會議紀要方法精選
會議紀要是記載和傳達會議情況及議定事項時使用的一種公文。會議紀要是對會議討論的事項,擇其要點加以歸納整理,以通報會議精神,統一認識,指導工作。它可以由會議主持單位直接下達,或加批語下達,或呈報上級機關批轉下達。會議紀要的主要作用是:
首先,使與會者瞭解和掌握會議主要精神;
其次,便於上級瞭解情況,向下級貫徹會議精神。
會議紀要的主要特點是:紀實性、紀要性、系統性。按會議的性質可將會議紀要分為以下幾種:辦公會議紀要、工作會議紀要、座談會議紀要、學術討論會議紀要、技術鑑定會議紀要等。
會議紀要的結構,一般由標題、正文和落款三部分組成。
標題。常見的寫法有三種:公文式規範標題,即由機關名稱、會議名稱 (或事由)和文種組成,省略式標題,即省去機關名稱,只有會議內容和文種兩部分組成;正副式標題,正標題為會議的中心內容,副標題則由會議名稱加“紀要”組成。
正文。包括開頭、主體、結語三部分。
正文的開頭,主要寫會議概況。包括召開會議的單位、時間、地點、目的、參加人員、主要議程、討論的事項、會議效果如何等。有的還寫上開會的背景、會議的必要性和重要性。以上內容並非所有會議紀要都必須具備,寫時可根據具體情況靈活掌握,要寫得簡明概括。
正文的主體,是會議紀要的中心。不同的會議,“紀要”中心部分的寫法也不完全相同:辦公會議紀要主要把討論和決定的問題寫出來;工作會議紀要,可簡要回顧以往的工作,提出今後的`工作任務及相應的措施和辦法,也可只寫討論的主要問題;座談會議紀要和學術討論會議紀要,要把與會人的發言加以綜合整理,有條理、有層次地反映出來,個別有獨到見解的發言或觀點,要寫出發言人的姓名,必要時還要冠以職務;技術鑑定會議紀要,要圍繞鑑定的項目,將有關問題作以概述,並寫明鑑定結果。如果是大型會議的會議紀要,可按問題的不同性質、不同方面,分為幾個部分,每一部分寫一個問題;或用小標題的形式,概括各部分的主要內容;或分條設款列項來寫。無論採取什麼方法寫,每個問題都必須有觀點、有材料、有分析、有結論,有時還要有解決問題的辦法和措施。主體部分的每個問題或段落之首,往往冠以“會議認為”、“會議指出”、“會議強調”、“會議決定”等習慣用語,這些習慣用語在會議紀要中起着連接和強調的作用。
正文的結語,或寫會議的 “希望”、“號召”;或突出會議的意義、作用;或提出尚未解決的問題;或寫出主辦單位對貫徹會議精神的要求等。
落款。往往只有日期一項內容,如需要抄報或抄送其他機關的,則需在落款處寫明發文單位名稱,並加蓋公章。如果日期寫在標題下,則可不寫落款內容。
寫好會議紀要,必須做好會議記錄,瞭解整個會議的主旨,充分蒐集各小組的意見和建議;要緊緊圍繞會議的中心,突出會議的主要精神,分清主次;對材料進行歸納分類、提煉概括時,要尊重會議事實。會議紀要的語言要簡潔、準確,要注意結構的邏輯性。
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