會計電算化中會計檔案的特點與管理

一、會計電算化下會計檔案管理的特點

會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：

現代化載體。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，採用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

軟硬件環境。由於不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視;電子檔案易被修改;電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及範圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數據，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然後才能藉助計算機進行會計核算。

計算機技能。電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現電算化。

二、電算化會計檔案的管理內容

為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脱離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞後能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯繫人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種説明書及使用手冊。

2、檔案的保存。由於電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即採用“AB備份法”進行數據的備份，並且每份上要註明形成檔案的時間與操作員姓名，並貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對採用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閲或者產生某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。

3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調閲。在長期開展會計電算化的過程中，隨着軟件系統的不斷升級，我們所調閲的會計檔案會有下述兩種情況：①所調閲的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閲的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閲(或數據恢復)功能進行調閲即可;②所調閲的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一台電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然後再進行調閲。

三、電算化會計檔案管理的方法

(一)完善硬件設施建設

提供環境清潔與温濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

針對電算化會計檔案受質量、温度、濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：①在選用保存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質;②對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質應定期複製，如每半年複製一次且最好複製雙份存放在不同的地點;④對使用時間較長的'存貯介質應定期進行替換;⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應對硬盤上的會計檔案，採取相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。

(二)完善各項管理制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管並保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，並按照有關税務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，製作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴格的借用手續制度：查閲會計檔案，需經財務部門負責人批准，按照檔案管理的有關規定，辦理借閲手續;外單位查閲本部門會計檔案，要有單位介紹信，並經主管領導、財務部門負責人批准。

(4)建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，並設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息;同時由於磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、複製，以防止會計信息損壞。

(5)建立電算化軟件內的會計檔案管理多用户、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大範圍共享;涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

(三)提高會計人員素質

由於電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎;同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

(四)提高思想重視程度

實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，並督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍侷限於手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯繫。如果説傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那麼電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表着未來會計規範化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作