淺論檔案管理與知識管理的關係

摘要：我國經濟社會的快速發展給知識和科技帶來了更高的要求，知識經濟已經成為了社會的重要特徵和時代語境的重要內涵，因此在社會管理的各項事務中加強知識管理顯得尤為重要。就檔案管理工作而言，知識管理能夠為檔案管理提供創新發展的思路和動力，而檔案管理的不斷創新發展成果反過來又能夠進一步推動知識管理的深入發展。因此，本文就檔案管理與知識管理的互動發展關係進行探討，以期為檔案管理與知識管理的和諧發展提供一定理論借鑑。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；關係；探究

檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來説又可以分為廣義和狹義兩種區別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當前社會管理工作中的重要環節與思路，在知識經濟時代背景下二者能夠而且應該產生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發展。從知識管理的發展歷程可以看出，自１９８６年世界勞工大會正式提出這一概念後，世界範圍內發達國家對於知識管理的研究就始終處於快速發展階段，而不同知識背景下的學者對於知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統地管理和利用，從而推動知識的作用發揮。

一、管理學視域中檔案管理與知識管理的異同

（一）檔案管理與知識管理的差異性

檔案管理以保存、管理、查閲、調動等為主要工作環節，其工作重心是利用管理規範和技術手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規範化、制度化和程序化是關鍵特徵，而在當前社會發展進程中推動檔案管理的現代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對於知識管理來説，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比於強調規範化和制度化的檔案管理工作來説，知識管理需要更強的創新性和實用性，更加重視發揮知識的社會價值和應用價值，通過知識管理來創造更多的社會生產力。

（二）檔案管理與知識管理的相似性

從管理對象、流程、目的、技術等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產生互動關係的基礎。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關係的可操作性。其次，二者有着較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經歷產生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對於不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑑定而後存儲，在此基礎上根據相關單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來説也是從知識的產生階段開始，對於不同的知識類型進行分類管理，依據相關需要進行知識利用與評價。最後，二者的管理技術也存在着相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術上的大規模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝着信息化、電子化的方向發展，利用電子信息技術對檔案信息和知識信息進行數據處理，建立數據庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。

二、檔案管理與知識管理的互動關係

根據檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調動二者的互動發展，從而促進檔案管理和信息管理的'共同進步。

（一）知識管理擴大檔案管理的範疇

對於檔案管理來説，傳統的管理方法和管理模式在信息化背景下出現了一定的侷限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的範疇，提升檔案管理的效率。檔案管理侷限於檔案、文件和情報之間的差別，由於不同檔案之間的權限差別，在現實利用方面存在一定困難。知識管理能夠將包括檔案、文件在內的檔案管理內容納入到管理範疇中，通過對管理內容的有效處理構建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業檔案為例，在傳統的檔案管理範疇中，企業檔案管理服務基本維持在檔案的保管和調動等最為表層的方面，實現檔案管理與知識管理的結合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發揮檔案管理在企業人事管理中的作用。

（二）檔案管理為知識管理提供製度規範

相比於已經開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規範，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉澱與積累，在企業知識管理過程中，對於隱藏性的價值較高的知識往往都存在於企業員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠將員工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉澱，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平台，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關鍵的兩種形式，檔案管理能夠將語言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平台。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關係及同異之處，並且充分發揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發展進步。

參考文獻：

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