企業科技檔案管理的論文

一、企業科技檔案管理工作存在的問題及現狀分析

1.前端控制不到位

企業不重視科技檔案資料的收集，從而導致資料不全，且很多科技人員並沒有檔案意識，從而導致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價值，認為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之後，不願意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時也做不到每個項目都能做到前端控制。

2.企業科技檔案制度不健全，全程控制不到位

科技檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務下達應該同步、文件材料形成與檢查進度應該同步、驗收鑑定技術與驗收鑑定成果應該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應該同步。由於“四同步”沒有真正的實現，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導致了科技檔案管理工作中的主動性不足。

3.未對科技檔案實施信息化管理

計算機信息化管理的主要內容是將科技檔案信息用數字的方式保留，並以網絡為紐帶進行集中管理，因此，其具有多種優勢，比如收藏數字化、傳遞網絡化以及資源共享化等。隨着計算機技術的不斷髮展。我國對科技檔案進行計算機管理的模式已經逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術的應用直接説明對科技檔案管理的數字化趨勢已經無法改變。不過，在現實中，部分企業對科技檔案進行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設數據庫或者網絡環境的觀念比較落後，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標準等。

4.科技檔案的利用率較低

對於企業檔案而言，科技檔案處於核心地位，它通過記錄企業的建設及生產情況，如實反映了單位的具體活動。因此，科學合理的利用科技檔案，可以為企業創造出無形生產力。對此，科技檔案需要進一步強化其資源的利用與開發力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務於企業的`改革和發展。而現階段，對科技檔案的可發與利用中，還存在比較多的問題，如思想落後、服務過於被動、未對靜態檔案進行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業各個部門之間的需求。

二、加強企業科技檔案管理工作

1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序

科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實現科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命週期。因此，要緊密結合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關係，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規律進行掌握，實現對科技檔案的全程管理原則。

2.提高企業科技人員的科技檔案歸檔意識

科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進行科技檔案工作培訓，通過培訓強調科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規章制度，將科技檔案的管理走上規範化、科學化的良性循環軌道。

3.徹底落實科技檔案的數字化管理

要想使科技檔案的管理模式由最為傳統的方式逐漸轉化為現代管理，最為有效的方法則是實施數字化管理，而且數字化管理也可以使檔案管理部門脱離傳統的庫房式管理方式。數字化管理通過採用高科技的數字化存儲及時，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機管理實現高水平，就需要進一步增強科技檔案管理的硬件及軟件設備，結合現有的多媒體技術，對科技檔案進行綜合管理，從而提高工作效率。要實現檔案格式標準化，就要保證其標準程度和國家標準相一致，備份數據庫、採用正版軟件以及限制用户權限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機知識，可以準確收集並分析原始資料。在上述情況下，企業只有多引進適合形式發展的檔案專業人才，才能確保科技檔案數字化管理工作更加完善。

4.完善企業檔案編研工作

對科技檔案進行管理，就要適應市場經濟對其的實際要求，檔案管理人員需要結合工作內容編制相應的檢索工具。近年來，社會經濟的快速發展，使檔案種類及內容等變得逐漸多樣化、豐富化。對於使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，採用相應的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統化，能夠全面反映相關情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，並使用户在檔案利用的過程中實現其作用，並將各種意見及要求如實反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。

5.提高科技檔案的利用率

對科技檔案進行管理的過程中，務必要考慮其開發利用問題。對於企業而言，檔案如何開發利用，具有一定的意義及價值。當前情況下，我國的檔案管理工作大多處於傳統手工階段，並沒有充分結合日益先進的信息技術，因此在管理、查閲的過程中耗時耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進了計算機管理設備，但適用範圍狹窄，檔案數字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落後，檔案的利用率較低。因此，在實際工作中，只有將檔案網站的作用真正的發揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業科技檔案管理中，包含諸多學術成果，信息含量較大，存在眾多的知識產權，由此説明，企業科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業科技檔案進行利用的過程中，要注意保護他人的知識產權與勞動成果，防止侵權現象發生，這樣才能做到正確利用科技檔案。

三、結論

企業應注意日常工作中各種科技文件材料的形成、積累，把握好科技檔案管理原則，並按照規範化標準化的要求進行科學管理，充分利用科技信息手段，提高工作效率，不斷提高企業檔案管理工作人員的專業水平，提高科技檔案現代化管理力度，從而使科技檔案為科研工作發揮其應有的作用，獲得更多的科研成果。