祕書調查報告

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祕書調查報告1

祕書，一般是指黨政機關、企事業單位設置的一個職稱或職務，是直接協助單位機關或部門領導人處理日常工作的人員，祕書工作是直接為機關或部門領導人提供綜合服務的輔助性管理工作。本文就祕書工作的基本屬性、祕書人員的主要任務和素質要求作簡要論述。

一、祕書工作的基本屬性

（一）輔助性。

在我國，祕書工作與行政管理有着不可分割的關係，從管理的層次上看，任何一級領導都是直接從事管理工作的，而祕書工作本身則是處於從屬地位的輔助性管理活動，其本質就是為領導服務。作為各級部門中的祕書，從一開始就始終處在一種輔助其領導（上司）工作的位置上，可以説祕書工作是龐雜的、具體的、瑣碎的各種服務工作，其不僅是領導體力的輔助，還是領導腦力的輔助。

祕書工作依附於領導工作而存在，是為領導工作服務的。但它不像領導擁有決策、組織和指揮各項工作的職責和權力，而是為領導的決策提供依據，提出意見和建議；為領導的組織和指揮起上情下達、下情上報、督促檢查作用；為領導機關和領導者處理日常事務提供工作條件和便利等。因此，在祕書工作中必須注意兩點：一是隻能為領導（包括領導人、領導班子、領導機關）提供情況、材料、政策依據和建議意見，絕不能自作主張，強加於領導；二是不能隨意插手、干擾和影響職能部門的工作。

（二）政治性。

祕書工作的政治性，主要取決於領導工作的政治性。祕書工作的政治性主要體現在三個方面：

1、階級性。祕書工作首先是為統治階級、領導集團服務的。國家的方針、政策法令、決議、指示等文件，都是為了貫徹一定的政治意志，達到一定的政治目的，實現一定的領導作用而制定的。各級黨政機關和企事業單位的領導，都是政治意志的體現者。我國新時期的祕書工作就是為人民民主專政的國家政權、為社會主義現代化建設服務的，這本身就具有鮮明的階級性。

2、政策性。祕書工作的內容大都關係到政策問題。如調查研究、既涉及政策的制定和貫徹執行，也涉及執行中的信息反饋等到；再如信訪工作，更是具體執行和落實各項政策。

3、機要性。各級領導中樞，都集中了國家（部門或單位）大量的現行機密。經辦或管理這些機密的文電，是每一個祕書部門為領導提供服務

的'重要工作之一。祕書人員一般都是信息最靈通、掌握機密情報最多的人，特別是國家工作人員，他們對於保守黨和國家的機密擔負着直接的、重大的責任。

（三）服務性。

我國黨政機關的祕書部門，歷來堅持“三服務”的宗旨，即為領導機關服務，為各部門服務，為人民羣眾服務。祕書工作廣泛的服務領域，是現代社會中任何一種職業都無法比擬的，如收錄整理、錄入打印、信息傳送、會務服務、事務管理等多種服務手段。現代科技的發展使祕書工作手段不斷開拓與創新，將為其工作開闢更為廣闊的服務空間。

二、祕書工作的主要任務

祕書工作的任務是龐雜的，根據其各項工作的具體性質，可分為“政務”和“事務”兩類主要任務。

（一）政務類。

主要有辦理公文、信息的收集和處理，調查研究與情況綜合，辦理領導的指示與會議決定，催辦、查辦和處理來信來訪。

（二）事務類。

主要有文件的收發、傳遞與管理，文書的繕印與校對，文書的立卷與歸檔，文件的清繳與銷燬，承辦會議、接待來訪，印章管理，公務接洽等。

三、祕書人員的素質要求。

素質要求是一個人的品質和能力的要求，通常包括一個人的政治、思想、作風、知識、技能等方面理論和實踐所達到的水平。

（一）政治要求。一個合格的祕書人員必須具備一定的政治思想覺悟和堅定的馬克思主義理論。

1、具有強烈的事業心。首先表現在工作的獻身精神，二是要有積極向上的精神，三是要有開拓進取的精神。祕書工作是繁雜辛苦的，只要有強烈的事業心才能做到不辭勞苦，不畏困難，不拈輕怕重，無論工作多麼緊張繁重，始終保持精神飽滿的狀態，心情愉快地去工作。

2、具有堅定的信念。祕書工作作為領導工作的組成部分，在思想上表現為要有堅定的理想信念，有鮮明的政治立場，牢記為人民服務的宗旨。祕書工作具有較強的原則性，辦事要講原則，不講情面，不拉關係，敢於抵制不正之風，在輔佐領導活動中，要注意自己的言行，實現領導的意圖，維護領導權威，不能越權或借領導的名義謀取個人私利。但祕書對領導的錯誤不能無原則地服從，應注意在適當的場合和時間進行勸諫，既不越權，又不失職。做到原則性與靈活性的結合。

（二）知識理論水平要求。祕書是領導的助手，既要輔佐領

導的決策，以要協助領導處理各種事務，因此，祕書人員的理論知識水平要比一般的機關工作人員水平要求高，這樣才能適應領導工作的要求。提高知識理論水平非一日之功，要不間斷的學習時政，掌握黨的路線方針政策，熟知國家的法律法規，有較深的文化理論功底、感知能力和分析能力，恰當穩妥的處理問題，提高祕書工作水平。

（三）情感意志要求。

祕書人員的情感修養表現在應具有正義感、責任感、使命感、義務感、榮辱感，要具備高尚的道德情操，對真善美的熱愛，對醜惡現象的憎恨。祕書人員要提高自己的工作質量和效率，成為能手和行家，就必須充分發揮自己的主觀能動性、果斷性、堅韌性和自控性。祕書人員從屬於領導，具有一定的被動性，但要將被動變為主動，正確估計工作的發展方向，提前作好各項準備工作，將被動變主動；當出現意外問題時能當機立斷，冷靜地處理突發事件；由於祕書工作的瑣碎與繁雜，凡事不可能一帆風順，有時還會很棘手，因此，要求祕書人員要有一定的堅韌性和自控性，使自己無論在順境或逆境、成功或失敗中，始終從容面對，不因一時的衝動而感情用事，給工作帶來不應的的損失。

（四）作風要求。

包括思想作風、工作作風和生活作風。這三個作風要求祕書人員工作要踏實、細緻、不能粗枝大葉，處理事情要井井有條，考慮問題要詳盡周到，辦事要講效率，敏捷勤快，不拖泥帶水；要密切聯繫羣眾，實事求是，文明禮貌，謙虛謹慎，對上不阿諛奉承，對下不傲慢矜持，大方得體，保持一個和藹可親的形象，讓人感到真誠、正派、淳樸可親，平易近人,只有這樣，才能算得上是一個合格的祕書人員。

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隨着管理模式的不斷進步，專業祕書的的角色扮演也在不斷轉換，他們早已不同於傳統意義上的祕書，只做些抄寫傳達的工作。她一定要有氣質與智慧；會安排老闆的日常工作；會處理常規性的事物，心思要細膩，深諳什麼是企業和老闆所關注的重點；做事要有條不紊，善於辨別事情的輕重緩急；待人接物要不卑不亢，對待來訪、來電處理得當。所以專業祕書的必備條件，與傳統祕書截然不同，20世紀的祕書的職責，是消極地等待主管的命令，配合周圍的工作環境；而新世紀來臨之際，由於網絡的四通八達，企業全球化的發展，促使祕書積極順應時局，創新思維。因此，21世紀的祕書，除了外形利落出色、學識涵養豐富、個性比較成熟穩重等傳統的標準之外，還應具備現代條件：

第一，處理事務能自己找答案。主管的參謀人員，應設想出合理的方法，要主管做選擇題而不是是非題。

第二，個人情緒問題，能自行排解。世界上大多數祕書都是女性，專業祕書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩重。第三，不斷給自己找機會，化被動為主動，要有“危機就是轉機”的意識。

第四，隨時準備。許多祕書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了祕書工作的要求，主管隨傳隨到這是必須的。

第五，話不多但中聽。多數主管都很忙碌，沒有時間聽閒話，所以祕書在回答前必須思考，做到能言不繁。

第六，做事有分寸。做祕書最難的一件事，是揣度主管的心意，許多反應及作風都是在日積月累的溝通和協調中瞭解的。所以過度反應是需要避免的。

第七，凡事多觀察。祕書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環境，而非要環境適應自己；要改變自己而非改變別人。

第八，能設身處地的考慮。祕書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，祕書所擁有的'資源最多也最完整，所以祕書的思維應該不是單一的，而是整合的。

第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要祕書適當的出現，配合主管完成工作。所以祕書的溝通協調能力是相當重要的。

第十，有公關能力。祕書工作會涉及更多的顧客服務，也就是對外涉及聯絡的能力。祕書也將逐步邁向公關經理人或甚至發言人的角色。

這些基本的條件更能體現出專業祕書的現代性，尤其是近年來，憑藉流利的英語，得體的談吐，優雅的着裝，甚至是優厚的待遇，祕書一職的吸引力大增，因而也抬高了入行門檻。

優厚的物質待遇吸引大家的眼球，因此近幾年來該專業的競爭力也是相當大的，但是具有真正實力的祕書人才卻是相當的緊缺。

據相關人士的分析，從總體供需來看，祕書的儲備和實際需求狀況是供大於求，但是對於專業祕書的需求來説，卻存在儲備嚴重不足、市場符合率低的情況。這主要存在兩個方面的問題：一是認識不夠，社會對祕書崗位存在認知偏見，應聘祕書的水平和企業對祕書的要求存在很大的差異。二是缺少職業化培訓，專業化人才儲備不足。

所以在未來專業祕書的發展前景中海是有很大的空間的，而且祕書這一職業並不是單一性的，它涉及的範圍也是比較的廣。作為行政祕書可以直接過渡到行政管理、辦公室主任等職位，常見於政府部門、大型企業等；助理祕書可以進一步發展為總經理祕書、總經理特別助理等；人事類祕書可以發展為人力資源主管。這些職業都是有延展性的。

在對這一職業有所瞭解後，對自己未來所從事的工作還是相當的樂觀的，但是如果要有一份真正好的工作，自身的能力還是不容忽視的，不然就是專業不對口，無法施展自身的才華。

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一、調查目的：

祕書做為現代企事業單位重要的一個職位，正發揮着越來越重要的作用，也越來越受到人們的重視。但祕書在很多人認為就是在領導身邊的一個花瓶而已，為消除人們的誤解，使大眾都能瞭解祕書究竟是什麼，我們特意做了這個調查，也是為我們自己的未來提供一份參考。隨着社會的不斷髮展，現代社會祕書的基本特徵、工作職能、工作方法也在不斷的發展當中。瞭解祕書現狀，對我們這個專業也能起到很大的認識作用。

二、調查對象和方法：

採訪調查分析法。通過對亳州市街頭隨即抽取的40位非祕書職業的羣眾就現代祕書工作的職能、工作方法進行問卷調查，對問卷進行了統計，分析。之後針對問卷裏分析出的相關問題採訪了三位資深祕書史先生、王先生和吳女士，與調查問卷結果分析相結合，從而得出結論，其中後兩位還是當地祕書協會。

三、調查結果分析：

40名隨機抽取的羣眾中，70%的人對於祕書的'定位有一些偏差，大多將祕書與後勤雜工混為一談。這其中20%沒有接觸過祕書，對祕書有傳統上的認識偏差；有20%對祕書工作有一定了解，因為祕書工作繁雜而認識偏差；30%是對祕書工作很瞭解，甚至曾經當過祕書，由於工作單位對祕書的定位有差，他們的祕書職位通常是屬於身兼數職性質，影響他們對祕書的認識。在這70%的人裏面只有40%看好祕書業發展前景，認為有機會的話很樂意嘗試祕書工作，25%認為一般般，認為祕書誰都可以做，5%不喜歡並明確表示自己絕不會從事祕書職業。

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以往外資企業對祕書的要求主要體現在語言和形象上，對工作經驗並沒有太多的要求，但現代職業祕書則對工作經驗、個人品行、文化素養乃至性格方面提出了更高的要求。在fesco祕書職位的招聘、推薦過程中，曾經出現一位公司老闆祕書職位100比1的“精挑細選”。根據fesco的調查顯示，祕書分類中的私人助理即“pa”已經成為職業祕書的發展趨勢之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，針對不同服務對象提供“個性化”的輔助職責，甚至在不同場合代表老闆出場行事，是老闆的替身。

第四季度祕書最搶手

根據fesco的統計數據顯示，祕書的招聘比例隨季度的變化也有所波動。每年第四季度是各公司總結和信息彙總的`階段，因此，雖然這一階段是整體職位需求的“淡季”，卻是祕書招聘的“旺季”。20xx年第四季度佔全年祕書需求的35％，比20xx年第一季度提高了15個百分點，這一階段，銀行、保險、金融、法律等機構成為招聘的主體。

祕書要求專業化

根據fesco的調查顯示，現代企業對祕書知識的要求已越來越趨向於專業化和職業化。例如，it、通訊、機械、電子、微電子等行業，一般會注重祕書所學的專業，在工作中可以利用自身所學的專業知識解決一些遇到的問題，從而更好了解公司的產品或提出解決方案。

祕書缺口將達萬人以上

據fesco招聘事業部統計，在今年前4個月的人才招聘過程中，有多家外資企業共提出初、中、高級祕書需求1200多個。按需求行業劃分，製造業、it業、貿易業、金融業佔需求行業的前四位。這些祕書職位的月薪從3000元到8000元不等，最高可達12000元。

據預測，祕書職位今年的缺口將達到萬人以上。而隨着奧運會的臨近，媒體信息、文化產業等奧運相關產業的祕書需求也將迅速提高。同時調查報告中也指出，雖説從總體供求來看，祕書職位供大於求，但是從對於專業祕書的要求來説，則表現為儲備少、市場符合率低。原因在於應屆畢業生和沒有工作經驗的海歸佔到了求職者的50％左右，缺少職業化培訓。

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一、調查目的和方法

1.調查目的：

（1）瞭解社會上各個階層的人員對文祕專業認識的程度，增加對所學專業學科範圍的感性認識。

（2）瞭解職場上對文祕人員的各方面要求，與自己的情況做一個較為理性客觀的對比;

（3）在對比的基礎上，更確切地鎖定自己的學習目標，並不斷強化自己的學習和就業能力。

2.調查方法：以面對面的形式進行溝通交流

二、調查時間和地點

1.調查時間：

2.調查地點：學校，企事業單位

三、調查報告的基本情況

1.社會上各階層人員對文祕專業的認識

文祕作為一個比較新興的專業，社會上對它的認識也各有看法，相當一部分人已經對文祕這個專業有了較為全新和理性的認識，不過也有一部分人帶有明顯的主觀色彩。其中調查顯示，普通的社會工作者中，有8%的.人認為文祕現在在社會上的地位已經不再跟以前一樣，對文祕的要求也比較高，但具體的情況他們還是不知道；有34%的人認為文祕現在很“吃香”，做了文祕人員就相當於有一份比較好的工作了；有41%的人認為文祕就是小祕，就是有錢人的“特殊助理”；還有17%的人對文祕這個專業一無所知。在較高階層的工作人員中，對文祕專業大多數有比較客觀理性的認識，認為文祕在現階段已不再是簡簡單單的祕書了，還做了各方面的分析。

2.文祕人員本身對文祕的認識和感知

為了瞭解文祕人員的工作和他們的工作感受，此次調查，我深入文祕人員中去做了一番比較詳細的調查。調查對象是在文祕行業中工作數年的一名女同事。

我：你以前是讀文祕這個專業的嗎？

女文祕：是的。

我：你當初怎麼會選這個專業呢？

祕：我本身比較喜歡文職類的工作，當初聽説文祕這個專業就是關於文職工作方面的，自己去了解了一下這個專業，覺得挺適合自己的，所以就報讀了文祕專業。

我：那你現在如願以償地從事了這種工作，你是怎樣看待自己的工作的呢？

祕：我覺得在文祕這個行業工作挺吃力的，有一定的工作壓力，每天做的工作看上去是一成不變那樣，其實有很多都是要有不同的工作方法和心態的。現在的職場對祕書的要求越來越高了，不僅在對祕書的職業技能上有很高的要求，還有對祕書的自身的各方面素質也有很高要求，比如説心理素質、道德素質等。做事就是要仔細、有耐心，不然就等着看上司的臉色，其實做這工作挺難的。

我：那你現在對這份工作有興趣嗎？既然那麼辛苦，你有想過轉行嗎？

祕：雖然説在文祕這行業工作挺辛苦的，不過我喜歡文祕工作，辛苦是辛苦，不過自己也能在工作中得到自己想要的快樂，我想這是最值得的。

3.一會計師對祕書的認識

社會上的各行各業都是相通的，祕書作為一個服務行業，更是與其他行業有着密切相關的聯繫。為了從各個角度更加全面地瞭解祕書的工作性質和要求，我特地採訪了一位會計工作人員。

我：你現在在會計行業中工作，那你瞭解文祕的工作嗎？

會計：雖然是不同行業，但以多年來的工作經驗，我對文祕工作的性質還是比較熟悉的。

我：那你覺得現在社會上對文祕的要求如何？

會計：我認為要求高着呢。作為文祕工作者，最重要的是應該具備相當的決策能力，經理不在的時候，相當於就是職業經理人，要有相當的能力來處理一些決策上的事情，這樣就得具備企業管理學，組織行為學，統籌學，以及相當的溝通能力等複合型知識結構。

我：那除了決策能力，還需要什麼呢？

會計：就是要加強自身的素質、人格修養等，各行各業都需要這些素質，文祕也不例外，甚至更加需要。文祕工作牽扯到很多關於工作企業的商業祕密，也需要經常與外界打交道，代表着一個企業的形象，祕書的素質如何，直接關係着公司企業的成功與否，所以，文祕不僅要學好本身應該具備的職業技能，更應該加強自身的人格、思想素質的培養。

我：你剛剛説到公司的形象，那作為祕書，平時需要把個人公關做好嗎？

會計：只有自己出現一些誤會，失誤才會用公關,不然就變成拍須溜馬屁了，出現危機時，用公關化危為安，平時保持本色就可以了。

4.高層管理人員對祕書的要求

文祕是一個服務行業，其服務對象最主要的就是自己的領導，那麼，對於那些高層的管理人員來説，對自己的祕書究竟有怎樣的