商務書信格式範文

導語：書信擁有悠久的歷史且世界各國的人們都有使用。書信在人類的交流與溝通的歷史上佔有重要地位。下面是由小編整理的關於商務書信格式範文。歡迎閲讀！

　　商務書信格式範文

概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內容有大致的瞭解。

（一）標題

常見的商務信函標題有以下兩種形式：

1、由事由加文種名稱“函”構成，如“關於要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。

2、先寫“事由”二字，加冒號提示，然後直接標寫該信函的內容，如“事由：機動車索賠”。

3、函號

函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿業務信函的信頭上註明編號，可保證信函便於管理和查閲。 函號位置一般出現在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發文字號的格式，採用“x函〔xxxx〕x號”或（xxxx) “函第x號”的形式；二是採用直接編號的形式，如“第x號”。

4、稱謂

稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨佔行，頂格書寫，後面用冒號。

書寫時有以下兩種稱謂：

(1)泛指尊稱。“尊敬的”後加稱謂並加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、 “尊敬的銷售部經理”等。

(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名後面加稱謂語。這類稱謂一般用於寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關係。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務部張部長”、“尊敬的銷售部王經理”等。

5、收信人地址、單位 收信人地址、單位要寫明收信人企業單位名稱及詳細地址。

（二）正文

正文是商務信函的主體，敍述商務往來聯繫的實質問題。正文寫作要求內容單純，一文一事，文字簡明，事實有據，行文禮貌。

1、問候語

問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯繫，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。

2、主體

主體是商務信函正文的核心內容，是發信人要説明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：

（1）説明發函緣由。

直截了當、簡明扼要地説明發函的目的、根據、原因等內容；覆函則要引敍對方來函要點，以示覆函的針對性。

（2）説明發函事項。

主體表達信函的中心內容，一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯繫事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意願要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答覆函的正文主體包括答覆緣由、答覆內容兩部分；商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。 如果正文主體內容簡單，邏輯上可採用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可採用分段式結構。

3、結尾語

正文結束以後，一般用精練的語言將主體所敍之事加以簡單概括，並提出本函的有關要求，強調發函的日的。如請求函的結尾語是“拜託之事，承望協助解決為盼”，希望回函的結尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結尾語視發信人與收信人的關係以及信函的內容而定，要求恰當得體。

（三）信尾

信尾部分包括四部分內容。

1、祝頌語

所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：

(1)請候語，在正文結束後空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭祝” 等。

(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。

2、簽署

簽署即發信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據企業的要求或發信人的'意見而定。有的企業署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業要求發信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個人簽名一定要由發信人親手所籤。

3、日期

日期一般是發信具體時間。商務信函因為涉及商務業務往來，務必寫明發信日期。

一般採用以下三種形式： (1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發信日期，如xxxx年八月十八日。

(2）阿拉伯數字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字寫明發信日期，如20XX 年8月18日。

(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字標記年、月、日，在一位數的月、日前加“0"，如20XX年08月18日。 無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如20XX年08月08日，不能寫成“XX年08月08日”。

4、附件 附件是隨函附發的有關材料，如報價單、發票、確認書、單據等。如果需要標註附件的，在信函簽署的下方可以標註附件。如果附件是兩個以上的，要分別標註附件一、附件二等。

範文： 道歉函

xx市興達貿易有限公司：

貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。

經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由於我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，並請貴公司儘快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。

對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。 希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關係。 候復

xx市光明傢俱有限公司

20xx年8月9日