精選Excel建立數據庫技巧

Excel建立數據庫技巧

日常工作中，我們常常需要建立一些有規律的數據庫。例如我為了管理全鄉的農業税，需建立一數據庫，該數據庫第一個字段名為村名，第二個字段名為組別。我鄉共19個村，每個村7～17個組不等，共計258個組。這個數據庫用數據庫軟件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro編程來輸入吧，這些數據似乎還嫌不夠規則（每個村對應的組數不一定相同），這個程序編寫可就不那麼簡單了，除非你是編程高手兼編程迷，否則可有小題大作之嫌了。

其實Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們任何一個人都可輕鬆搞定這些數據庫：

第一步：打開Excel97（Excel2000當然也行），在A列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村” （注：東山17個組，2＋17=19據此推算），第28行填上“橫坡村”（算法同前，牛背嶺村9個組：19＋9=28），如此類推把19個村名填好。

第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”並在此按鼠標右鍵選擇“複製”把這三個字複製剪貼板，然後在每一個填有村名的那一行的B列點一下鼠標右鍵選擇“粘貼”在那裏填上一個“第1組”。

第三步；用鼠標點擊選中A2“東山村”單元格，然後把鼠標單元格右下角（此時鼠標變為單“十”字形），按住鼠標往下拖動，拖過的地方會被自動填上 “東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標“一拖了之”。填組別時你別擔心Excel會把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動“第1組”時，填寫的結果為“第2組”“第3組”……填完這兩個字段後，其它的數據可以繼續在Excel中填寫，也可等以後在數據庫軟件中填寫，反正勞動強度差不多。

第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access數據庫，那麼別管它，就用Excel默認的“”格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro數據庫，那麼請以Dbase 4 （）格式保存文件。

第五步：如果需要的是Access數據庫，那麼你還必需新建一個Access數據庫，在“新建表”的對話框裏，你選擇“導入表”然後在導入對話框中選擇你剛剛存盤的“”文件。（什麼？你找不到？！這個對話框默認的文件類型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導入文件後，你只要注意把一個“第一行包含列標題”的複選框 芯託辛耍ㄈ綣 你不需要ID字段，你可以在Access向你推薦主關鍵字時拒絕——選擇“不要主關鍵字”），其餘的你都可視而不見，只管按“下一步”直至完成。導入完成後你可以打數據庫進行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數據庫，那麼更簡單，可以直接用FoxPro打開上一步你存盤的“”文件，根據需要進行一些諸如字段寬度、字段數據類型設置就可以使用了。

説到這裏，你可能會説“呀，太簡單了，我也會”，那麼好了，我寫這篇文章的目的就是要大家儘可能不再做那些很麻煩的事，“該偷懶時就偷懶”嘛。

excel怎麼合併單元格的方法

今天有網友在QQ上問了筆者一個excel合併單元格的問題，找不到怎麼合併了。下面針對這個問題，筆者今天就把“excel怎麼合併單元格”的方法和步驟詳細的説下，希望對那些剛用excel軟件還不太熟悉的朋友有所幫助。

excel中如何合併單元格

excel合併單元格有兩種方法：

1、使用“格式”工具欄中的“合併及居中”；

想使用格式工具欄中的合併單元格快捷按鈕，需要確認格式工具欄處於顯示狀態，具體的方法是選擇“視圖”—“工具欄”—“格式”，詳細看下圖中“格式”處於勾選狀態（點擊一下是選擇，再點擊一下是取消，如此反覆）

確認了“格式”工具欄處於顯示狀態後，我們可以在格式工具欄中查看是否顯示了“合併居中”按鈕，如果沒有顯示，我們在添加刪除按鈕的子菜單裏勾選“合併居中”。

當確認了你的格式工具欄中有了“合併居中”按鈕之後，就方便多了，把需要合併的一起選擇，點一下這個按鈕就可以合併了。

2、使用右鍵菜單中的“單元格格式化”中的“文本控制”

選擇你需要合併的幾個單元格，右鍵選擇“設置單元格格式”，在彈出的窗口中，點擊“對齊”標籤，這裏的選項都非常有用。“水平對齊”、“垂直對齊”“自動換行”“合併單元格”“文字方向”都非常有用，自己試試吧。

excel合併單元格如何取消合併

如果你對上面的合併方法非常熟悉，就很好辦了。

1、在合併單元格的第一種方法中，點擊已經合併的單元格，會拆分單元格；

2、在合併單元格的第二種方法中，點擊右鍵已經合併的單元格，選擇“設置單元格格式”菜單，當出現上面第二幅圖的時候，去掉“合併單元格”前面的對勾即可。

電腦菜鳥級晉級excel表格的工具

我們可以打開帶有wps的excel表格，會發現其中有一些工具，這裏面我講一下這裏面的工具，其中看一下，這裏面我們可以輸入文字記錄自己想記錄的事情，後面可以備註數量。

其中字體的話，不用多説了，很多人也都會，這裏面也用不到那麼多字體的事情。説幾個經常用的幾個快捷鍵。輸入文字以後ctrl+c ,是複製，ctrl+V黏貼，當然也可以點擊右鍵刪除。拖住單元格，鼠標移到右下角有一個十字的加號往下拖拽會發現數字增加。如下圖，很多做財務的人都會需要，省得我們一個一個複製了。

在表格中，有很多數字，比如我們要求和這可怎麼辦，這難道了很多剛接觸電腦的朋友，當然也找不到到底在哪裏有沒有發現頁端的左上角有一個圖標，底下寫着自動求和，這就是我們要找的求和，可以自動幫我們快速求和。

excel中vlookup函數的使用方法

在前幾天筆者看到同事在整理資料時，用到VLOOKUP函數，感覺非常好！下面把這個方法分享給大家！

功用：適合對已有的各種基本數據加以整合，避免重複輸入數據，整合的數據具有連結性，修改原始基本數據，整合表即會自動更新數據，非常有用。

函數説明：

=VLOOKUP (欲搜尋的值，搜尋的參照數組範圍，傳回數組表的欲對照的欄，搜尋結果方式)

＊搜尋的參照數組範圍：必須先用遞增排序整理過，通常使用絕對參照，以利複製函數。

＊搜尋結果方式：TRUE或省略不填，只會找到最接近的數據；FALSE則會找完全符合的才可以。

左邊A2：B5為參照數組範圍，E2為欲搜尋的值，傳回數組表的欲對照的欄為第2欄(姓名)

在F2輸入=VLOOKUP(E2,A2:B5,2,FALSE)將會找到155003是王小華，然後顯示出來。

絕對參照=VLOOKUP(E2,A2:B5,2,FALSE)

講解範例：

1) 先完成基本數據、俸點

等工作表

2)基本數據

3)俸點

4)薪資表空白

5)在薪資表工作表中

儲存格B2中輸入=VLOOKUP(A2,基本數據!$A$2:$D$16,4,FALSE)

儲存格C2中輸入=VLOOKUP(B2,俸點!$A$2:$B$13,2,FALSE)

儲存格D2中輸入=VLOOKUP(A2,基本數據!$A$2:$D$16,3,FALSE)

6)用VLOOKUP函數完成薪資表

相關知識點講解：

VLOOKUP函數的用法

“Lookup”的漢語意思是“查找”，在Excel中與“Lookup”相關的函數有三個：VLOOKUP、HLOOKUO和LOOKUP。下面介紹VLOOKUP函數的用法。

一、功能

在表格的首列查找指定的數據，並返回指定的數據所在行中的指定列處的數據。

二、語法

標準格式：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)

三、語法解釋

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以寫為：

VLOOKUP(需在第一列中查找的數據,需要在其中查找數據的數據表,需返回某列值的列號,邏輯值True或False)

up_value為“需在數據表第一列中查找的數據”，可以是數值、文本字符串或引用。

e_array 為“需要在其中查找數據的數據表”，可以使用單元格區域或區域名稱等。

⑴如果 range_lookup 為 TRUE或省略，則 table_array 的第一列中的數值必須按升序排列，否則，函數 VLOOKUP 不能返回正確的數值。

如果 range_lookup 為 FALSE，table_array 不必進行排序。

⑵Table_array 的第一列中的數值可以為文本、數字或邏輯值。若為文本時，不區分文本的大小寫。

_index_num 為table_array 中待返回的匹配值的列序號。

Col_index_num 為 1 時，返回 table_array 第一列中的數值；

Col_index_num 為 2 時，返回 table_array 第二列中的數值，以此類推。

如果Col_index_num 小於 1，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE!；

如果Col_index_num 大於 table_array 的列數，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #REF!。

e_lookup 為一邏輯值，指明函數 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是説，如果找不到精確匹配值，則返回小於lookup_value 的最大數值；如果 range_value 為 FALSE，函數 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。

VLOOKUP函數

在表格或數值數組的首列查找指定的數值，並由此返回表格或數組中該數值所在行中指定列處的數值。

這裏所説的“數組”，可以理解為表格中的一個區域。數組的列序號：數組的“首列”，就是這個區域的第一縱列，此列右邊依次為第2列、3列……。假定某數組區域為B2:E10，那麼，B2:B10為第1列、C2:C10為第2列……。

語法：

VLOOKUP（查找值，區域，列序號，邏輯值）

“查找值”：為需要在數組第一列中查找的數值，它可以是數值、引用或文字串。

“區域”：數組所在的區域，如“B2:E10”，也可以使用對區域或區域名稱的引用，例如數據庫或數據清單。

“列序號”：即希望區域（數組）中待返回的匹配值的列序號，為1時，返回第一列中的數值，為2時，返回第二列中的數值，以此類推；若列序號小於1，函數VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE!；如果大於區域的列數，函數VLOOKUP返回錯誤值 #REF!。

“邏輯值”：為TRUE或FALSE。它指明函數 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是説，如果找不到精確匹配值，則返回小於“查找值”的最大數值；如果“邏輯值”為FALSE，函數 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。如果“查找值”為文本時，“邏輯值”一般應為 FALSE 。另外：

·如果“查找值”小於“區域”第一列中的最小數值，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。

·如果函數 VLOOKUP 找不到“查找值” 且“邏輯值”為 FALSE，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。

Excel中RANK函數怎麼使用？

Excel中RANK函數怎麼使用？下面將以實例圖文詳解方式，為你講解Excel中RANK函數的應用。

rank函數是排名函數。rank函數最常用的是求某一個數值在某一區域內的排名。

rank函數語法形式：rank(number,ref,[order])

函數名後面的參數中 number 為需要求排名的那個數值或者單元格名稱（單元格內必須為數字），ref 為排名的參照數值區域，order的為0和1，默認不用輸入，得到的就是從大到小的排名，若是想求倒數第幾，order的值請使用1。

下面給出幾個rank函數的範例：

示例1：正排名

此例中，我們在B2單元格求20這個數值在 A1:A5 區域內的排名情況，我們並沒有輸入order參數，不輸入order參數的情況下，默認order值為0，也就是從高到低排序。此例中20在 A1:A5 區域內的正排序是1，所以顯示的結果是1。

示例2：倒排名

此例中，我們在上面示例的情況下，將order值輸入為1，發現結果大變，因為order值為1，意思是求倒數的排名，20在A1:A5 區域內的倒數排名就是4。

示例3：求一列數的排名

在實際應用中，我們往往需要求某一列的數值的排名情況，例如，我們求A1到A5單元格內的數據的各自排名情況。我們可以使用單元格引用的方法來排名：=rank(a1,a1:a5) ，此公式就是求a1單元格在a1:a5單元格的排名情況，當我們使用自動填充工具拖拽數據時，發現結果是不對的，仔細研究一下，發現a2單元格的公式居然變成了 =rank(a2,a2:a6) 這超出了我們的預期，我們比較的數據的區域是a1:a5，不能變化，所以，我們需要使用 $ 符號鎖定公式中 a1:a2 這段公式，所以，a1單元格的公式就變成了 =rank(a1,a$1:a$5)。

如果你想求A列數據的倒數排名你會嗎？請參考例3和例2，很容易。

相關文章推薦閲讀：利用rank函數實現自動排序

RANK 函數

返回一個數字在數字列表中的排位。數字的排位是其大小與列表中其他值的比值（如果列表已排過序，則數字的排位就是它當前的位置）。

語法

RANK(number,ref,order)

Number 為需要找到排位的數字。

Ref 為數字列表數組或對數字列表的引用。Ref 中的非數值型參數將被忽略。

Order 為一數字，指明排位的方式。

如果 order 為 0（零）或省略，Microsoft Excel 對數字的排位是基於 ref 為按照降序排列的列表。

如果 order 不為零，Microsoft Excel 對數字的排位是基於 ref 為按照升序排列的列表。

註解

函數 RANK 對重複數的排位相同。但重複數的存在將影響後續數值的排位。例如，在一列按升序排列的整數中，如果整數 10 出現兩次，其排位為 5，則 11 的排位為 7（沒有排位為 6 的數值）。

示例：

源數據：

降序：

在單元格C2中輸入=RANK(B2,$B$2:$B$13,0)，回車，就可以計算出學生1的成績的降序排名了。然後將C2單元格的公式應用到C2到C13，所有學生成績的降序排名就都出來了。

升序：

同理，在單元格C2中輸入=RANK(B2,$B$2:$B$13,1)，回車，然後應用到C2到C13單元格，就可以計算所有學生成績的升序排名。

Excel使用高級篩選的小技巧(一)

Excel如何進行高級篩選？

在日常工作中，我們經常用到篩選，而在這裏，我要説的是篩選中的高級篩選。

相對於自動篩選，高級篩選可以跟據複雜條件進行篩選，而且還可以把篩選的結果複製到指定的地方，更方便進行對比，因此下面説明一下Excel如何進行高級篩選的一些技巧。

一、高級篩選中使用通用符。

高級篩選中，可以使用以下通配符可作為篩選以及查找和替換內容時的比較條件。

請使用 若要查找

?（問號） 任何單個字符

例如，sm?th 查找“smith”和“smyth”

*（星號） 任何字符數

例如，*east 查找“Northeast”和“Southeast”

~（波形符）後跟 ?、* 或 ~ 問號、星號或波形符

例如，“fy91~?”將會查找“fy91?”

下面給出一個應用的例子：

如上面的示例，為篩選出姓為李的數據的.例子。

二、高級篩選中使用公式做為條件。

高級篩選中使用條件如“李”篩選時，也會把所有的以“李”開頭的，這時用條件“李”或“李?”和“李*”的結果都是一樣，那麼如果要篩選出姓李而名為單字的數據呢？這時就需要用公式做為條件了。 下面給出一個應用的例子：

如上面的示例，篩選的條件為公式： ="=李?"。(注：2010-01-29增加)

三、條件中的或和且。

在高級篩選的指定條件中，我們可能遇到同一列中有多個條件，即此字段需要符合條件1或條件2，這時我們就可以把此條件列在同一列中。

如上面的示例，為篩選出工號為101與111的數據。

同時我們也可以遇到同行中，不同字段需要滿足條件相應的條件，此時我們就把條件列在同行中。

如上面的示例，為篩選出年齡大於30且工種不為車工的數據。此外示例中還給出單列多組條件與多列單條件的情況，在這就不一一列出了。

四、篩選出不重複的數據。

高級篩選中，還有一個功能為可以篩選出不重複的數據，使用的方法是，在篩選的時候，把選擇不重複記錄選項選上即可。要注意的一點是，這裏的重複記錄指的是每行數據的每列中都相同，而不是單列。

案例分享：

Excel中的高級篩選比較複雜，且與自動篩選有很大不同。現以下圖中的數據為例進行説明。

説明：上圖中只所以要空出前4行，是為了填寫條件區域的數據。儘管Excel允許將條件區域寫在源數據旁邊，但在篩選中，條件區域可能會被隱藏，為了防止這種事情的發生，最好將條件區域放在源數據區域的上方或下方。但要注意，條件區域與源數據區域之間至少要保留一個空行。

例1，簡單文本篩選：篩選姓張的人員。

A1：姓名，或=A5

A2：張

運行數據菜單→篩選→高級篩選命令，在彈出的高級篩選對話框中，按下表輸入數據。

説明：

①篩選中，條件區域標題名要與被篩選的數據列標題完全一致。

②如果勾選“將篩選結果複製到其他位置”，則當前列表區域不符合條件的不隱藏，而是將符合條件的區域複製到指定的區域。

例2，單標題OR篩選：篩選姓張和姓王的人員

A1：姓名

A2：張

A3：王

條件區域：$A$1:$A$3

説明：將篩選條件放在不同行中，即表示按“OR”來篩選

例3，兩標題AND篩選：篩選出生地為北京的男性人員

A1：出生地

A2：北京

B1：性別

B2：男

條件區域：$A$1:$B$2

説明：將判斷條件放在同一行中，就表示AND篩選

例4，兩標題OR篩選：篩選出生地為北京或女性人員

A1：出生地

A2

：北京

B1：性別

B3：女

條件區域：$A$1:$B$3

説明：條件區域允許有空單元格，但不允許有空行

例5，精確文本篩選：篩選姓名為張飛的人員信息

A1：姓名

A2：="=張飛"

條件區域：$A$1:$A$2

説明：注意條件書寫格式，僅填入“張飛”的話，可能會篩選出形如“張飛龍”、“張飛虎”等人的信息。

例6，按公式結果篩選：篩選1984年出生的人員

A1：""，A1可以為任意非源數據標題字符

A2：=year(C6)=1984

條件區域：$A$1:$A$2

説明：按公式計算結果篩選時，條件標題不能與已有標題重複，可以為空，條件區域引用時，要包含條件標題單元格（A1）

例7，用通配符篩選：篩選姓名為張X（只有兩個字）的人員（例5補充）

A1：姓名

A2：="=張?"

條件區域：$A$1:$A$2

説明：最常用的通配符有?和*。?表示一個字符，如果只篩選三個字的張姓人員，A2：="=張??"。*表示任意字符

例8，日期型數據篩選：例6補充

A1：NO1

A2：=C6>=A$3

A3：1984-1-1

B1：NO2

B2：=C6<=B$3

B3：1984-12-31

條件區域：$A$1:$B$2

説明：日期型數據與具體的日期比較往往容易出錯，因此在比較時，應將比較的日期值輸入到一個單元格中，這裏分別將兩個具體日期值輸入到了A3和B3。注意A2與A3中對這個具體日期值的引用，必須加絕對引用符號，因為出生日期這列數據都要與該單元格中的數據進行比較。