和神情舉止,體會領導的真實想法和內心感受。
祕書辦公室人際關係:越位
在定位和換位過程中如果出現錯誤,比如不能擺正自己的位置,不能準確認識自己的角色,就有可能發生越位的情況。
祕書工作中典型的越位表現有以下幾種:
1.領導尚未下命令、作指示便搶先表態或擅作決定;
2.未經領導授權直接指揮部門或同事,傳達指令,發號施令;
3.擅自代表領導佈置任務,下達領導指示時隨意解釋或承諾;
4.到基層調研時把自己當成領導,對基層工作指手劃腳;
5.不遵守保密原則,透露內部消息;
6.自我膨脹,盛氣凌人,表現出“一人之下,眾人之上”的優越感。
之所以出現上述越位現象,主要原因有以下幾點:
1.熱衷於權力,把領導的.授權當作自己擁有的權力隨意發揮和利用;
2.對領導缺乏尊重,對權力缺乏敬畏,認為有能力就應該展示出來,有個性就可以表現出來,為所欲為;
3.不會換位思考,不能準確領會領導意圖,不瞭解領導的內心感受;
4.憑熱情魯莽從事,無視職場規則和制度;
5.不善於處理人際關係,憑本能行事;
6.功利主義,片面追求短期利益和有形效益,忽視甚至無視長期利益和無形效益;
7.缺乏自信,因而處處都要證明自己的聰明,以顯示自己的價值。
祕書越位的後果,輕者與領導和同事出現溝通障礙,令人生厭;重者影響領導的權威,破壞領導的形象,危及企業或組織的聲譽。因此,祕書應有意識地調適心態,提高職業素養和工作能力。要正確認識自己的角色,既不能因處於配角地位而被動畏縮,也不能因強調主動服務而跨線越位。要掌握祕書工作規律,拿捏好分寸,明白什麼情況下什麼事應該先請示後行動,什麼情況下什麼事可以先行動後彙報,什麼情況下什麼事不用請示就可以自行解決,也就是明確什麼條件下自己是配角,什麼條件下自己可以是主角或代理主角。
總之,祕書要有強烈的角色意識和自覺的服務觀念,否則就不可能與領導保持正常的角色關係,也就談不上做好領導的參謀和助手。一個優秀的祕書應該經常自我反省,全面瞭解自己和自己的工作崗位;被領導批評或同事誤解時不喪失理智,能及時有效地控制情緒,保持冷靜的頭腦和開朗的心態;按照領導指示腳踏實地工作,不狂妄任性,不拖延推諉;目光遠大,能從組織或領導的角度考慮問題,注重長遠,不沉溺於短暫利益;重視領導、同事的意見和建議,能建立起友好合作的人際網絡和融洽的上下級關係;積極熱情地從事祕書工作,並在工作實踐中獲得價值感和成就感。
相關文章
-
禮儀:辦公室人際關係的處理技巧
純種博美犬深受眾人的喜愛,所以有些人想要看純種博美犬的圖片。下面是本站小編為你精心推薦的純種博美犬的圖片,希望對您有所幫助。 純種博美犬的圖片 白色博美犬圖片 挑選純種博美犬的方法一、看博美犬頭部:純 -
關於辦公室交際禮儀大全
我們每個人都希望生活在一個温馨、和美的工作環境裏。在這樣的環境裏工作,彼此之間沒有猜忌,説話也少了一份顧及,生活起來自然輕鬆自由了許多。下面是小編收集整理好的辦公室交際禮儀大全 ,歡迎閲讀本文!一、不要人云亦 -
辦公室交際禮儀
社交禮儀是在社會交往中使用頻率較高的日常禮節。一個人生活在社會上,要想讓別人尊重自己,首先要學會尊重別人。掌握規範的社交禮儀,能為交往創造出和諧融洽的氣氛,建立、保持、改善人際關係。下面有小編整理的辦公室交際 -
5個辦公室處世原則-交際禮儀
拒絕八卦背後議論人、傳播小道消息抑或八卦新聞好像是人類的本性。這種情況的存在有兩個因素,一個是這樣做會讓人分享祕密——分享他人的祕密絕對是人們津津樂道的。我們經常看到兩個人躲在樓道的某個角樓在那裏嘰嘰喳 -
因上司交心新人難把握辦公室人際關係
本報訊(李剛實習生蔡旖旎)畢業後進入公司不到一年,陳先生因為能力出眾而得到了部門經理的器重。最近經理開始主動和陳先生談起自己的家庭、朋友等私人問題,把他當做知心朋友。陳先生對此卻有些為難:作為下屬不好直接拒絕 -
祕書禮儀知識:在他人辦公室會面所要注意的禮儀
【篇一】20xx年,儲蓄專櫃克服重重困難,緊緊圍各項業務經營指標完成情況。今年存款實現了跨越式發展,存款餘額達萬,淨增萬,完成全年計劃任務的%,同比多增萬元,髮卡近張,完成全年計劃任務的%,保險銷售萬元,完成全年計劃任務的%,,中 -
辦公室人際關係禁忌
一、沒有本人的準繩在與同事的相處中,免不了相互合作,此時,得當利用接管與回絕的立場相當主要。一個只會回絕他人的人會招致大師的排擠,而一個只會向他人讓步的人不單本人受了冤枉,並且還會被以為是老大好人、才能低、不勝 -
如何搞好辦公室人際關係
魚魚,你好!我真的很佩服你,首先,你在二十歲出頭就敢獨自來到人生地不熟的上海,説明你具有勇氣;其次,這麼艱苦的環境還能忍下來,説明你能吃苦;其三,短短三年,你就改變了自己的生活、工作環境,説明你相當努力;其四,你意識到了自己 -
怎樣處理辦公室人際關係
辦公室是我們每天除了家裏待的時間最長的地方,有的時候甚至要比在家裏的時間還久。所以那些與我們朝夕相處的同事也成為了我們生活中不可缺少的一部分。下面分享職場三個黃金法則,讓你與同事和睦共處。如何處理辦公室人 -
辦公室人際關係的至尊寶典
在工作遇到困難的時候,滿腹牢騷是無濟於事的,要抱有正面的態度,着眼於有益的事情。清楚你的人生目標、使命及長遠計劃,列出一份你個人的成績及獲得的利益,每當你懷疑的時候,便拿來作參考。與抱有正面理想的人為伍,要避免問那