物業客户檔案管理制度

客户檔案的標牌須與檔案內現客户的公司名稱吻合。以下是小編為大家整理分享的物業客户檔案管理制度，歡迎閲讀參考。

　　物業客户檔案管理制度

1.客户檔案的管理工作由客務部負責。

2.客户資料按單元號一户一檔建立，按樓層統一存放在客户檔案文件櫃內。

3.每個客户檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客户加班等申請單等組成，退租客户的資料須及時裝訂另存。

4.每個客户檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客户檔案的標牌須與檔案內現客户的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客户檔案，對已裝訂好的退租客户資料打印目錄後按樓層裝入文件盒內存放。

7.客户檔案查閲可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閲覽。

8.原始客户檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客户檔案管理系統，將客户各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　一。制度內容

為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度。

　　二。管理目標

客户檔案資料全面、準確、有效。

　　三。適用範圍

客户檔案資料的`管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

一般客户檔案包括以下的資料：

1. 收集客户單位資料

2. 客户繳費記錄包括各樣應付之押金

3. 客户裝修工程文件

4. 客户遷入時填具之資料

5. 客户資料補充

6. 客户聯絡資料

7. 緊急事故聯絡人的資料

8. 客户與管理處往來文件

9. 客户違規事項與欠費記錄

10. 客户維修記錄

11. 客户投訴記錄

12. 客户單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

　四。注意事項

1. 及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

2. 協調與客户之間的關係，加強橫向溝通；

3. 做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；

4. 接聽客户投訴，解決客户投訴；

5. 接聽客户工程報修電話，及時聯繫修復。