加快科技期刊稿件處理流程的方法

隨着我國科學技術的快速發展，科研成果不斷增多，科技期刊的來稿量也隨之日益增多。面對眾多來稿，在大部分只有幾個人［1］，且要參與稿件處理流程中幾乎所有環節的學術期刊編輯部，需要採取措施來科學、高效地處理稿件，優化處理流程，保障期刊的學術質量和出版質量。有的注重初審環節［2－3］，有的改革同行評議審稿流程［4］，有的優化編校排版流程［5］，並均取得了一些成效，但從收稿到印刷對稿件全部處理流程進行優化的案例研究不多。《應用生態學報》(以下簡稱《學報》)為傳統的學術期刊，在2006年使用北京瑪格泰克科技發展有限公司開發的遠程稿件處理系統之初，稿件處理效率低、週期長，流程各環節銜接不暢。本文歸納總結了2007—2016年《學報》編輯部從線上(遠程稿件處理系統的收稿至編輯加工階段)到線下(排版至印刷階段)為優化稿件處理流程採取的多項措施，供期刊同仁借鑑和交流。

1、流程優化前存在的問題

《學報》編輯部於2006年開始使用遠程稿件處理系統。系統使用之初，由於對軟件不熟悉，平台上稿件處理流程的設置比較僵化，大體按照傳統的收稿－責任編輯(學科編輯)初審－專家(學科編委)外審－作者修改－主編終審－編輯加工的流程設置，然後轉入線下進行排版－執行編輯校對－印刷的流程。在使用一段時間後發現了一些問題。(1)稿件處理週期長。一方面，優化前初審和外審階段時間設置分別為20、60天，主審需要15天，審理週期近3個月，刊發週期需1年，在審理時效性方面優勢不足;另一方面，在編輯加工階段，由於作者中碩博士研究生為主要羣體，來稿文章進行一次加工而達到齊、清、定的稿件很少，需進行多次編輯加工，這也導致此階段的處理時間較長(1個月)，影響了稿件整體的處理週期。(2)稿件學術質量和出版質量的把關環節有待改進。例如，優化前同行評議沒有嚴格送兩位專家評審，有的只送了一位，且沒有采取雙向盲審制，影響了稿件審理的公平性［6－7］。後期主審後管理層對期刊格式和規範化方面的.審查比較薄弱，影響了期刊的出版質量。(3)各階段銜接不暢，影響運轉效率。例如，主編終審同意錄用稿件後，在編輯加工和校對階段會發現一些問題，這些問題除了與作者溝通修改外，有的還需要與主編(主任)商榷，多個單篇次或者單個問題的溝通會佔用編輯和主編(主任)很多時間，且效率較低;校對階段，優化前在排版後給作者發送1次校樣稿，但經過幾個校次改動的內容沒有與作者及時溝通，存在與作者溝通不暢的問題;排版階段，優化前採用將《學報》整期需排版的文件傳遞至印刷廠，而印刷廠往往要同時進行多個期刊的排版工作，需協調時間，編輯部對這部分工作時間的控制比較被動。

2、優化措施

針對上述3大問題，本着縮短稿件處理週期、提高同行評議效果、改變流程設置、提高工作效率的原則，經過反覆的摸索和實踐，從2007年起編輯部從每個環節入手，逐個改善，進行了多次的優化和調整(圖1)。

2．1縮短、控制流程時間節點，稿件進程可追蹤

首先，於2007年在系統後台將初審和外審階段時間分別設置為7、40天，運行穩定並達到預期效果後，於2009年繼續設置為3、20天，使三審中前兩審的時間嚴格控制在30天內。採取的措施是:結合系統功能設置過期自動顏色標註和郵件自動催審功能。責任編輯進入系統後對稿件的進展情況一目瞭然，並根據情況採取相應措施追蹤控制稿件進程。其次，調整作者單次修改、主審和單次編輯加工的時間，將其分別設置為30、7和15天。這樣，線上的總體時間約4個月，全程由同一責任編輯(學科編輯)負責，線下也進行了時間的調整和控制，由當期執行編輯負責，總體控制在4個月左右。採取的措施是:送主審、終審和付印的時間為每月固定的時間點，只能提前，不能延遲，並配以適當的獎懲措施。這樣編輯、主任和主編就能在各自的職責範圍內對稿件處理時限進行把控，達到預期效果。

2．2調整稿件處理流程設置，提高稿件質量控制和工作效率

2．2．1線上流程調整

(1)流程源頭控制，增加收稿初篩環節。在收稿時對不符合期刊辦刊宗旨、寫作不規範、經學術不端檢測文字重複率過高的稿件不經入庫直接退稿，減輕後面責任編輯的初審壓力，提高其工作效率。(2)調整外審設置，提高審理公平性。外審實施雙盲審制度，並規定責任編輯處理稿件時至少有2個外審專家意見，才能對稿件做出外審結論，提高了同行評議的公平性，保障了錄用稿件的學術質量。(3)增加返作者修改次數，並提出不同的修改側重要求，提高稿件修改質量。一般編輯部都與作者聯繫修改一次，但由於作者要同時兼顧內容和格式修改，一次修改到位的不多。因此我們進行了2～3次甚至多次的再次修改設置，但每次側重點不同。一般首次修改在外審之後，側重對學術質量的審查。主審同意錄用的稿件，要求作者再進行一次修改，這次是結合主審意見完善格式。這樣經過幾次修改返回的稿件更規範，看似環節繁瑣，但提高了後面編輯加工環節的效率。(4)增加編輯加工次數，提高稿件規範性。《學報》為綜合性學術刊物，日常稿件中圖表、公式、符號等內容較多，也是出現問題較多的地方，一次加工不能全部兼顧到，在後面校對時就會出現較多問題，改動也較多。據此，我們將1次編輯加工改為2次，但在不同階段側重點不同，如第1次側重文字和參考文獻，第2次側重圖表、公式及符號，這樣不容易遺漏項目，這種方式雖然使編輯加工次數增加了，但編輯的實際工作量並沒有額外增加，而且由於針對性更強，編輯加工的稿件質量得到了改善。

2．2．2線下流程調整

責任編輯完成編輯加工環節後轉給當期的執行編輯進行線下工作，流程的調整包括:(1)終審後增加主審環節，提高稿件審查質量。針對終審後稿件發現的問題，為了提高效率，在1校後增加終審環節。流程修改後，主審側重學術把關，終審在輔助審查學術問題的同時，側重編輯加工和校對問題的解決。這種方式既對稿件在內容和格式上進行了再次把關，又提高了主編(主任)的工作效率和稿件處理流程的流暢性。(2)返作者校對次數由1次改為2次，降低差錯率。目前一般編輯部的做法都是以pdf格式返作者校對1次，但經過後面多個校次及最後的終審後，有些稿件還要做一些改動需及時傳達給作者。基於此，我們採取了在定版付印前再將pdf文件返給作者校對一次的做法，這樣作者對後期修改內容可進行確認，同時再次校對稿件時還能發現一些新的問題，降低了稿件的差錯率，提高了稿件質量。(3)改革排版方式，提高排版工作效率。《學報》編輯部2006年之前的排版工作都由印刷廠完成，受制於印刷廠時間安排和人員變動的影響，排版、校對、改版效率不高。為此我們專門聘請了一位專業排版人員專門負責《學報》的排版、改版工作，這樣工作銜接緊密、時間安排靈活，可以實現分批或者單篇排版，對於一些棘手問題也能即時指導解決，提高了編輯的工作效率和流程的週轉速度。綜上，本着縮短流程處理時間、提高稿件質量控制和工作效率的目標，改進流程的各個環節，使流程中稿件進程可追蹤，時間可掌控，審理更公平，內容更規範，各環節連接更流暢，工作效率更高。

3、流程優化對期刊質量的影響

稿件處理流程的優化目的是通過各項措施，縮短處理時間，提高工作效率，最終達到保障期刊學術質量和出版質量的目的。分析2007—2016年《學報》各年度稿件初審、外審、刊發週期、影響因子、被引頻次，其中稿件處理週期、評審週期和刊發週期數據統計自《學報》遠程稿件處理系統，影響因子和被引頻次數據來源於中國科學技術信息研究所發佈的2007—2016年《中國科技期刊引證報告(核心版)》。

3．1稿件處理和刊發週期縮短

由圖2可知，《學報》自2007年開始進行流程優化後，初審時間和外審時間明顯縮短，2006年優化前兩個階段處理時間分別為22、58天，2007年進行了初審和外審環節優化後分別下降到4、40天，成效明顯，至2009年進行第二次優化後分別下降到2、22天，2009年以後，基本穩定在2～3天和18～22天，加快了稿件的審理進程。審理階段縮短了近2個月的時間，再加上其他環節的優化組合，使整個稿件的刊發週期明顯縮短。由圖3可知，2006年《學報》刊發週期364天，接近1年，經過優化後，至2009年下降為227天，除了2015年由於出版專刊，影響了正常來稿的刊發週期外，其餘年份基本穩定在220～260天，縮短了近4個月。高效的稿件處理流程縮短了稿件的刊發週期，而短的刊發週期吸引了更多的稿源，2006年《學報》來稿量為1200篇左右，經過改革，逐步增加，近兩年來稿量穩定在2000篇左右，增長了66%，這是流程優化帶來的連鎖反應。在人員基本固定的情況下，編輯部人員處理的稿件量也增長了近66%，而出版週期的縮短，説明整個編輯部處理稿件的效率有了大幅度的提升。

3．2期刊學術質量和出版質量穩定提高

流程優化不僅縮短了稿件的審理時間，也通過建立雙盲審制度、增加終(主)審次數及增加作者修改次數等措施保障了稿件的學術質量。由表1可知，《學報》影響因子在學科中的排名自2006年後呈逐漸上升趨勢，尤其近4年，居生態類期刊首位，被引頻次也呈逐漸升高趨勢，穩定位於學科第二，且連續5年獲得“中國最具國際影響力學術期刊”稱號。説明優化後的稿件流程設置為提升《學報》學術質量及其在生態類期刊中的影響力提供了保障。通過增加編輯加工次數、增加作者校對次數及革新排版方式，《學報》的出版質量得到了提高，差錯率得到了降低，並連續多年在期刊審讀中得到優良評價。關於期刊學術質量和出版質量，雖然還存在稿源等各方面因素的影響［8］，但科學、流暢、高效率的稿件處理流程是其重要保障因素。

4、結束語

稿件日常處理流程關係到作者、審者、編輯三方的工作方式和效率，也對期刊的質量產生重要影響。對於建立高效、流暢、科學的稿件處理流程，每個期刊的做法不同，但萬變不離其宗，目標是縮短出版週期，提高期刊學術質量和出版質量，最終提高期刊的影響力［9－10］。對稿件處理流程的優化不能一蹴而就，是一個連續的過程，在出版實踐中哪個環節不合理，就隨時注意分析總結，找出適合的優化方式，並進行改革。在《學報》稿件處理流程優化過程中，也出現過因增加編校次數而導致相應環節時間延長的現象，我們發現這種趨勢就立即進行了微調整，使其控制在合理範圍內。每個科技期刊都有其自身的特點和資源，如何根據自身特點，利用現有資源優化稿件處理流程，是一個需要長期探索的過程。