會計檔案管理規章制度

在現實社會中，我們都跟制度有着直接或間接的聯繫，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則藴含着社會的價值，其運行表彰着一個社會的秩序。相信很多朋友都對擬定製度感到非常苦惱吧，下面是小編為大家收集的會計檔案管理規章制度，希望能夠幫助到大家。

會計檔案管理規章制度1

一、 凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據為已有。

二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監督和指導。

四、歸檔內容

1、 凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔範圍。

2、 各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

3、 黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

4、 股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。

5、 頒發的各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

6、 請示與批覆文件。

7、 年度工作計劃、總結、參考價值的考察報告，重要工作彙報材料等。

8、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的與公司有關的文件材料。

9、 員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協議）、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考核、培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。

10、 財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。

11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批准執行的規章制度。

12、 企業歷史沿革，包括企業簡介、大事記、反映企業重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的'實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、 月度（或季度）的工作綜述、項目動態等文件材料的定稿，編印的企業要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業報、企業雜誌等）的定稿、樣本。

14、 解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、 企業所有對外簽訂的各種合同、協議書。

16、 固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證。

17、 在購置大型辦公設備中形成的憑證、協議合同、圖紙、使用説明書等設備資料。

18、 審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。

19、 外單位與本企業的工作來往文件等。

五、 歸檔要求

1、 公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、

需歸檔的文件材料整理、鑑定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

2、 公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相關文件後的`3個工作日內做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應説明。如因工作需要還需使用相關文件，應按先立卷歸檔後再辦理借閲手續。

六、檔案的鑑定與銷燬

1、 行政管理部對所保存的檔案定期進行鑑定，對於保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經企業有關領導批准後，按規定進行銷燬。

2、 任何組織或個人非經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。若按規定需要銷燬時，要由二人以上並在指定地點進行監銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷燬清單，經報總裁批准後方可銷燬。

七、 檔案的借閲

1、 公司各部門因工作需要，員工借閲本部門的業務檔案需到行政管理部填寫檔案借閲單，經直接上級批准後方可借閲。

2、 公司各部門借閲非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門主管同意或公司領導批准。

3、 機密檔案的借閲需經總裁（或分管副總裁）批准。

4、 借閲檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，並在登記薄上註銷借用記錄。

5、 借閲的檔案不得泄密、塗改、勾畫、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經相關領導批准。

6、 借閲的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、 借閲人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經濟處罰。

8、 凡借閲的檔案、文件一律不得私自複印，如工作需要，應報相關領導批准，且按公司有關保密規定辦理。

9、 公司人員崗位調動時，必須將借閲的檔案及時歸還。否則，人事專員有權拒絕辦理調崗手續。

會計檔案管理規章制度2

為了加強和規範會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔範圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附註及必要的文字説明。

(四)其他類。包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的.所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬户賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊(！)全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序：

a.會計賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬户目錄；

d.按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

e.會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分户明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由業務人員保管一年，期滿後轉入檔案室並由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閲、銷燬等一系列工作。

（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份並詳細標註，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日誌等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改後五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期複製，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了後的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閲。

（一）建立會計檔案清冊和借閲登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批准後，方可辦理調閲手續。

（三）借閲會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閲會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批准，需要複製會計檔案的，須經局領導批准後方可複製。

第六條會計檔案的銷燬。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷燬：

(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

(二)局分管領導要在會計檔案銷燬清冊上籤署意見．

(三)銷燬會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

(四)監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案。銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷燬。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第九條會計檔案的保管要採取嚴格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高温、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期複製。經過系統整理以後的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。

第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。