人力資源管理信息化三部曲

在人力資源管理中信息技術與管理技術的結合應用，能有力地幫助HR管理者在多變複雜的環境中應付自如。目前，企業引進人力資源管理信息化系統的目的主要是：

第一層次 ：提高HR部門的工作效率。員工的考勤處理、工資計算處理、職務調動處理及其信息管理等事務要佔用HR管理者大量時間，手工操作不僅效率低，且容易出錯。因此，HRMS軟件首要解決的是如何提高工作效率。

第二層次 ：規範HR部門的業務流程。招聘、業績評估、培訓、員工職業計劃、離職等流程的設計都是HR管理者的考慮範圍。HRMS軟件將相關的工作職能完全覆蓋並劃分清楚，且能將經過優化後的流程體現在軟件中。

第三層次 ：為企業和員工提供增值服務。從發展趨勢上看，HR管理者將從行政事務處理者向企業戰略伙伴方向發展。對HR部門而言，企業管理者和員工就是他們的客户，如何為這些客户實現增值是HR部門面臨的重要問題。如：如何根據企業戰略進行人力資源規劃、如何通過合理的招聘技術與測評技術為企業選擇合適的人才、如何通過工作分析技術及相應的績效考評體系來提升組織與個人績效、企業領導如何能方便地瞭解員工的各種狀況等，都是HR部門要做的。

一、使用HRMS前的準備

由專業諮詢機構對企業的人力資本構成現狀及其期望效果預先進行分析診斷(企業自身有能力，可自行分析診斷)，開出對症下藥的處方後，裝到軟件供應商的系統平台中去。同時，要做好調整和相應的培訓。

二、選擇HRMS解決方案

企業在選擇HRMS時，技術服務、產品價格、產品知名度等容易根據經驗判斷得出結論;而對於產品的性能特色、二次開發功能等，若沒有適當的標準作指導，就不太好把握。好的HRMS應該是一套高效率、多功能及易學易用的解決方案，用户在選擇系統時可從以下一些特徵評判其功能：

(1)完整性與集成性

全面涵蓋人力資源管理的所有業務功能，且每個業務功能都是基於完整而標準的業務流程與大量配套表格來設計，是用户日常工作的信息化管理平台

對員工數據的輸入工作只需進行一次，其他模塊即可共享，減少大量的重複錄入工作

既可作為一個完整的系統使用，也可將模塊拆分單獨使用，在必要時還能擴展集成

(2)易用性

採用導航器界面，友好簡潔，直觀體現HR管理者的主要工作內容，且能引導用户按照優化的HR管理流程進行操作

基本沒有彈出式對話框，一個界面就能顯示所有相關信息，並操作所有功能，信息集成度高

(3)網絡功能與自助服務

支持集團型企業用户，提供異地、多級、分層的數據管理功能

日常管理不受物理位置限制，可在任何聯網計算機上經身份驗證後進行操作

為非HR部門人員提供基於Web的企業內部網絡應用

員工在允許權限內可在線查看企業及個人信息，註冊內部培訓課程、提交請假/休假申請，更改個人數據，與HR部門進行電子方式的溝通

允許直線經理在授權範圍內在線查看下屬員工的人事信息，審批員工的培訓、請假、休假等申請，在線對員工進行績效評估

總經理可在線查看公司人力資源配置及成本變動情況、薪資平衡表、組織績效/員工績效等各種與人力資源相關的重要信息

(4)開放性

提供功能強大的數據接口，輕鬆實現各種數據的導入導出及與外部系統的無縫連接

可方便引入各類Office文檔，並存儲到數據庫中，規範、安全

同時支持所有主流關係型數據庫管理系統及各種類型的文檔處理系統

(5)靈活性

可根據用户需求進行客户化功能改造及更改界面數據項的顯示

強大的查詢功能，可靈活設置任意條件進行組合查詢

支持中英文(或其他語種)實時動態切換

(6)智能化

系統的自動郵件功能可直接批量通過E-mail發送信息給相關人員，極大地降低管理人員的行政事務工作強度

系統設置了提醒功能，以便用户定時操作，使得HR管理者變被動為主動，有效提高員工對HR部門工作的滿意度

(7)強大的報表/圖形輸出功能

提供強大的報表製作與管理工具，用户可直接設計各種所需報表

提供了靈活報表生成器，可快速完成各種條件報表的設計，能隨時進行設計更改

報表可輸出到打印機、Excel電子表格及ASCII文本文件(如提交給銀行的'文件)

提供完善的圖形統計分析功能，輸出的統計圖形可直接導入MS Office文檔中，快速形成HR工作報告

(8)系統安全

關鍵數據進行加密存儲，即使系統管理員也無法直接讀取數據

設定用户對系統不同模塊的不同級別操作權限

建立日誌文件，跟蹤記錄用户對系統每一次操作的詳細情況

建立數據定期備份機制並提供數據災難恢復功能

三、如何實施HRMS

企業在實施HRMS之前，首先要對自身作一個客觀而充分的評估，然後確定將要實施的HRMS的範圍與邊界。另一方面，要從自身實際情況出發，不能盲目貪大求全，儘可能做到量體裁衣。企業只有將自己準確定位，才能找到合適的解決方案。

在瞭解自己的需求之後，就要選擇一家合適的解決方案供應商。需要特別指出的是，HRMS解決方案的實施過程絕不是簡單的產品買賣過程，應該視其為一個完整的項目。項目的實施過程將分為三個階段：

實施前與供應商配合進行需求分析與流程設計階段 ：這個階段往往會佔據整個項目實施週期一半以上的時間，對HR管理者來講，是一個難得的整理與完善HR管理運作體系的過程，有利於將以往離散的工作規範化、系統化。對供應商來講，事先將客户的需求理順，對整個項目的順利實施也起着決定性作用。因此，用户與供應商都應認真對待這一階段的工作，而不應急於馬上就要看到系統運行的效果。

系統實施與客户化改造階段 ：需求分析與設計階段完成後，供應商將會根據用户的特殊需求對系統進行定製化改造，這期間，用户應與供應商之間保持頻繁的溝通，避免用户需求在定製化過程中走樣。供應商在完成所有功能的開發後，提交給用户的，還只是一個系統框架，並不能馬上運行，用户還需要在供應商的幫助下進行系統初始化與數據轉換工作，使企業基礎數據與員工基礎數據在儘可能短的時間內遷移到系統中來。此外，企業在系統正式運行前應接受供應商關於使用系統的相關技能培訓。

系統應用培訓階段 ：實施過程中，企業應根據自己業務的具體特點，向軟件供應商提出改進及增設相應模塊的要求，軟件供應商應積極進行跟進作二次開發的工作，確保能滿足企業不斷變化的管理要求。