聽説讀寫HR一輩子的修煉之寫篇

溝通不僅需要口頭，也有很多時候需要書面的文字表達。文字功底很重要。在日常工作中，郵件就是一個重要工具。

電子郵件溝通也要遵循一些原則，以使電子郵件溝通達到迅速、高效的目的。這些原則包括信息簡短、觀點直接簡明、語言需具有建設性以及考慮讀者對象。

首先信息簡短。電子郵件的信息越短，人們越有可能去讀和理解它。如果發現電子郵件超過了一頁的長度並且不能再縮短了，就將這些信息作為一個單獨的文件，把它作為電子郵件的附件。可在電子郵件正文簡要介紹一下附件信息。通常情況下，應保持整篇電子郵件簡短精煉。其次觀點直接簡明。直奔主題並儘可能簡潔地講述我們需要説的內容。強調重點，而不是細節，讓我們的觀點相對簡單，而不是宂長。書面表達宂長的信息就會比面對面交流更讓人困惑，從而使人失去興趣。再次語言需具有建設性。用最佳的方式表達你的意思。措辭應該保持謙遜，不要使用苛刻的詞彙和具有責備或威脅的語氣，還應避免使用導致負面效應的詞彙。通常要在一封簡短的電子郵件中把你想説的表達清楚，一般可以分為六個步驟來考慮：清晰簡明的主題欄、使用正確的`稱謂、確定郵件的意圖、郵件中必須包括的信息、適當使用表情和縮寫以及正確的附件。步驟一，清晰簡明的主題欄。當我們閲讀或回覆一封電子郵件，肯定會比較注意它的主題。主題是讀者瞭解我們的郵件內容的唯一線索，如果主題不鮮明和引人注意，收件人恐怕就不會閲讀這封郵件了。步驟二，使用正確的稱謂。根據電子郵件的接收者不同，根據寫給上司還是下屬，是寫給朋友還是客户，是寫給認識的人還是不認識的人，我們都應該選擇不同的稱謂，從而確定我們整封郵件的基本文風和格調。有時還可考慮對象的個人喜好，進行更有效的溝通。步驟三，確定郵件的意圖。不要發許多內容雷同而又目的不清的電子郵件，那樣只會讓人沒有耐心讀你的電子郵件。應該考慮我們是希望獲得理解支持還是蒐羅建議?是想説服我們的讀者還是想與他僅進行交流和討論?想從我們的讀者那裏獲得什麼?我們想樹立怎樣的形象等等，這些都需要在書寫前考慮清楚。步驟四，郵件中必須包含的信息。雖然書寫電子郵件一般用的是口頭語言，但也不能像聊天那樣天馬行空。首先講出主要觀點，接下來若需要再給出相關的支持信息。步驟五，適當使用表情和縮寫。適當使用表情和縮寫可增加郵件的親切感，但在以下幾種情況下不宜使用：(1)不確定收件人的具體情況;(2)書寫正式專業的電子郵件時;(3)若使用表情和縮寫會減弱收件人對郵件的可信度。步驟六，正確的附件。不要遺漏或附上錯誤的文件，雖然添加附件是發送電子郵件前最後一道程序，但仍需仔細確認。當然在郵件中如果你需要強調某些重要的事情，可以用顏色、字體來強調。儘量不要在郵件的標題裏寫感歎號、問號。郵件正文最好不用反問的語句，會讓人有不舒服的感覺，火藥味十足。如果遇到郵件中的問題解釋不清楚，請立即電話或面對面解決。如果郵件繼續飛來飛去結果就是升級為吵架。當然郵件還有一個重要作用是可以作為一些證據。對於某些特定情況和特殊重要事件，需要把相關的郵件保存好，關鍵時刻或許會起到關鍵作用。你的郵件風格也很重要。如果經常是處於嚴肅、批評的語氣中，會讓人不願意仔細讀你的郵件造成一些負面的影響。

除了電子郵件，工作彙報也是日常工作經常遇到的情況。首先需要言簡意賅概括主旨，讓領導知曉“是什麼”，結合實際擬訂方案，讓領導知曉“為什麼”，因事而異靈活處理，讓領導知曉“怎麼樣”。彙報工作，不僅要讓人聽懂，還應當力求給人深刻印象，儘量用一些工作中遇到的、瞭解到的直觀生動的具體事例來説明自己的觀點，讓聽者明白無誤地理解彙報者的意思。讓領導在最短的時間內知曉前因後果和輕重緩急，對彙報事宜有一個大致瞭解，明扼要向領導彙報完主要內容後，要向領導進一步彙報需要注意的關鍵環節和具體細節，如完成時限、具體標準等，讓領導有進一步的認識和理解。工作彙報需要把握重點、展現亮點、當然也要控制好時間點。

寫博客、寫日記是一個很好的習慣。你可以定期把自己工作的經驗體會想法寫下來，就像記錄故事一樣，寫出自己的故事。其實把自己日常的經歷故事記錄下來，不僅可以分享給同行，而且如果你自己需要找工作，你自己的故事就是你獨一無二的經歷和素材。