Access數據庫打印功能的設置

Access數據庫處理功能十分強大，但在打印設置功能上卻不及Word，所以我們可以請出Word來美化設置和打印Access數據表格。首先，在Access打開源數據庫，做完排序等數據處理後，在“導航”窗格中，選擇包含待導出數據的對象。接下來根據所用Access版本不同，介紹後續不同操作。

一、Access2003表格

在“工具”菜單中，指向“Office鏈接”→“用Microsoft Office Word發佈”(如圖1)，系統將自動生成一個Word RTF格式的文件，並自動打開這個文件的Word編輯窗口。

二、Access2007表格

單擊“外部數據”選項卡，在“導出”組中，單擊“Word”(如圖2)。只有在數據庫打開時，才能使用“導出”命令。

在“導出嚮導”中，指定目標文件的名稱;如果你想在導出操作完成之後查看Word文檔，請選中“完成導出操作後打開目標文件”複選框;如果在開始導出操作之前選擇了要導出的記錄，可以選中“僅導出所選記錄”複選框(如圖3)。不過，如果想導出視圖中的所有記錄，請保持該複選框處於清空狀態。如果沒有選擇記錄，此複選框會顯示為不可用狀態。設置完畢，單擊“確定”按鈕。

無論是哪一個Access版本，當同名的.rtf文件已經存在，會彈出是否替換已有文件的對話框，提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標文件的名稱。現在，在Word編輯窗口，就已經是由Access數據庫轉換而成的表格了。這時，你可以對這個表格的字體、邊框、底紋等進一步進行設置，然後在Word中打印輸出就萬事大吉了。

三、注意事項

當你使用“導出嚮導”導出對象時，Access會在一個Word RTF格式文件(*.rtf)中創建該對象數據的副本。對於表、查詢和窗體，可見字段和記錄在Word文檔中會顯示為表格。“導出嚮導”始終會導出帶格式的數據。這就意味着只有在對象或視圖中能看到的字段和記錄會連同顯示格式設置一起導出。因篩選器設置而隱藏的列和記錄不會被導出。對於報表，報表佈局也會在導出時被保留，以試圖使Word文檔與報表儘可能相似。

Access數據庫發佈或導出為Word表格前，請檢查源數據，確保其中不包含錯誤指示符(綠色三角形)或#Num這樣的錯誤值。在將數據導出到Word之前，一定要先解決錯誤問題，否則，你會發現這樣的值被替換為Null值。

如果目標Word文檔存在並且是打開的`，請在繼續操作之前先關閉它。不能向現有的Word文檔追加數據。在數據庫中，如果你只想導出表、查詢或窗體的一部分，請打開該對象，然後只選擇需要的記錄。

當你從Access導出到Word文檔時，數據始終會導出到一個新Word文檔中。如果你希望數據插入到一個現有的Word文檔中，則必須將該數據從Access導出到一個新Word文檔，然後將數據從這個新 Word 文檔複製並粘貼到現有的文檔中。或者，你也可以從Access表、查詢、窗體或報表中直接複製行，然後將它們粘貼到現有的文檔中。