合同協議執行情況檢查記錄範文

一、基本情況

根據“制度流程檢查計劃完成率”的指標要求，審計部於2011年11月29日，對公司採購部、業務部DCCM/ISO-ZC-076-04《合同協議管理辦法》的執行情況進行了檢查，同時，對2011年8月24日《合同協議管理辦法》制度檢查中各相關部門的整改情況實施了跟蹤檢查，現將檢查分析結果報告如下：

二、檢查結果

1、合同協議形式、內容和審批簽訂流程的規範性：

（1）抽查了採購部2份一級分銷協議、3份單筆購進合同和2份預付款協議。我們發現：2份一級分銷協議都有部門經理的簽字審批、3份單筆購進合同都有采購主管和部門經理的簽字審批，均符合簽訂審批流程。但是3份單筆購進合同均是採用的對方的格式文本，發貨、驗收和違約責任方面的約定都不明確，不符合《合同協議管理辦法》第5.2.2條、第5.2.3條的規定。2份預付款協議的審批流程均沒有主管副總簽字，只有主管副總口頭授權部門經理的簽字。同時，檢查換貨協議方面的情況發現，目前採購部對於小額而非長期合作的單位間的換貨是以傳真件作為換貨協議，但對於長期合作的單位間的換貨仍沒有書面換貨協議。另外，我們特別對《武漢九鼎藥業有限公司購銷合同》和《湖南省金利隆藥業有限公司購銷專用合同》兩份合同的

履行情況進行了檢查，發現：《武漢九鼎藥業有限公司購銷合同》是2011年9月29日簽訂，標的為414000元。採購部於10月份對該單位付款719027元。經瞭解得知：其中305027元屬於換貨，該部分沒有相關協議。《湖南省金利隆藥業有限公司購銷專用合同》是2011年10月10日簽訂，標的.為12450元，付款方式為：銷完付款。首先，該份合同的填寫不完整、不正確，貨物名稱是“氯黴素滴眼液”， 規格為“8ml：12mg”，單位為“支”，數量為“12900”，金額為“12450元”，但“單價”和“件數”欄都是空白。據此，該貨物的單價為0.097元/支，這與實際購進價格0.55/支是自相矛盾的；其次，通過到儲運部查詢入庫單，我們發現：2011年10月份公司購進入庫氯黴素滴眼液18000支，應付貨款為9900元，根據合同約定的“銷完付款”，我們從採購部瞭解到，該18000支氯黴素滴眼液已經銷完，但是至今公司仍沒有付款。另據我們核對採購部11月份的付款預算，對湖南省金利隆藥業有限公司截止10月31日2.75萬元的應付，卻只做了1萬元的預算，這也違反了DCCM/ISO-ZC-114-02《採購付款申請審批流程》第1.1條的規定，與合同協議約定的付款時間和付款方式存在很大的差距。這種習慣性的違約行為，雖然表面上為公司延長了付款週期，但是一旦發生爭議，我方將要承擔遲延付款和支付利息的違約責任，增加不必要的成本，得不償失。此外，此次檢查中我們發現存在很多廠家超過承諾期限未返回合同的情況，如：廣東生命一號藥業有限公司的二級分銷協議和馬鞍山豐原製藥有限公司的一級分銷協議，台帳上登記分別蓋章於2011年3月10日和2011年4月20日，但是廠家至今仍沒有將蓋好章的協議返回到我公司。雖然合同管理員每個月都在跟催，但是卻沒有好的效果。我方先行蓋出章去，且業務已經發生並在延續，卻無據可查，這不僅違背簽約的目的和意義，更容易滋生風險。希望採購部能對以上問題予以足夠重視，加以改進。

（2）抽查了業務部4份授信銷售合同和2份輸液分銷協議。我們發現：協議都是採用的公司的格式範本，形式內容都很規範，值得肯定。但是通過向合同管理員瞭解得知：授信銷售合同的簽訂審批沒有全部經過部門經理的書面確認，有的只要業務員簽署名字、部門經理過目後同意即可，並沒有實施書面審批程序，這不符合《合同協議管理辦法》第條的規定。另外，本次檢查中發現，業務部已經建立了對應的合同用章審批登記，且抽查簽訂合同的業務員都有書面的授權委託書，相比上次抽查中的不足，還是有較大的改進。

2、各相關部門的整改情況：

（1）採購部：針對“蓋章後當天就歸檔的協議不做用章登記，當天客户還未反饋的才做用章登記”的問題，本月已整改，合同管理員對蓋章的合同協議都做了台帳登記，對返回和未返回的部分做了區分標記，並列明承諾返回的時間。針對“合同協議台賬存在着未登記合同簽訂時間”的問題，本月已整改，所有的合同協議都補錄了“協議簽訂時間”。但是，上次檢查中出現的“換貨沒有簽訂書面換貨協議”和“預付款協議沒有經過主管副總簽字審批”的問題，還是沒有任何改善，結合此次檢查，抽查的換貨單位依然沒有簽訂書面協議，預付款協議也只經過部門經理審核簽字。這兩個問題是每次檢查時都

違反制度的項目，希望採購部能引起足夠重視，調整相關程序，按照制度要求執行到位。

（2）會計核算部：上次檢查時對該部提出是否對往來單位發出對賬函的情況做一個電子台賬予以登記的建議，會計核算部予以採納。在本月的檢查中，我們看到會計核算部對賬組考慮非常周到，不僅設計建立了《對賬單收取登記表》，並對單位名稱、收取方式、收取日期、簽收人、提交（寄件）人等項目都做了詳細記錄。在此特提出表揚，希望其他部門都能學習會計核算部這種積極面對、認真處理問題的態度和精神。

（3）藥品分公司：針對“合同協議台賬未登記合同簽訂時間”的問題，本月已整改，合同管理員對台帳中的合同協議都補錄了“協議簽訂時間”。

（4）配管部：針對“只對經審計部審核過的合同協議進行了台賬登記”的問題，本月有所整改，合同管理員補充和完善了合同協議台賬，對配管部與各配送分公司簽訂的合作經營協議書、授信合同、保證合同以及配管部的一二級分銷協議都做了台帳登記，但是個別產品協議還未登錄進台帳，希望配管部能再接再厲，逐步完善合同協議台帳的登錄。

總之，此次制度檢查是對新頒佈的《合同協議管理辦法》運行情況的一個例行檢查，感謝檢查過程中相關部門的配合與支持。本次檢查尤感欣慰的是相關部門對需整改的問題都有了進一步的改進、補充和完善，體現了大家防範風險、有效推進工作的積極態度，但是也發現一些新的問題和改進不到位的地方，建議相關部門能在思想上引起重視，並逐步整改到位，審計部也會實時跟進整改情況。希望大家能通過制度檢查這種方式互相提醒，互相監督，互相學習，共同把制度的規範執行落到實處。